Cómo usar Google Calendar: 10 consejos profesionales

Cuando la mayoría de la gente usa Google Calendar, lo usa de la manera más simple posible. Crean eventos, recordatorios e incluso pueden programar reuniones con Google Meet.

Pero Google Calendar es mucho más de lo que parece. Hay funciones ocultas en los submenús e integraciones que no mucha gente conoce hasta que se topa con ellas.

En este artículo, aprenderá algunos de los mejores consejos profesionales sobre cómo usar Google Calendar para hacerlo mucho más útil. Domínelos y será aún más productivo de lo que ya es.

Agregar calendarios

Mucha gente usa Google Calendar con un solo calendario en su cuenta de Google. La mayoría de la gente no se da cuenta de que puede crear varios calendarios «en capas» para diferentes partes de su vida.

Aquí hay algunos ejemplos de cosas para las que podría querer crear un horario separado.

  • Tu horario de trabajo.
  • El calendario compartido de tu familia.
  • Un cronograma para el trabajo de mejoras en el hogar.
  • Un calendario dedicado a tu actividad secundaria.

Puede distinguir entre todos sus calendarios múltiples codificándolos por colores. Veamos cómo usarlo en Google Calendar.

Agregar varios calendarios

Para crear un nuevo calendario, seleccione el + símbolo a la derecha de Otros calendarios en el panel de navegación izquierdo. Para seleccionar Crea un nuevo calendario en el menú desplegable.

En la siguiente ventana, asigne un nombre a su nuevo calendario, una descripción (opcional), establezca la zona horaria apropiada para el lugar donde está haciendo este trabajo y luego seleccione Crea un calendario.

Verá que el nuevo calendario aparece en el panel de navegación izquierdo debajo de Mis calendarios. Marque la casilla a la izquierda de su nuevo calendario y seleccione del calendario para crear un nuevo evento.

En la ventana que aparece, escriba el título de su evento, ajuste otras configuraciones y asegúrese de cambiar el calendario en la parte inferior de la ventana a su nuevo calendario.

Cuando seleccionas Ahorrar, verá que el evento aparece en la vista de su calendario, pero estará codificado por colores para que sepa en qué calendario está almacenado este evento.

Puede agregar tantos calendarios como desee en su misma cuenta de Google. Active o desactive la capa de calendario que no desea ver marcando o desmarcando cada casilla de calendario.

Suscríbete a calendarios útiles

También hay calendarios públicos gratuitos a los que puede suscribirse. Estos aparecen exactamente como los calendarios personales que agrega usted mismo mediante el proceso anterior.

Para acceder a él, seleccione el + símbolo al lado de Otro calendarios como arriba, pero esta vez seleccione Explorar calendarios de interés de la lista desplegable.

Verá una lista de calendarios entre los que puede seleccionar. Estos incluyen varios tipos de vacaciones, una variedad de deportes y una sección «Otros» que actualmente solo incluye Las fases de la luna.

Una vez que los haya agregado y regrese a su calendario, los verá enumerados y activados en Otros calendarios.

También verá que los eventos de este calendario aparecen en su Calendario de Google. Los eventos del calendario público suelen aparecer como eventos de día completo enumerados en la parte superior del día relevante.

Incluya calendarios interesantes e informativos de URL

También puede agregar calendarios públicos por URL. Estos calendarios públicos se encuentran dispersos por Internet y no siempre son fáciles de encontrar.

Algunos ejemplos incluyen:

  • Primero: Seleccione el enlace de Google Calendar para obtener las próximas películas del año. Cada año, el sitio se actualiza con una nueva pestaña para el año en curso.
  • JamBase: Seleccione esta opción para mostrar el programa de transmisión en vivo en la parte superior de la ventana para ver los próximos conciertos.
  • iCalShare: Explore o busque en esta enorme lista de calendarios de vacaciones y deportes que puede agregar a su cuenta de Google Calendar.
  • Calendario de lanzamiento de la NASA: Este calendario es actualizado por la NASA con todos los próximos lanzamientos de la NASA, así como con los lanzamientos históricos de la NASA.

Para agregar uno de estos calendarios, copie la URL de cualquier calendario público. Luego, en su propia cuenta de Google Calendar, seleccione el + icono a la derecha de Otros calendarios. Para seleccionar URL de la lista desplegable.

En las siguientes ventanas, pegue la URL del calendario en el URL del calendario campo, y luego seleccione el Agregar calendario botón.

Ahora, cuando regrese a su propio calendario, si activa el calendario que agregó, verá que estos eventos aparecen con su propio código de color.

Consejos útiles al usar Google Calendar

Además de agregar eventos a su calendario, hay muchas cosas que puede hacer para que su calendario sea más eficiente.

Codifica con colores tu trabajo

Siempre que cree eventos para recordarle que debe hacer algo o acerca de una cita, considere codificar por colores áreas específicas de su vida.

Por ejemplo, puede hacer que todos los eventos relacionados con la salud sean amarillos, los eventos laborales azules y los eventos familiares naranjas.

Para hacer esto, simplemente seleccione el calendario para crear un evento. Después de darle un título al evento, seleccione Mas opciones en la parte inferior de la ventana. En la página siguiente, seleccione el código de color para ese evento junto a la selección del calendario.

Esta opción reemplaza la configuración predeterminada del calendario con su código de color personalizado.

Utilice las zonas horarias correctas cuando viaje

Si tiene un evento que comienza en una zona horaria y termina en otra, es importante tener en cuenta esta diferencia horaria.

Si no está seguro de por qué esto es importante, considere comenzar a trabajar en un diario escolar cuando aborde un vuelo a la costa este de los EE. UU. Usted sabe que probablemente terminará su artículo una vez que aterrice en California.

El problema es que California ha retrocedido cuatro o tres horas en el tiempo. Google Calendar puede ayudarlo a tener en cuenta este cambio de zona horaria.

Para hacer esto en Google Calendar, haga clic en el calendario para crear el evento cuando comience. Justo debajo de la fecha y hora del evento, seleccione Huso horario.

Junto a la casilla de verificación Todo el día, seleccione Huso horario de nuevo. Verá aparecer una ventana que le permite establecer una zona horaria diferente para el inicio y el final del evento. Marque la casilla, luego configure cada zona horaria.

Para seleccionar Correcto Cuando acabes.

Tenga cuidado al establecer la hora de finalización del evento, ya que el calendario la traducirá a la nueva zona horaria. Entonces, si dijo que le tomaría de 3 p.m. a 4 p.m. EST para escribir su artículo y cambiar la zona horaria de finalización a Los Ángeles, el calendario mostrará la hora de finalización a las 7 p.m.

Establezca la hora de inicio y finalización de acuerdo con la hora correcta en la zona horaria que estableció.

Finalice automáticamente las reuniones antes de tiempo

Otra función útil si desea agradarle a la gente es finalizar automáticamente las reuniones que cree con 5 minutos de anticipación para las reuniones de 30 minutos y con 10 minutos de anticipación para las reuniones de 60 minutos.

Puede configurar esto abriendo la configuración de Google Calendar, seleccione Parámetros de eventos en el menú de la izquierda y active el Reuniones rápidas casilla de verificación.

Esto le dará a los participantes de la reunión tiempo para viajar a su próxima reunión, si lo necesitan.

Integre con su aplicación ToDo

Tampoco tiene que administrar manualmente su calendario si usa muchas de las aplicaciones de tareas basadas en la nube más populares disponibles en la actualidad.

ToDoist, por ejemplo, le permite integrarse directamente con Google Calendar. Simplemente vaya a la configuración de ToDoist, seleccione Integraciones en el menú de la izquierda y seleccione Horario de conexión en Google Calendar.

Ahora, cada vez que cree un nuevo recordatorio de tarea en ToDoist, se agregará automáticamente a su calendario de Google.

La mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes tienen una integración similar con Google Calendar, o puede usar aplicaciones como IFTTT o Zapier para integrarlas con los servicios.

Utilice la aplicación Google Calendar

Tampoco tiene sentido pegarse a su computadora de escritorio o computadora portátil cuando usa su calendario. Por lo que tiene sentido instalar la aplicación Calendario de Google en tu iPhone o dispositivo Android.

La aplicación se sincroniza con todos los demás dispositivos en los que usa Google Calendar, por lo que nunca estará lejos de su agenda, eventos y recordatorios.

Crea eventos desde Gmail

Google Calendar también está integrado directamente con Gmail, y ni siquiera tiene que hacer nada para activarlo.

Para utilizar esta integración de Google Calendar incorporada, cada vez que se abre un correo electrónico en Gmail, simplemente seleccione los tres puntos a la derecha del menú de iconos superior. Para seleccionar Crea un evento en el menú desplegable.

Esto creará automáticamente un evento en su Calendario de Google, utilizando los detalles de ese correo electrónico en los detalles del evento.

Esta es una forma útil de programar inmediatamente una reunión o un recordatorio cada vez que recibe un correo electrónico importante del que desea realizar un seguimiento.

Ver su calendario de Google Docs

Es posible que se sorprenda al saber que incluso Google Docs está integrado con Google Calendar. Mantenga un registro de sus próximas reuniones mientras trabaja en documentos seleccionando el ícono de Calendario en el lado derecho de la ventana de Google Docs.

Esto muestra la agenda de hoy en una ventana pequeña y estrecha a la derecha. Es una excelente manera de mantener los eventos del día frente a usted, incluso cuando está ocupado en el trabajo.

Google Calendar no se trata solo de crear eventos y recordatorios. Entre las integraciones, los calendarios compartidos y todas las demás funciones geniales, Google Calendar es uno de los calendarios en la nube más útiles disponibles en la actualidad. Y lo mejor de todo, es gratis.

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