A veces, cuando descarga un documento de Internet, notará que llega en formato .PDF. Es posible que también hayas notado que es difícil (¡si no imposible!) editarlo y requiere su propio lector para abrirlo. Para los usuarios más nuevos, esto puede parecer una elección confusa de tipo de archivo de documento. ¿Por qué la gente usa archivos PDF? ¿No sería mejor algo como un archivo .DOCX?
¡En verdad, los archivos PDF son muy útiles en lo que hacen! Han sido una forma de enviar documentos digitalmente durante mucho tiempo y no parece que vayan a desaparecer pronto. Entonces, ¿por qué la gente usa archivos PDF cuando envía documentos y dónde puede usarlos en su vida diaria?
Los beneficios de los archivos PDF
Para explicarlo, volvamos a la pregunta de «¿no serán mejores los archivos .DOCX?». El problema aquí es suponer que todos estarían de acuerdo con usar un archivo DOCX en sus dispositivos. DOCX es una extensión de archivo que se originó en Microsoft Word. Si otras personas quieren abrir el documento, deben usar Word o usar un editor de texto que pueda abrir/importar archivos DOCX. Incluso si pueden, el formato puede confundirse en el proceso. Esto hace que las cosas sean un poco complicadas para asegurarse de que todos puedan leer el documento.
Afortunadamente, muchos sistemas operativos tienen soporte completo para documentos PDF. Esto significa que no tenemos que crear un documento especial para usuarios de Microsoft Windows, uno para iOS, otro para Linux; simplemente podemos ponerlo en un archivo PDF y todos pueden leerlo.
Cuándo usar el formato .PDF
Como tal, el mejor momento para usar un archivo PDF es cuando no tiene idea de en qué sistema operativo se abrirá el archivo. Supongamos que está escribiendo un manual para un sitio web para que los usuarios lo descarguen. Este sitio web puede ser visitado por personas en Windows, iOS, Linux y dispositivos móviles, por lo que debemos adaptarnos a las necesidades de todos. En este caso, usar el formato .PDF apacigua a todos sin complicar las cosas.
Aún mejor, cuando las personas descargan el manual, se puede abrir automáticamente en el navegador del usuario. Los navegadores como Chrome y Firefox tienen visores de PDF incorporados, por lo que las personas pueden leer su documento de forma rápida y sencilla.
También es excelente cuando envía documentos por correo electrónico. Cuando desee enviar un documento (como su currículum) a alguien, puede usar un archivo DOCX para hacerlo. Esto puede estar bien si el destinatario está en su PC, pero si está fuera de casa en su teléfono, puede ser complicado para ellos leer el documento. En esta situación, es posible que desee adjuntar una versión en PDF para cubrir todas las bases.
Inconvenientes del formato .PDF
Si alguna vez alguien te envió un documento en formato .PDF y querías editarlo, ¡ya experimentaste uno de los principales inconvenientes! Para poder mostrarse en varios sistemas operativos, un archivo PDF se parece más a una captura digital del documento original que a uno real. Como tal, editar un archivo DOCX en lugar de un archivo PDF es algo así como editar el texto en una pizarra en lugar de editar una foto de dicha pizarra. ¡Es posible, pero mucho más complicado!
Cuándo no usar el formato .PDF
No utilice el formato .PDF cuando desee un «documento en vivo» que otros puedan editar. Puede agregar campos editables a un archivo PDF, pero para la edición a gran escala, el formato .PDF no es ideal. Con suerte, si está trabajando con otros, sabrá qué sistemas operativos están usando y podrá acordar un tipo de archivo que se adapte a todos. Como mínimo, todos pueden usar un servicio de documentos basado en la nube, como Google Docs. Guarde archivos PDF para cuando necesite que todos puedan leer un documento; no lo use cuando todos deberían poder editarlo.
Decisiones de documentos
Dado lo diferentes que son de otros documentos, puede ser confuso saber por qué se usa el formato .PDF. Ahora sabe por qué y cómo se usan, así como algunos casos en los que es mejor dejarlos.
¿Cuánto utiliza archivos PDF en su vida diaria? ¡Cuéntanos a continuación!