Cuando la mayoría de la gente piensa en ordenar texto en una aplicación, piensa en ordenar celdas en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, puede ordenar el texto en Word siempre que haya algo que le indique a Word dónde comienzan y terminan las diferentes partes del texto.
En este artículo, le mostraré algunas formas de ordenar texto, listas y tablas en Word. Tenga en cuenta que si ya tiene datos en Excel, puede insertar fácilmente una hoja de cálculo de Excel en su documento de Word.
Ordenar listas en Word
Hay tres tipos de listas que puede ordenar en Word. El primer tipo es simplemente una lista de palabras o frases, cada una de las cuales ocupa una línea separada. El segundo tipo consta de listas desordenadas o con viñetas. El tercero son listas ordenadas o numeradas.
En cada uno de estos casos, un salto de línea (también conocido como retorno de carro) le dice a Word dónde termina una palabra o frase y comienza la siguiente. Así es como Word puede ordenar el texto del documento.
Para ordenar cualquiera de estos tipos de listas, primero seleccione la lista con el mouse. Simplemente comience desde el principio de la lista, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el mouse hasta que se seleccione toda la lista.
Luego haga clic en el bienvenida pestaña en el Cinta y localice la sección titulada Párrafo. Busque un botón con las letras A y Z arriba y una flecha apuntando hacia abajo. Es el ordenar pedido. Clickea en el ordenar y Word abrirá el Ordenar texto ventana.
Sobre Ordenar texto ventana, notará que hay una serie de opciones. Primero, debe indicar que desea ordenar el texto que seleccionó por párrafo. Aunque solo tenemos una palabra por línea, Word todavía trata cada línea como su propio párrafo porque presionamos Enter para ir a la siguiente línea. Ordenar por párrafo es la opción predeterminada.
A continuación, debemos decirle a Word lo que estamos ordenando. Busque el menú desplegable titulado Pegar y elige Texto. Esta también es la opción predeterminada.
Finalmente, necesitamos decirle a Word si queremos ordenar el texto en orden ascendente (de la A a la Z) o en orden descendente (de la Z a la A). Ascendente el pedido es la opción predeterminada. Cuando termine, haga clic en el Correcto y Word ordenará su texto con las opciones que elija.
Tenga en cuenta que ahora el texto está ordenado de la A a la Z en orden ascendente. Además, si hace clic en el Opciones , puede configurar opciones avanzadas como el separador de campo y si debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas o no.
Ordenar texto en tablas
Este tipo de clasificación puede parecerle un poco más familiar si ordena mucho los datos en Excel. Al igual que una hoja de cálculo de Excel, una tabla contiene filas, columnas y puede contener encabezados en la primera fila. Afortunadamente, Word le brinda la misma flexibilidad para ordenar texto que en Excel.
Suponga que tiene una tabla en Word que se parece a la siguiente.
Observe que hay encabezados de columna en la primera fila y la primera columna contiene el texto que queremos ordenar. Suponga que esta vez queremos ordenar los datos en orden descendente. Seleccione toda la tabla y haga clic de nuevo en el ordenar botón en el Párrafo sección de la Cinta.
Observe en la esquina inferior izquierda de la ordenar ventana que Word ya ha detectado los encabezados de la primera fila. Nótese también que la primera ordenar por el menú desplegable ya tiene el encabezado de la columna apellido en el cuadro de opciones.
Las otras opciones siguen siendo las mismas, pero no olvide cambiar la dirección de clasificación a Descendiendo. Cuando termine, haga clic en el Correcto y Word ordenará la tabla usando las opciones que hayamos elegido.
Ordenar texto en Word es fácil siempre que tenga una forma de decirle a Word qué separa un elemento de datos del siguiente. Si juega un poco con la configuración de ordenación, encontrará que puede ordenar usando múltiples columnas e incluso texto delimitado por tabulaciones y delimitado por comas en un documento de Word.
Si bien esto no es tan útil como ordenar datos en Excel, puede ahorrar tiempo en Word haciendo que la aplicación ordene el texto en párrafos y tablas usando una interfaz similar a la de una hoja de cálculo de Excel. ¡Disfrutar!