En esta era de pandemia global, el software de colaboración se ha convertido en una necesidad y no solo en un lujo creativo conveniente. No es tan fácil entregar el papeleo a un compañero de trabajo sin desinfectar tres veces cada superficie y enterrarlo todo después. El software de colaboración le permite seguir comunicándose con sus compañeros de trabajo y compartir documentos, hojas de cálculo, archivos, etc. Esta revisión echa un vistazo a Collabio Spaces para ver qué tan bien esta suite de oficina colaborativa le permitirá comunicarse y colaborar con sus compañeros de trabajo. o miembros del equipo en tiempo real y en seguridad comparativa.
Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a Collabio. Los contenidos y opiniones reales son los únicos puntos de vista del autor que mantiene la independencia editorial, incluso cuando una publicación está patrocinada.
Presentamos los espacios Collabio
El objetivo de Espacios Collabio parece ser proporcionar colaboración P2P alternativa sin los riesgos asociados con compartir a través de la nube. El problema es que nuestras vidas ya giran en torno al uso de una nube u otra, por lo que tratar de eliminar colaboraciones existentes del proceso puede ser un poco difícil. Cuando la interacción no llega tan fácilmente, el primer instinto es simplemente volver a usar la nube. Como decía mi madre, si al principio no lo consigues, ríndete y haz otra cosa.
La suite Collabio Spaces incluye un editor de documentos, una herramienta de hoja de cálculo y un anotador de PDF para macOS e IOS con capacidades de firma tanto en línea como fuera de línea. Hay una opción para colaborar localmente, así como una versión beta de una función para colaborar a larga distancia a través de Internet. La diferencia, la USP, es que esto es en tiempo real.
La interfaz de Collabio es algo básica y escasa, pero eso también significa que no es difícil encontrar cosas. Es obvio cómo iniciar un nuevo archivo y cómo usar una plantilla. Una desventaja inmediata para alguien como yo que está en el iPad todo el día es que no hay modo nocturno. Extraño eso. Tener un modo oscuro es mucho más fácil para los ojos cuando pasas varias horas al día mirando una pantalla. Pero dejemos eso a un lado y miremos los módulos.
También hay una pestaña de «Espacios» que le permite crear espacios para proyectos separados. Esto es útil, ya que puede incluir un documento mecanografiado, una hoja de cálculo, algunos archivos PDF anotados, etc. Y si está colaborando, querrá compartir todo en un solo espacio.
El editor de documentos
El editor de documentos es, tengo que decirlo, muy básico. Ofrece las opciones de edición de texto más simples de negrita, cursiva, tamaño de texto, listas, etc. Puede agregar una tabla, imagen o escanear texto para insertarlo en el texto.
Resulta que escanear el texto fue increíblemente fácil de hacer. Sostuve un sobre frente a mi cámara y la aplicación escaneó el texto y agregó la dirección a mis documentos. Agregar un archivo de sonido para tu colaborador es tan fácil como presionar grabar. Agregar una firma también fue fácil con un dedo o Apple Pencil.
De manera frustrante, una vez aplicada, la firma no se puede mover muy fácilmente. También fue frustrante que los esfuerzos de colaboración no funcionaron bien a larga distancia. Dos escritores de Experto Geekcolaboraron en esta revisión, pero al vivir en diferentes lados del Atlántico, un método local estaba fuera de discusión. Para colaborar localmente, comparte un código pin (al igual que lo hace con las reuniones de Zoom) con los colaboradores, pero el problema es que ambas partes deben usar la misma red Wi-Fi.
Para colaborar a larga distancia, debe insertar una dirección web asignada por la aplicación, como los enlaces para compartir que usa Google. No pudimos hacer que esto funcione de manera confiable. Ambos teníamos que estar usando la aplicación al mismo tiempo, lo que nuevamente es difícil de coordinar en lados opuestos de un océano, y recibimos mensajes de error cuando lo intentamos. Aunque funcionó de vez en cuando, no fue por mucho tiempo. Pero nuevamente, esta capacidad está en versión beta, por lo que parece que solo necesita un poco más de trabajo para que sea estable y realice el protocolo de enlace adecuado en ambos extremos. Una vez que funcione de manera confiable, será una excelente herramienta de colaboración.
La colaboración local funcionó a la perfección. Con su documento abierto, toque el ícono para compartir en la parte superior, dígales a sus compañeros de equipo el número PIN que aparece, luego haga clic en «Comenzar a colaborar». Con eso abierto, sus compañeros de equipo van a la pestaña Sesiones y hacen clic en el documento compartido e ingresan el número PIN. Una vez más, como esta es una herramienta de colaboración en tiempo real, ambos deben tener Collabio abierto al mismo tiempo.
También tiene la opción de escanear o importar un documento. Puede importar un PDF para anotarlo. Marqué esta confirmación de reserva de hotel mía. Lo que hubiera sido bueno tener es una función de deshacer. Cmd + Z no funcionó, y no había otra función de deshacer que pudiera encontrar. Además, las flechas hacia arriba y hacia abajo no funcionan en el iPad.
Al escanear un documento, una vez que lo haya alineado correctamente, Collabio tomará automáticamente una captura de pantalla y continuará haciéndolo hasta que ya no tenga el documento allí. Luego tiene la opción de agregarlo a un documento, PDF o al portapapeles como texto o imagen.
La exportación está limitada a los formatos de XODT, OpenDocument y PDF. Enviar una copia simplemente le permite enviar en esos mismos formatos, junto con Microsoft Word.
En la Mac, obviamente es mucho más fácil escribir con el espacio adicional en la pantalla, pero las herramientas no son mucho más complejas ni completas. Sigue siendo un editor de texto bastante básico.
Dentro de la hoja de cálculo
Si bien es bueno tenerla, encontré la función de hoja de cálculo muy simple y también un poco difícil de usar en la versión de iOS. No disfruto especialmente usando hojas de cálculo de todos modos, pero esto no tiene las capacidades en la versión de escritorio, o al malinterpretar cómo funcionaba, lo estaba haciendo más difícil de lo que es. De cualquier manera, simplemente no pude entender cómo configurar celdas de diferentes tamaños y sospecho que los refinamientos como este quizás estén fuera de las capacidades de la versión de iOS.
En la Mac, una vez más, las cosas fueron un poco más fáciles de manejar. El tamaño de pantalla más grande y el control del mouse significaron que hubo menos problemas con los dedos o «interferencia digital», como dijo una vez un bromista. La interfaz y los controles siguen siendo algo básicos, incluso teniendo en cuenta que la pantalla es más grande.
Pensamientos finales
Es un uso novedoso de la tecnología tener una herramienta de colaboración en tiempo real donde la manipulación de archivos puede ocurrir en varias máquinas al mismo tiempo, pero se basa en algo que requiere que esté cerca. Esto lo hace algo limitante. Puede usar la suite de oficina de forma gratuita, pero para colaborar, deberá pagar $ 3.99 / semanal, $ 5.99 / mensual, $ 15.49 / cada tres meses, $ 41.99 / semestralmente y $ 69.99 / anual.
Y remotamente desde el otro lado del mundo, digamos, necesitas mucha comunicación en tiempo real para que todo funcione. Lo que falta es quizás un canal de comunicación de voz al mismo tiempo que los documentos, donde los usuarios hablan entre sí a través de auriculares mientras trabajan en documentos. Quizás esto es algo que Collabio Spaces tiene en proceso.
Dado que la suite ofimática es algo básica, Espacios Collabio confía en sus herramientas de colaboración. Localmente funciona fabuloso, pero para aquellos que no están en la misma red, parece que la versión beta necesita un poco más de trabajo. Una vez que eso da en el blanco, Collabio Spaces puede simplemente salir del parque.