Cómo utilizar las funciones de Autorrecuperación y Autoguardado de Excel

Siempre es una tragedia terrible cuando alguien pierde algo importante en lo que estaba trabajando porque no guardó su documento correctamente. ¡Esto les sucede con más frecuencia de lo que cree a los usuarios de Excel y Word!

Afortunadamente, Microsoft ha agregado muchas características en las dos últimas versiones que ayudan a reducir el riesgo de pérdida de datos debido a fallas, cortes de energía, eliminaciones accidentales, etc. se llama AutoBackup.

En este artículo, lo guiaré a través de cómo configurar ambas opciones para que sus datos estén lo más seguros posible. También me gustaría mencionar que las últimas versiones de Office le permiten guardar documentos directamente en OneDrive, lo cual es una buena opción a considerar, ya que aún podrá acceder a su trabajo incluso si su disco duro falla.

Recuperación automática de Excel

La función Autorrecuperación está habilitada de forma predeterminada y básicamente guarda su documento automáticamente en una ubicación temporal después de un intervalo de tiempo establecido. Para ver la configuración de Autorrecuperación, haga clic en Depositar y entonces Opciones.

las opciones de archivo sobresalen

Haga clic en Ahorrar en el menú de la izquierda y verá la opción de recuperación automática en Guardar libros de trabajo.

Excel opciones de recuperación automática

De forma predeterminada, la información de Autorrecuperación se guarda cada 10 minutos. Además del intervalo, Excel debe estar inactivo durante 30 segundos antes de que se guarden los datos. Además, la información guardada automáticamente se guarda en el Ubicación del archivo de Autorrecuperación enumerados aquí. ¿Entonces, cómo funciona? Básicamente, digamos que tiene una hoja de cálculo como la siguiente y la guardó.

los datos de prueba sobresalen

Ahora digamos que agrego los siguientes datos a la hoja de cálculo de Excel y espero unos 10 minutos sin guardar mi documento. Dado que el intervalo de recuperación automática está establecido en 10 minutos, debe esperar al menos el mismo tiempo para que se guarden los datos.

datos agregados excel

En mi caso, simulé un bloqueo de Excel abriendo el administrador de tareas y matando el proceso de Excel. Después de eso, volví a abrir Excel e inmediatamente vi una opción llamada Ver archivos recuperados.

ver archivos recuperados

Si hace clic en él, aparecerá una lista de archivos de Excel que se pueden recuperar. En mi caso, tenía el archivo original, que contenía datos solo en A1 y A2, y también tenía el archivo de Autorrecuperación, que incluía los datos que no había guardado en el disco.

recuperación de documentos

Al hacer clic en uno de los elementos de la lista, se abrirá otra instancia de Excel que muestra los datos de ese archivo en particular. Con todo, esta es una característica realmente útil para aquellos momentos en los que no ha guardado todo su trabajo, pero Excel termina inesperadamente.

La principal desventaja de esta función es que los datos de Autorrecuperación se almacenan en el mismo disco duro que su archivo, por lo que si algo le sucede a su disco duro, todo desaparecerá. Puede cambiar la ubicación en la configuración anterior a un disco duro separado o incluso a una ubicación de red, lo cual recomiendo encarecidamente.

Tenga en cuenta que Excel también elimina automáticamente la información de Autorrecuperación en las siguientes circunstancias:

  1. Guarde el archivo manualmente o usando DepositarGuardar como.
  2. Cierra el archivo o sale de Excel (ya sea que guarde el archivo o no)
  3. Desactiva la Autorrecuperación por completo o solo para el libro de trabajo

Básicamente, cada vez que guarda el archivo, se deshace de los datos de Autorrecuperación. Además, si sale manualmente de Excel y elige no guardar los datos, los datos de Autorrecuperación se eliminarán. Tenga esto en cuenta cuando utilice esta función. Si eres un gran usuario de Excel, te sugiero que establezcas el intervalo de Autorrecuperación en unos 2-3 minutos en lugar de 10.

Guardado automático

Otra característica que no mucha gente conoce es la copia de seguridad automática. Para usarlo, primero debe guardar su archivo para acceder al Ahorrar caja de diálogo. Si ya tiene un documento de Excel guardado, vaya a Depositar y entonces Guardar como y elija una ubicación. Cuando hagas esto, aparecerá el Guardar como diálogo.

guardar como excel

En el cuadro de diálogo, haga clic en el Herramientas botón a la izquierda del Ahorrar botón. Verá algunas opciones, una de las cuales es Opciones generales. Al hacer clic en él, aparecerá una pequeña ventana con algunas opciones más.

opciones generales de copia de seguridad

Adelante, compruebe el Crea siempre una copia de seguridad caja. Haga clic en Aceptar y ahora, cuando guarde el archivo, también se creará un archivo de copia de seguridad de Excel con una extensión .XLK. Tenga en cuenta que la primera vez que haga esto, los archivos serán exactamente iguales. Si edita el archivo original y lo guarda nuevamente, el archivo de respaldo seguirá siendo el mismo (los datos originales). Sin embargo, la tercera vez que lo guarde, el archivo de copia de seguridad se actualizará con la información hasta la segunda copia de seguridad.

Básicamente, el archivo de respaldo es siempre una versión posterior a la versión actual. Entonces, si ha realizado muchos cambios, ha guardado su archivo y luego desea volver a la versión que no tenía esos cambios, puede simplemente abrir el archivo guardado.

El archivo se guarda en la misma ubicación que el archivo original y no parece haber una forma de cambiar esto. Esta característica no agrega mucha seguridad a su documento, pero es buena en algunas circunstancias.

Esperamos que la activación de estas funciones de copia de seguridad y recuperación en Excel evite que pierda datos importantes. Siempre es una buena opción usar el almacenamiento en la nube (como OneDrive) como una red de seguridad adicional en caso de una falla catastrófica de su computadora. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentarla. ¡Disfrutar!

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