Tener una dirección de correo electrónico es como tener un número de teléfono: una vez que está en el mundo, no desea cambiarlo.
Aparte del 30% estimado de direcciones de correo electrónico que cambian cada año, la mayoría de las cuales son correos electrónicos comerciales, la mayoría de las personas probablemente no querrán preocuparse por reenviar contactos, redirigir a las personas a la nueva dirección, correo electrónico o buscar en cada sitio. , suscripción y cobra al destinatario para actualizar su dirección de correo electrónico en el archivo.
Sin embargo, a veces las personas tienen una buena razón para mudarse de una ubicación digital a otra en masa. Su proveedor de correo electrónico puede estar desactualizado y no puede mantenerse al día con los modelos modernos; o tal vez su proveedor está cerrando y necesita encontrar un nuevo hogar.
La mayoría de las personas realmente no tienen una buena idea de lo que hay y qué hace que un servicio de correo electrónico sea diferente de otro. Pero el punto es que Microsoft Outlook y Google gmail se han convertido en las dos plataformas más ejemplares para gestionar lo que casi se ha convertido en un aspecto esencial de la vida.
¿Qué hace que estos dos proveedores de correo electrónico sean mejores, peores, diferentes o iguales entre sí? Cuando se trata de planes personales gratuitos, los matices entre Outlook y Gmail son probablemente insignificantes para la mayoría de los usuarios. Por ello, aquí nos centraremos en comparar el plan de negocio por suscripción de cada servicio, para que puedas elegir el que más se adapte a ti o tu empresa y tus empleados.
Apariencia, sensación y costo
Dejemos eso a un lado. Outlook y Gmail ofrecen interfaces muy diferentes. En pocas palabras, Outlook conserva un ambiente corporativo, mientras que Gmail ofrece algo un poco más creativo y de puesta en marcha. Si bien Outlook es la versión moderna de las comunicaciones comerciales, Gmail es posmoderno.
La interfaz de Outlook está repleta de opciones y funciones personalizables, muchas de las cuales usted o sus empleados nunca acabarán utilizando. Si bien Gmail ofrece su propio conjunto de funciones, en general es una experiencia de usuario mucho más simple que se enfoca en brindar lo esencial que necesita para ser efectivo.
Cuando se trata de comprar estos servicios de mensajería, en realidad está comprando las suites con las que vienen, Microsoft Office 365 y Google G Suite. Una cosa a tener en cuenta es que Office 365 requiere un compromiso anual, aunque se factura mensualmente. G Suite es puramente un plan de suscripción mensual basado en membresías. Así es como estos precios por usuario por mes.
| Oficina 365 | G Suite |
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Office 365 Business Essentials: $ 5 |
G Suite Basic: $ 6 |
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Office 365 Enterprise: $ 8.25 |
G Suite Business: $ 12 |
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Office 365 Business Premium: $ 12.50 |
G Suite Enterprise: 25 $ |
Conjunto de herramientas
Una vez más, cuando compra Outlook o Gmail para empresas, realmente está comprando más que un servicio de correo electrónico. Usted compra un conjunto de herramientas, de las cuales el correo electrónico es solo una.
Cuando se trata de lo que hace que Office 365 y G Suite sean diferentes, es realmente una comparación entre un titular y su disruptor. Entraremos en más detalles sobre qué hace que estas dos secuelas sean iguales y diferentes en una publicación futura, pero estos son algunos de los aspectos contrastantes que se destacan.
Microsoft Office 365
Todos hemos utilizado Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Estos son los fundamentos de Office, pero Office 365 ofrece más. En la actualidad, estos tres programas están disponibles en línea, no solo como programas de escritorio, lo que facilita guardar y compartir el trabajo que realiza allí. Además, 365 te ofrece:
- panorama para correo electrónico
- OneDrive para almacenamiento de archivos en la nube
- Una nota, un cuaderno digital
- Sharepoint, una intranet corporativa
- Equipos de Microsoft para mensajería instantánea y videoconferencia
Estas pocas aplicaciones ofrecen amplias capacidades que han llegado a definir la forma en que las empresas operan internamente a escala digital. Es un gran atractivo que Microsoft se haya consolidado con tanto éxito en estas herramientas para simplificar la experiencia que ofrece a las empresas.
Google G Suite
Mientras que G Suite ofrece su propia línea de aplicaciones que están a la par con los productos principales de Microsoft, y más. Las alternativas de G Suite a Word, Excel y PowerPoint son Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Pero G Suite ofrece aún más que sería útil para cualquier negocio:
- Calendario para una fácil planificación del equipo
- Corrientes para debates en toda la empresa
- Chat de Hangouts para mensajería instantánea
- Reunión de Hangouts para videoconferencia
- Formas para crear encuestas y formularios
- Sitios para crear sitios web
- Generador de aplicaciones para crear aplicaciones profesionales
- Mantenerse para organizar ideas
- Jamboard, una pizarra digital
- Conducir para almacenar y compartir archivos
- Búsqueda en la nube de Google buscar en G Suite
- Admin, Vault y Mobile para administrar de forma segura usuarios, dispositivos y datos
Obviamente, hay mucho que considerar aquí. Outlook se consolida mucho en las pocas pero robustas aplicaciones que ofrece. Google ofrece una gama aparentemente mucho más amplia de funciones distribuidas en múltiples aplicaciones, algunas de las cuales Office 365 no ofrece en absoluto.
Organización
Cuando estás en el negocio, los correos electrónicos no se detienen; y son más que simples vehículos para conversar. El correo electrónico es un recipiente de conocimiento que los profesionales utilizan para tomar decisiones comerciales, algunas de las cuales son fundamentales para la misión. Si no puede mantener las conversaciones y la información organizada y priorizada, será difícil trabajar de manera eficiente y eficaz a la velocidad del negocio y evitar comprometer la calidad de los resultados.
panorama
Si piensa en métodos de organización tradicionales y pre-digitales, probablemente le vienen a la mente carpetas y archivos. Dado que la digitalización es esencialmente el proceso de tomar actividades tangibles e integrarlas en los procesos digitales, uno asumiría naturalmente que la creación de carpetas y archivos de correo electrónico es el curso de acción natural.
Así es como funciona Outlook. Utiliza un sistema de carpetas tradicional y le permite clasificar los correos electrónicos en esas carpetas usando pestañas de colores, tal como lo haría con un archivo expandible. Puede crear tantas carpetas y subcarpetas como desee. Outlook también hace todo lo posible para priorizar los correos electrónicos al filtrar aquellos que considera desordenados. Estos van a la carpeta Desorden para mantenerse fuera del camino hasta que esté listo para verlos.
Gmail
En la descripción, puede parecer que solo hay un pequeño matiz entre la forma en que Gmail y Outlook organizan el correo electrónico; Sin embargo, al utilizar activamente el sistema Gmail, la organización y el método de priorización son significativamente diferentes.
En lugar de abstraer el método tradicional de «carpeta, archivo», Gmail utiliza etiquetas. Puede etiquetar mensajes con varias etiquetas, en lugar de ponerlos en una carpeta.
Puede personalizar Gmail para que muestre primero los correos electrónicos importantes, no leídos y con seguimiento. También puede filtrar automáticamente los correos electrónicos por principales, redes sociales, promociones, actualizaciones y foros. Este sistema de priorización y organización hace que sea muy fácil identificar y acceder a los correos electrónicos que son más importantes para usted.
A pesar de estas diferencias en Gmail, lo interesante es que si usa Gmail a través de otro cliente de correo electrónico (como Outlook), sus etiquetas aparecerán como carpetas. En cierto sentido, esto hace que Gmail sea más versátil y capaz de brindar una experiencia de usuario más flexible.
Buscar
La investigación va de la mano con la organización cuando se trata de correo electrónico. Si no puede encontrar de manera rápida y eficiente la información que necesita, que está potencialmente escondida en un correo electrónico de hace meses, terminará perdiendo un tiempo precioso rastreando las cosas en lugar de continuar con la acción.
panorama
La función de búsqueda de Outlook es lo suficientemente buena porque puede buscar correos electrónicos en todas sus carpetas, incluidos miles de correos electrónicos en su carpeta Eliminada, según la palabra clave y la ubicación. Donde Outlook puede fallar a veces es la precisión.
La búsqueda de una palabra clave no siempre encuentra el correo electrónico o los correos electrónicos correctos, y es posible que Outlook solo recupere algunos correos electrónicos seleccionados de una cadena, mientras omite el que necesita. Si bien funciona bien la mayor parte del tiempo, ciertamente no usa el mismo nivel de funcionalidad de búsqueda que un servicio de correo electrónico de Google.
Gmail
La funcionalidad de búsqueda de Gmail está imbuida del poder de búsqueda de Google, razón por la cual se creó Gmail en primer lugar: para proporcionar un servicio de correo electrónico que funcione como el motor de búsqueda de Google. No solo puede buscar términos simples y estar seguro de que Gmail proporcionará los resultados correctos, sino que también puede utilizar operadores de búsqueda avanzada como «from:» «to:», «shortcut:» y varios otros que pueden ayudarlo. para encontrar específicamente lo que necesita.
Recordatorio de correo electrónico
Si bien hay varias características clave que Gmail y Outlook brindan en diversos grados de funcionalidad detallada, una característica principal que cada uno hace de manera bastante diferente es el recordatorio por correo electrónico. La différence de fonctionnement mérite d’être soulignée car la plupart des gens, à un moment donné, vivent la situation angoissante d’envoyer le mauvais e-mail à la mauvaise personne ou d’envoyer quelque chose qu’ils ne devraient pas avoir du todo.
panorama
Outlook es ideal para recuperar y reemplazar correos electrónicos. Siempre que la dirección de correo electrónico a la que envió un correo electrónico esté alojada en Microsoft Exchange (el servicio de correo electrónico real en el que se ejecuta Outlook), tiene la opción de eliminar y reemplazar los mensajes no leídos.
Por supuesto, si el correo electrónico ya se abrió, no puede devolverlo ni reemplazarlo, pero tener esta capacidad con mensajes no leídos puede evitar que se sienta avergonzado si se le envió algo que envió. lo ayudó a reenviar un mejor correo electrónico con más aclaraciones en lugar de enviar correos electrónicos de seguimiento que explican uno del envío anterior.
Gmail
Gmail está un poco por detrás de Outlook. De hecho, Gmail ni siquiera ofrece un recordatorio por correo electrónico legítimo. En su lugar, tiene unos segundos después de enviar un correo electrónico para cancelar el envío. Puede encenderlo o apagarlo y configurar el tiempo de deshacer en hasta 30 segundos. Si no eres lo suficientemente rápido, este bebé se ha ido para siempre.
¿Quién es el rey del correo electrónico?
Cuando se trata de elegir el mejor servicio de correo electrónico para su empresa, Outlook y Gmail tienen lo que necesita, a veces mejor que el otro. El correo electrónico es solo el comienzo.
Son los sistemas más grandes a los que todos pertenecen, Office 365 y G Suite, los que realmente marcan la diferencia en el funcionamiento de su empresa. Cubriremos las diferencias entre estos dos conjuntos de herramientas en un artículo futuro para que realmente pueda decidir qué es lo mejor para su negocio.