Microsoft Outlook almacena sus correos electrónicos, tareas y citas como archivos PST u OST. Estos dos hacen el mismo trabajo básico. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes, dependiendo de si desea realizar una copia de seguridad, restaurar o mover sus datos.
Para explicar la diferencia entre archivos PST y OST, necesitamos explicar un poco sobre la historia tecnológica, especialmente la diferencia entre los protocolos de correo electrónico POP e IMAP. Aquí hay un resumen rápido.
¿Qué es POP?
El protocolo de correo electrónico tradicional utilizado durante las horas en línea fue el Protocolo de oficina de correos (POP). La versión actual de POP es la versión 3 (POP3).
POP descargó todos sus correos electrónicos al cliente y luego los eliminó de forma predeterminada del servidor de correo electrónico. Esto significó que solo una copia de sus correos electrónicos estaba en su computadora. Puede configurar POP para que no elimine el correo electrónico del servidor.
Sin embargo, en ese momento, la gente normalmente consultaba su correo electrónico desde una sola computadora, por lo que no había una necesidad real de mantener una segunda copia en el servidor.
Cuando utiliza POP, los cambios que realiza en su cliente de correo electrónico no se reflejan en el servidor de correo electrónico. Si elimina un correo electrónico en el cliente de correo electrónico, no ocurre nada en el servidor de correo electrónico y viceversa.
¿Qué es IMAP?
El Protocolo de acceso a mensajería de Internet (IMAP) es un protocolo más moderno que descarga una copia de su correo electrónico desde el servidor al cliente en su computadora. Cualquier cambio que realice en su cliente de correo electrónico se sincronizará con el servidor. Si elimina un correo electrónico en su computadora, también se elimina en el servidor de correo electrónico y viceversa.
IMAP se adapta mucho más al mundo moderno. Ahora accedemos a la misma cuenta de correo electrónico en varios dispositivos, y la mayoría de las personas tienen conexiones de fibra o banda ancha «siempre activas» y datos móviles. Todo lo que haces con tu correo electrónico se sincroniza si estás usando IMAP.
Por ejemplo, si envía un correo electrónico desde su teléfono, puede buscar en la carpeta «Enviados» en su tableta y el correo electrónico que envió también estará allí. Es por eso que le recomendamos que use IMAP, a menos que tenga una razón específica para usar POP3.
También es importante tener en cuenta que Microsoft usa la API de correo (MAPI) en lugar de IMAP para sus cuentas de correo. Aunque difieren, tanto MAPI como IMAP sincronizan sus mensajes de correo electrónico entre el cliente y el servidor de correo electrónico.
Archivos POP, IMAP y PST y OST
Si tiene una cuenta POP, Outlook almacena todos sus correos electrónicos y citas en un archivo de tabla de almacenamiento personal (.pst). Se puede importar un archivo PST a Outlook. Esto lo hace ideal para mover su correo electrónico a una nueva computadora o crear una copia de seguridad que puede guardar en caso de que su computadora se bloquee o se vuelva inutilizable.
Hasta Microsoft Outlook 2013, los archivos PST también se usaban para cuentas IMAP o MAPI. Sin embargo, a partir de Outlook 2016, el cliente almacena todos sus correos electrónicos y citas de cuentas IMAP y MAPI en un archivo de tabla de almacenamiento sin conexión (.ost).
Los archivos OST se sincronizan automáticamente con el servidor de correo, siempre que tenga una conexión a Internet. Sin embargo, a diferencia de los archivos PST, no puede importar un archivo OST a Outlook porque no es necesario.
Si configura Outlook en una nueva máquina e inicia sesión en su cuenta de correo electrónico a través de IMAP o MAPI, todos sus correos electrónicos estarán en el servidor y se descargarán automáticamente.
La diferencia fundamental entre los archivos PST y OST es que el contenido de un PST solo está disponible en ese archivo. Sin embargo, el contenido de un OST también está disponible en el servidor de correo y en cualquier otro dispositivo que utilice para acceder a su cuenta de correo.
cuando lo necesitas?
La mayoría de las veces, no tendrá que preocuparse por los archivos PST y OST. Es poco probable que vea o vaya directamente a ninguno de ellos, a menos que los esté buscando.
Solo son realmente importantes cuando transfiere datos a una computadora nueva o desea archivar sus correos electrónicos. Si está utilizando una cuenta de correo electrónico POP3, deberá copiar el archivo PST a su nueva computadora y luego importarlo a Outlook, o perderá todos sus correos electrónicos.
Si está utilizando IMAP o MAPI, solo necesita saber el tamaño de su buzón en el servidor de correo. Si alguna vez alcanza el tamaño máximo y desea conservar todos sus correos electrónicos, deberá exportar algunos de ellos a un archivo PST y luego eliminarlos del servidor de correo electrónico.
Entonces podrá ver estos correos electrónicos si importa el archivo PST a Outlook, pero ya no estarán en el servidor de correo electrónico.