Hay dos formas de proteger un archivo PDF: una contraseña de propietario y una contraseña de usuario. Lo guiaremos a través del propósito de cada uno y le mostraremos cómo aplicarlos a sus archivos PDF.
La contraseña de propietario, o permisos, le permite aplicar permisos a un archivo PDF. Por ejemplo, si no desea permitir la impresión de un archivo PDF o la extracción de páginas, puede elegir lo que desea permitir y no permitir y aplicar una contraseña de propietario al archivo PDF. La contraseña de propietario también puede denominarse contraseña maestra. Esto es lo que le permite cambiar estos permisos.
La contraseña de usuario, o Abrir, le permite solicitar al usuario que ingrese una contraseña para incluso ver el PDF. Si no ingresan la contraseña correcta, el archivo PDF no se abrirá.
Existen varios servicios en línea para proteger archivos PDF, como PDFProtect, pero si desea agregar una contraseña a un documento confidencial, probablemente no se sienta cómodo cargándolo en un servicio que no conoce. Por lo tanto, nos centraremos en la mejor opción sin conexión en esta guía.
Hemos explicado cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña en Microsoft Word, pero solo agrega una contraseña de usuario. No hay opción para agregar una contraseña de propietario. Investigamos y descubrimos que la mejor opción para proteger sus archivos PDF sin conexión es la suite ofimática gratuita. LibreOffice. Le mostraremos cómo proteger con contraseña un documento de Microsoft Word o LibreOffice Writer y cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña a partir del documento.
NOTA: Estamos usando un archivo de Word en nuestro ejemplo, pero puede hacer lo mismo con los documentos de LibreOffice Writer (archivos .odt). También puede abrir archivos PDF en LibreOffice. Se abren en LibreOffice Draw, incluso si está en Writer, Calc o Impress, pero el procedimiento de protección con contraseña en Draw es el mismo que en otros programas de LibreOffice y se describe en la sección «Cómo convertir un documento». Archivo PDF «a continuación. Convertiría un archivo PDF desprotegido en un archivo protegido con contraseña.
Cómo agregar contraseñas de apertura y autorización a un documento
Antes de que empieces descargar LibreOffice e instalarlo, o puedes descargar la versión portátil si prefiere no instalar LibreOffice. Abra LibreOffice Writer, luego abra un archivo de Word. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón «Guardar» en la barra de herramientas y seleccione «Guardar como» en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo Guardar como, busque la ubicación donde desea guardar el documento protegido. Para nuestro ejemplo, reemplazaremos el documento original. Si desea guardar el documento protegido como un archivo nuevo, ingrese un nombre diferente para el archivo en el cuadro «Nombre de archivo». Para proteger el documento con una contraseña, marque la casilla «Guardar con contraseña». Luego haga clic en «Guardar».
Si sobrescribe el archivo original, aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar guardar como. Haga clic en «Sí» para reemplazar el archivo.
En el cuadro de diálogo Establecer contraseña, puede especificar dos tipos de contraseñas, al igual que las contraseñas de usuario y propietario para archivos PDF. Para forzar al usuario a ingresar una contraseña para ver el documento (como la contraseña del usuario), ingrese una contraseña en el cuadro “Ingrese contraseña para abrir” y “Confirme contraseña” en “Contraseña de cifrado de archivo”. Si también desea proteger el documento de cambios (como la contraseña del propietario), haga clic en «Opciones» en el medio del cuadro de diálogo e ingrese una contraseña en el cuadro «Ingrese la contraseña para autorizar el archivo». Cambiar «y el» Confirmar contraseña ”en el cuadro Contraseña para compartir archivos.
NOTA: La contraseña para compartir archivos solo funciona para documentos de LibreOffice Writer, no para documentos de Word. Si desea utilizar la contraseña para compartir archivos, guarde su documento como un archivo .odt, que es la primera opción en la lista desplegable «Archivos de tipo» en el cuadro de diálogo Guardar como que se muestra arriba.
Al ingresar una contraseña para autorizar la modificación, el documento se abre automáticamente en modo de solo lectura. Si desea abrir el archivo en modo de solo lectura de forma predeterminada sin una contraseña, marque la casilla «Abrir archivo como de solo lectura» y deje en blanco los campos de contraseña en Contraseña para compartir archivos.
Haga clic en Aceptar «.
Si aplicó una contraseña abierta al documento, la próxima vez que abra el archivo, se le pedirá que ingrese la contraseña abierta.
Si su archivo es un documento de LibreOffice Writer (.odt) y le ha asignado una contraseña para compartir archivos, el documento se abrirá en modo de solo lectura. Para modificar el documento, haga clic en el botón «Modificar documento» en la barra amarilla.
Se le pedirá que ingrese la contraseña para compartir archivos antes de poder editar el archivo.
Cómo convertir un documento en un archivo PDF protegido con contraseña
También puede convertir un documento de Word o un documento de LibreOffice en un archivo PDF protegido con contraseña y aplicarle contraseñas de usuario y propietario. Para hacer esto, abra el documento y luego seleccione «Exportar como PDF» en el menú Archivo.
En el cuadro de diálogo Opciones de PDF, haga clic en la pestaña «Seguridad».
En Cifrado y autorización de archivos, inicialmente hay «No hay contraseña abierta establecida» (contraseña de usuario) y «No hay contraseña de autorización establecida» (contraseña de propietario). Para establecer estas contraseñas, haga clic en «Establecer contraseñas».
En el cuadro de diálogo Establecer contraseñas, en Establecer contraseña abierta, ingrese la contraseña de usuario dos veces que será necesaria para ver el archivo PDF. En Establecer contraseña de autorización, ingrese la contraseña del propietario que evitará imprimir, editar o verificar el contenido del archivo PDF. Haga clic en Aceptar «.
NOTA: No es necesario que utilice ambas contraseñas, pero le recomendamos que lo haga para mayor seguridad. Un archivo PDF con solo una de las dos contraseñas aplicadas (cualquiera de las dos) no es tan seguro como un archivo con ambas contraseñas aplicadas. Planet PDF explica Por qué dos contraseñas son mejores que una para proteger archivos PDF.
Vuelve al cuadro de diálogo Opciones de PDF y el estado de las contraseñas que ha establecido se muestra en el botón Establecer contraseñas. Si ha elegido establecer una contraseña de autorización (propietario), las opciones del lado derecho del cuadro de diálogo se activan. Si no desea que nadie imprima el documento o realice cambios en él, seleccione «No autorizado» en Impresión y cambios. Si solo desea limitar el tipo de impresión y los cambios que se pueden realizar, seleccione otra opción en Impresión y cambios. Si no desea que nadie copie el contenido de su archivo PDF, asegúrese de que la casilla «Habilitar copia de contenido» no esté marcada. Por motivos de accesibilidad, le recomendamos que deje marcada la casilla «Habilitar acceso de texto para herramientas de accesibilidad». Haga clic en «Exportar».
En el cuadro de diálogo «Exportar», navegue hasta la carpeta donde desea guardar el archivo PDF protegido con contraseña. Introduzca un nombre para el archivo en el cuadro «Nombre de archivo» y haga clic en «Guardar».
Si ha asignado una contraseña de apertura (de usuario) al archivo PDF, se le pedirá esta contraseña la próxima vez que lo abra.
Verá «(SEGURO)» a la derecha del nombre del archivo en la barra de título, lo que indica que es un archivo PDF cifrado.
Si ha aplicado una contraseña de autorización (propietario) al archivo PDF y ha optado por no permitir la impresión, notará que la opción «Imprimir» aparece atenuada cuando hace clic en la pestaña «Archivo».
Los procedimientos para agregar abrir y autorizar contraseñas a un documento y convertir un documento en un archivo PDF protegido con contraseña también son los mismos en LibreOffice Calc, Impress y Draw.