Microsoft OneNote 2016 es una excelente herramienta gratuita para tomar notas, no solo para usted, sino también si desea colaborar en notas y proyectos con otras personas, como compañeros de trabajo o familiares. Le mostraremos diferentes formas de compartir sus blocs de notas de OneNote.
Para compartir sus notas y blocs de notas en OneNote 2016 con otras personas, asegúrese de que su bloc de notas esté sincronizado con su cuenta de OneDrive en línea, para que otros puedan acceder a él. Esto lo sincronizará con Internet, pero no lo pondrá automáticamente a disposición de otros. Para hacer esto, debes compartirlo manualmente con otros para que puedan verlo y si quieres editarlo.
Para acceder a las diferentes herramientas para compartir notas y cuadernos en OneNote 2016, haga clic en la pestaña «Archivo».
En la pantalla entre bastidores, haga clic en «Compartir» en la lista de elementos de la izquierda.
Cómo compartir un cuaderno con alguien por correo electrónico
Puede invitar a personas a ver o editar su bloc de notas enviándoles un correo electrónico mediante la opción Compartir con personas en la pantalla Compartir bloc de notas. Solo las personas a las que invite específicamente podrán acceder a su cuaderno. Compartir con personas es el valor predeterminado, por lo que se selecciona automáticamente en la pantalla Compartir cuaderno.
Ingrese un nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro «Escriba nombres o direcciones de correo electrónico». Si ingresa un nombre que está en su libreta de direcciones de Outlook, se le solicitarán los contactos que coincidan con el nombre o la dirección de correo electrónico que comenzó a escribir, para que pueda elegir fácilmente a la persona que desea. También puede hacer clic en el botón «Buscar contactos en la libreta de direcciones» a la derecha del cuadro Ingresar nombres o direcciones de correo electrónico. Para compartir su cuaderno con varias personas, coloque un punto y coma entre cada dirección de correo electrónico.
Cuando comparte un bloc de notas con otras personas, puede optar por permitirles ver el bloc de notas o editarlas también. Para especificar si pueden editar el cuaderno, seleccione «Puede editar» o «Puede ver» en la lista desplegable a la derecha del cuadro Ingresar nombres o direcciones de correo electrónico.
Si desea incluir un mensaje para los destinatarios del correo electrónico, ingrese una nota en el cuadro debajo de la dirección de correo electrónico.
Haga clic en «Compartir» para enviar un enlace a las personas con las que ha elegido compartir el cuaderno.
La persona con la que compartió el bloc de notas se agrega a la lista Compartido con en la parte inferior de la pantalla.
Si decide revocar el acceso de una persona con la que ha compartido un bloc de notas, haga clic con el botón derecho en la persona en la lista Compartido con y seleccione «Eliminar usuario» en el menú contextual. También puede cambiar el permiso de esta persona en este menú.
Las personas a las que les haya enviado invitaciones recibirán un correo electrónico con un botón «Ver en OneDrive».
Cuando hacen clic en el botón Ver en OneDrive en el mensaje de correo electrónico, el bloc de notas se abre en OneNote Online, donde pueden verlo y editarlo, según el permiso que les haya otorgado.
Si permite que las personas con las que ha compartido su bloc de notas lo editen, el botón «Editar en el navegador» está disponible en OneNote Online.
Cómo compartir una libreta mediante un enlace
Compartir un bloc de notas de OneNote mediante un vínculo es similar a compartir con personas por correo electrónico. La principal diferencia es que cuando comparte un cuaderno con personas por correo electrónico y luego decide revocar el acceso al cuaderno, debe eliminar a cada usuario por separado, como se explica en la sección anterior. Pero compartir una libreta mediante un enlace le permite revocar el acceso a todas las personas con las que ha compartido la libreta con un solo clic.
Para obtener un enlace para compartir, vaya a la pantalla Compartir cuaderno como se muestra al principio del artículo. Haga clic en «Obtener un enlace para compartir» en Compartir.
Para obtener un vínculo para compartir que permita a los usuarios ver el cuaderno, pero no editarlo, haga clic en «Crear vínculo» a la derecha de «Mostrar vínculo».
Aparece un vínculo en un cuadro debajo de Mostrar vínculo. Seleccione el texto del enlace y presione Ctrl + C en su teclado para copiarlo.
Puede enviar el enlace por correo electrónico a las personas con las que desea compartir el bloc de notas. También puede compartir el enlace con otras personas mediante las redes sociales, el software de mensajería instantánea, el software de colaboración, la publicación del enlace en un sitio web o cualquier otro método que le resulte conveniente.
Cuando hacen clic en el enlace del mensaje de correo electrónico, el bloc de notas se abre en OneNote Online, al igual que cuando usamos la opción Compartir con personas en la sección anterior. Tenga en cuenta que debido a que compartimos el cuaderno con un enlace de vista, no hay un botón Editar en el navegador y el cuaderno no se puede editar.
Si desea colaborar en un cuaderno con alguien y permitirle realizar cambios en el cuaderno, haga clic en el botón «Crear vínculo» a la derecha de «Editar vínculo».
Al igual que con el enlace Ver, obtendrá un enlace que puede copiar y enviar a alguien.
Para revocar el acceso a la libreta, simplemente haga clic en el botón «Desactivar enlace» junto al tipo de enlace que desea dejar de compartir. Cualquiera que tenga este enlace no podrá acceder a la libreta.
Cómo compartir un cuaderno en formato PDF
En los dos casos anteriores, las personas con las que comparte el portátil tienen acceso a todo el portátil. Tal vez desee compartir solo una sección determinada o solo algunas de las notas del cuaderno. Puede crear un archivo PDF que contenga notas, secciones o todo el cuaderno y enviar ese archivo a cualquier persona con quien desee compartir el cuaderno. Haga clic en este enlace para obtener instrucciones sobre cómo exportar una nota a PDF.
Cómo compartir un cuaderno con una reunión
Ya no es necesario que usted mismo tome notas durante las reuniones. Puede compartir un bloc de notas de OneNote con otros participantes de la reunión y hacer que también tomen notas. De esta manera, puede estar seguro de que no se perderá ninguna acción importante o decisión clave tomada durante la reunión.
Si asiste a una reunión en línea en Skype o Lync que se programó con Outlook, puede compartir un bloc de notas con otros participantes de la reunión mediante la opción Compartir con la reunión en la pantalla Compartir bloc de notas. Después de hacer clic en el botón «Compartir con la reunión» y seleccionar la reunión a la que asiste, se envía un enlace al cuaderno a todos los participantes de la reunión. Pueden acceder al Bloc de notas y cualquiera puede agregar al Bloc de notas al mismo tiempo.
También puede usar cualquiera de los métodos descritos en las secciones anteriores para compartir un bloc de notas de OneNote con otras personas en una reunión.
Cómo mover un bloc de notas compartido
Si ha compartido una libreta y ahora necesita moverla a una ubicación diferente, puede moverla, pero no es tan fácil como seleccionar una nueva ubicación. Deberá notificar a todas las personas con las que compartió el cuaderno y realizar un seguimiento este proceso para mover el portátil a una nueva ubicación.
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