Incluso en estos tiempos de conexiones rápidas a Internet, discos duros enormes y un montón de almacenamiento gratuito en la nube, a veces el tamaño de los archivos es importante. Es posible que tenga un límite en el tamaño de los archivos que puede enviar por correo electrónico o recibir, o puede quedarse sin espacio en la unidad USB. Cualquiera sea el motivo, si tiene documentos de Office que incluyen imágenes, es posible que pueda reducir significativamente el tamaño de esos archivos.
Office ya está trabajando entre bastidores para ayudar a reducir el tamaño de los archivos. El nuevo tipo de archivo DOCX actúa básicamente como un archivo ZIP, comprimiendo el contenido del archivo. Las imágenes y el texto que aparecen varias veces en un documento se almacenan solo una vez en el archivo real. Entonces, al menos en las versiones más recientes de las aplicaciones de Office, encontrará que los archivos grandes generalmente son el resultado de muchas imágenes diferentes en sus documentos.
La buena noticia es que las aplicaciones de Office también ofrecen herramientas útiles para controlar estos tamaños de imagen. En este artículo, usamos Office 2016 (más específicamente, Word 2016) como ejemplo. Pero encontrará las mismas herramientas que estamos discutiendo en otras aplicaciones de Office, como Excel y PowerPoint, y en versiones anteriores de Office que se remontan al menos a Office 2010.
Comprima imágenes en su documento de Office
El primer paso para intentar reducir el tamaño de archivo de un documento que contiene imágenes es comprimir esas imágenes. Cada aplicación de Office ofrece una herramienta útil para hacer precisamente eso. Estamos usando Word aquí (y eso es a lo que nos referiremos en los próximos pasos), pero encontrará las características en el mismo lugar en otras aplicaciones de Office.
En su documento, haga clic en cualquier imagen para seleccionarla. Haga clic en el menú Formato que aparece en la barra de herramientas de Office cuando selecciona una imagen.
En el menú Formato, haga clic en el botón Comprimir imágenes.
En la ventana Comprimir imágenes, haga clic en «Aplicar solo a esta imagen» si desea comprimir solo la imagen que ha seleccionado. Cuando esta opción no está marcada, sus acciones se aplicarán a todas las imágenes del documento. Seleccione «Eliminar áreas recortadas de las imágenes» si ha recortado imágenes en su documento y desea eliminar las áreas que recortó. Solo tenga en cuenta que si selecciona esta opción, no podrá deshacer el recorte más adelante a menos que vuelva a insertar la imagen original. También puede elegir una resolución para comprimir las imágenes. Elija la resolución más baja que cubra sus necesidades. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Dependiendo de la cantidad de imágenes en su documento, Word puede tardar unos minutos en comprimirlas todas. Cuando termine, guarde su documento y verifique el nuevo tamaño de archivo. Si no está seguro de querer seguir con los cambios, siempre puede guardar su documento como un archivo nuevo y luego comparar los tamaños de archivo con la versión original.
Eliminar la información de edición de las imágenes
Las aplicaciones de Office ofrecen todo tipo de excelentes herramientas de edición de imágenes integradas. Cuando los usa, Word mantiene la imagen original y realiza un seguimiento de los cambios que realizó para que pueda deshacerlos o volver a la imagen original si es necesario. Si está satisfecho con la forma en que ha formateado sus imágenes, toda esa información de edición guardada simplemente aumenta el tamaño de su archivo. Si comprimir las imágenes en su documento no redujo el tamaño de su archivo lo suficiente, también puede pedirle a Word que elimine la información de formato guardada. Nuevamente, es posible que desee guardar el documento como un archivo nuevo antes de comenzar para poder volver al original si es necesario.
Con su documento abierto, haga clic en el menú Archivo.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
En la ventana Opciones de Word, en las selecciones de la izquierda, haga clic en Avanzado.
En la ventana Opciones avanzadas de Word, desplácese hasta la sección «Tamaño y calidad de la imagen» a la derecha. Seleccione la opción «Deshacer la edición de datos» para que Word elimine la información de formato cuando se guarde el archivo. Las otras opciones de esta sección le permiten proteger el documento de la compresión de imágenes y seleccionar una resolución predeterminada para la compresión de imágenes (aunque siempre puede seleccionar una nueva resolución al comprimir).
Cuando haya terminado, guarde su archivo (o guárdelo como un archivo nuevo) y luego verifique el tamaño del nuevo archivo. Probablemente habrá bajado un poco.
En nuestro ejemplo, tomamos un archivo de Word («archivo 1.docx» en la siguiente imagen) que contiene aproximadamente 20 imágenes de buena calidad y pesa casi 48 MB. Muchas de estas imágenes se han recortado, algunas se han redimensionado y muchas se han modificado en otras maneras. Después de comprimir las imágenes y eliminar la información de formato guardada, el nuevo archivo («Archivo 2 (comprimido) .docx» en la siguiente imagen) ahora tiene poco menos de 35 MB, una reducción de aproximadamente el 27% del tamaño del archivo. Y para ilustrar la compresión incorporada en el formato DOCX, también hemos comprimido este archivo. Como puede ver, la diferencia de tamaño entre los archivos comprimidos y sin comprimir es insignificante.
¡Y es todo! Las imágenes son grandes y pueden aumentar rápidamente el tamaño de sus documentos de Office. Pero al utilizar las herramientas de compresión integradas en las aplicaciones de Office y eliminar la información de edición antigua, puede reducir drásticamente el tamaño de los documentos de Office que contienen imágenes sin mucho esfuerzo.