Outlook le permite crear y personalizar vistas de carpetas de varias formas, como agregar y eliminar columnas o agrupar y ordenar mensajes. También puede aplicar reglas para que Outlook muestre los mensajes de diferentes maneras según sus propiedades (como remitente, línea de asunto o marca de tiempo). A esto se le llama formato condicional. Vamos a ver cómo funciona.
Poner al día: Uno de nuestros lectores llamó nuestra atención sobre el hecho de que el formato condicional solo está disponible en la versión de Windows de Outlook y no en la versión de macOS. ¡Gracias Christy!
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Para comenzar a configurar el formato condicional, vaya a Pantalla> Configuración de pantalla.
También puede acceder a la configuración de pantalla avanzada haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la carpeta y seleccionando el comando «Configuración de pantalla».
La ventana Configuración de vista avanzada le permite personalizar la visualización de carpetas. Haga clic en el botón «Formato condicional».
Esto lo lleva a la ventana Formato condicional que usará para configurar varias reglas de formato de mensajes.
Los elementos que se muestran en la lista «Reglas para esta vista» son las reglas predeterminadas que acompañan a una vista de carpeta no personalizada. Por ejemplo, puede ver que los «mensajes no leídos» se muestran en la IU azul de Segoe en negrita con un tamaño de 11 puntos.
Como funcionan las reglas
Las «reglas» son las condiciones que debe cumplir un mensaje para que Outlook aplique el formato. En las reglas predeterminadas, por ejemplo, la regla «Mensajes no leídos» está habilitada cuando un mensaje se marca como no leído. Cuando esta regla está habilitada, Outlook usa la IU de Segoe en negrita, azul y fuente de 11 puntos para mostrarla.
Outlook aplica las reglas en orden desde la parte superior de la lista. Las reglas superiores de la lista tienen prioridad sobre las inferiores. ¿Cómo funciona en la práctica? Digamos que tiene dos reglas, una en la parte superior de la lista que cambia la fuente a verde y otra más abajo en la lista que cambia la fuente a rojo. Si un mensaje cumple las condiciones de ambas reglas, la fuente cambiará a verde porque esa regla está más arriba en la lista; se ignora la regla que establece la fuente en rojo.
Con las reglas predeterminadas, solo puede cambiar la fuente. No puede eliminar las reglas predeterminadas, mover el orden o cambiar las condiciones de la regla. Sin embargo, puede desactivar las reglas predeterminadas desmarcándolas en la lista «Reglas para esta vista».
Cómo agregar una nueva regla
En la ventana de formato condicional, haga clic en el botón «Agregar». Se agregará una nueva regla llamada «Sin título» a la lista. Dé un nombre a su regla, luego haga clic en el botón «Condición».
La ventana Filtro le permite decidir sobre las condiciones que debe cumplir el correo para ser formateado.
Solo usaremos un ejemplo simple aquí y haremos que busque mensajes enviados por «Rob Woodgate» que contengan la palabra «Outlook» en el campo Asunto.
Para hacer esto, primero haga clic en el botón «De», que abre la libreta de direcciones, y seleccione un contacto.
A continuación, agregamos «Outlook» en el campo «Buscar palabra (s)» asegurándonos de que la opción «Solo campo de asunto» esté seleccionada en la lista desplegable «En». Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.
De vuelta en formato condicional, haga clic en el botón «Fuente».
Nos aseguraremos de que los mensajes correspondientes al filtro que hemos configurado aparezcan en violeta y en negrita. Configure el suyo de la manera que desee, haga clic en el botón «Aceptar», haga clic en «Aceptar» de nuevo para cerrar la ventana de formato condicional y, a continuación, una vez más para cerrar la ventana Configuración de pantalla avanzada.
Las reglas se aplican de inmediato. Puede ver a continuación que los mensajes que cumplen nuestras condiciones ahora están en negrita y morado.
Este es solo un ejemplo simple: puede agregar muchas condiciones, incluso muy complejas. De vuelta en esa ventana de filtro, puede cambiar a la pestaña «Más opciones» para ver un montón de condiciones adicionales entre las que puede elegir.
Aquí puede elegir hacer coincidir un mensaje si:
- Ha sido asignado a una categoría particular.
- Está leído o no leído
- Tiene archivos adjuntos o no tiene archivos adjuntos.
- Está marcado como prioridad alta, normal o baja.
- Fue informado por usted, otra persona, por alguien, o marcado como completado
- El texto que busca debe coincidir con el caso.
- Es un tamaño particular, mayor o menor que un tamaño particular, o entre dos tamaños.
Cambie a la pestaña «Avanzado» y podrá crear condiciones complejas.
La pestaña Avanzado le permite seleccionar cualquier campo desde cualquier lugar en Outlook y seleccionar una condición que desee que coincida. Puede ser bastante simple, como hacer coincidir el remitente con una dirección exacta, pero hay muchas opciones para elegir. Supongamos que desea que su regla coincida con los correos electrónicos que ha recibido. Haga clic en el botón «Campo», seleccione «Campos de fecha / hora» y luego haga clic en la opción «Recibido».
Haga clic en el menú desplegable «Condición» para elegir su condición.
Las opciones son mucho más amplias de lo que cabría esperar:
- No importa cuando
- El dia de ayer
- Hoy dia
- Mañana
- En los últimos 7 días
- En los próximos 7 días
- La semana pasada
- Esta semana
- La próxima semana
- Mes pasado
- Este mes
- Mes próximo
- A
- Sobre o después
- En o antes
- Entre
- Existe
- No existe
Y los otros campos entre los que puede elegir ofrecen cantidades similares de opciones.
Seleccione su condición, agregue un valor y haga clic en el botón «Agregar a la lista».
Puede agregar tantas condiciones como desee a la lista. Para darle una idea del número de campos, aquí hay una descripción general del menú «Todos los campos de correo».
El menú «Todos los campos de contacto» tiene más de cuatro columnas de opciones, tantas que no podríamos caber en una captura de pantalla sensata. Así que no vamos a repasar cada uno de los campos y condiciones, pero ahora ya sabes dónde están y cómo usarlos.
Puede configurar varias condiciones en una regla para que las cosas sean tan específicas como desee. ¿Quiere que Outlook muestre los mensajes en una fuente roja de 16 puntos si son de un contacto determinado, se han recibido en los últimos siete días, contienen una palabra específica en el asunto e incluyen un archivo adjunto? No hay problema.
Cómo borrar una regla
Si ha creado una regla y ya no la quiere, es fácil de eliminar. En la ventana de formato condicional, seleccione la regla que desea eliminar y haga clic en el botón «Eliminar». Recuerde que solo puede eliminar las reglas que creó, no las reglas predeterminadas integradas de Outlook.
Puede agregar tantas condiciones como desee y tener tantas reglas como desee. Y como le mostramos antes, una vez que haya configurado las reglas de formato condicional de la manera que desee, puede copiar la vista en otra carpeta o en todas las carpetas si lo desea.