Cuando hace clic en Enviar en un correo electrónico, generalmente se envía de inmediato. Pero, ¿y si quieres enviarlo más tarde? Outlook le permite retrasar el envío de un solo mensaje o de todos los mensajes de correo electrónico.
Por ejemplo, tal vez le envíe un correo electrónico a alguien a altas horas de la noche y se encuentre en una zona horaria que está 3 horas por delante de usted. No querrás despertarlos en medio de la noche con una notificación por correo electrónico en su teléfono. En su lugar, programe el correo electrónico para que se envíe al día siguiente a la hora en que sepa que están listos para recibir el correo electrónico.
Outlook también le permite retrasar todos los correos electrónicos durante un cierto período de tiempo antes de enviarlos. Le mostraremos cómo retrasar el envío de un solo mensaje y cómo crear una regla para retrasar la entrega de todos los mensajes.
Cómo retrasar la entrega de un solo mensaje de correo electrónico
Para retrasar el envío de un solo correo electrónico, cree un mensaje nuevo, ingrese la dirección de correo electrónico de los destinatarios, pero no haga clic en «Enviar». En su lugar, haga clic en la pestaña «Opciones» en la ventana Mensaje.
En la sección Más opciones, haga clic en «Retrasar la entrega».
En la sección Opciones de entrega del cuadro de diálogo Propiedades, marque la casilla de verificación «No entregar antes» para que haya una marca de verificación en la casilla. Luego haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro de fecha y seleccione una fecha en el calendario emergente.
Haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro de hora y seleccione una hora de la lista desplegable.
Luego haga clic en «Cerrar». Su correo electrónico se enviará en la fecha y hora que elija.
NOTA: Si está utilizando una cuenta POP3 o IMAP, debe dejar Outlook abierto hasta que se envíe el mensaje. Para determinar qué tipo de cuenta está utilizando, consulte la última sección de este artículo.
Cómo retrasar el envío de todos los correos electrónicos usando una regla
Puede retrasar el envío de todos los correos electrónicos por una cierta cantidad de minutos (hasta 120) usando una regla. Para crear esta regla, haga clic en la pestaña «Archivo» de la ventana principal de Outlook (no en la ventana Mensaje). Puede guardar su mensaje como borrador y cerrar la ventana Mensaje o dejarla abierta y hacer clic en la ventana principal para activarla.
En la pantalla del backstage, haga clic en «Administrar reglas y alertas».
Aparece el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Asegúrese de que la pestaña Reglas de correo esté activa y haga clic en «Nueva regla».
Aparece el cuadro de diálogo Asistente para reglas. En la sección Paso 1: Seleccionar una plantilla, en Comenzar desde una regla vacía, seleccione «Aplicar regla a los mensajes que envío». La regla se muestra en el paso 2. Haga clic en «Siguiente».
Si desea aplicar condiciones, selecciónelas en el cuadro de lista Paso 1: Seleccionar condiciones. Si desea aplicar esta regla a todos los correos electrónicos, haga clic en «Siguiente» sin seleccionar ninguna condición.
Si hizo clic en «Siguiente» sin seleccionar ninguna condición, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación que le preguntará si desea aplicar la regla a cada mensaje que envíe. Haga clic en «Sí».
En la lista Paso 1: Seleccionar acciones, marque la casilla «retrasar la entrega durante una determinada cantidad de minutos». La acción se agrega al cuadro del Paso 2. Para establecer cuántos minutos demorar el envío de todos los correos electrónicos, haga clic en el enlace «varios» en el paso 2.
En el cuadro de diálogo Entrega diferida, ingrese la cantidad de minutos para retrasar la entrega de correos electrónicos en el cuadro de edición, o use los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para seleccionar una cantidad. Haga clic en Aceptar «.
El enlace «un número de» se reemplaza con el número de minutos que ingresó. Para volver a cambiar la cantidad de minutos, haga clic en el enlace del número. Cuando esté satisfecho con la configuración de la regla, haga clic en «Siguiente».
Si hay alguna excepción a la regla, selecciónela en el cuadro de lista Paso 1: seleccione una o más excepciones. No vamos a aplicar ninguna excepción, por lo que hacemos clic en «Siguiente» sin seleccionar nada.
En la pantalla de configuración de la regla final, ingrese un nombre para esta regla en el cuadro de edición «Paso 1: Especifique un nombre para esta regla», luego haga clic en «Finalizar».
La nueva regla se agrega a la lista en la pestaña Reglas de correo electrónico. Haga clic en Aceptar «.
Todos los correos electrónicos que envíe ahora permanecerán en la Bandeja de salida durante la cantidad de minutos que especificó en la regla y luego se enviarán automáticamente.
NOTA: Al igual que con el retraso de un solo mensaje, los mensajes IMAP y POP3 no se enviarán a la hora especificada a menos que Outlook esté abierto.
Cómo determinar el tipo de cuenta de correo electrónico que está utilizando
Si desea saber qué tipo de cuenta está utilizando, haga clic en la pestaña «Archivo» en la ventana principal de Outlook, luego haga clic en «Configuración de la cuenta» y seleccione «Configuración de la cuenta» en el menú desplegable.
La pestaña Correo electrónico del cuadro de diálogo Configuración de la cuenta enumera todas las cuentas que agregó a Outlook y el tipo de cada cuenta.
También puede utilizar un complemento para programar o retrasar mensajes de correo electrónico, como Envíalo después. Hay una versión gratuita y una versión pro. La versión gratuita es limitada, pero proporciona una funcionalidad que no está disponible en los métodos integrados de Outlook. La versión gratuita de SendLater enviará correos electrónicos IMAP y POP3 a la hora especificada, incluso si Outlook no está abierto.