Cómo ordenar o filtrar por color en Google Sheets

En 2020, Google agregó una de las funciones más útiles a Google Sheets; la capacidad de ordenar o filtrar por color.

Esto es algo que los usuarios han podido hacer en Microsoft Excel durante bastante tiempo. Su disponibilidad en Google Sheets significa que es aún más fácil migrar hojas de Excel a una hoja de cálculo en línea.

Si se pregunta por qué es posible que desee ordenar o filtrar por color, considere el escenario en el que configura el formato basado en condiciones. Ordenar de esta manera le permite hacer cosas como ordenar alarmas o clasificaciones por categoría o prioridad en lugar de basarse en números individuales.

Ordenar por color en Hojas de cálculo de Google

Veamos una hoja de trabajo con una lista de calificaciones de los estudiantes que cubren diferentes rangos. En esta hoja de trabajo, hemos configurado el formato basado en condiciones para asignar el código de color correcto a cada rango de grados.

Con una hoja formateada de esta manera, si ordena por columna B, verá las notas ordenadas de A a B, pero no podrá ver claramente qué bloques de notas componen cada grupo de notas.

La mejor forma de hacerlo es ordenar por color.

Para hacer esto:

1. Seleccione Datos en el menú, seleccione Filtrar vistas, luego seleccione Crear una nueva vista filtrada.

2. Para ordenar la lista con todas las notas «A» en la parte superior, puede ordenar por verde. Seleccione el icono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Ordenar por color, Seleccione Color de rellenoy luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso, elija verde claro.

3. El color que seleccione se agrupará y ordenará en la parte superior de la lista.

Puede notar que no puede ordenar por todos los colores, y esto tiene sentido porque los colores no tienen un orden de clasificación.

Sin embargo, si ordena la columna por números, los colores también se organizarán de acuerdo con sus rangos de números. El punto principal de la clasificación por color en Google Sheets es identificar rápidamente un solo grupo de elementos en una lista grande según el formato de las celdas (que generalmente se basa en el formato condicional).

Filtrar por color en Google Sheets

Otro enfoque para agrupar elementos por su color es utilizar la función de filtro. Google Sheets ahora le permite filtrar todos los demás colores excepto el que le interesa.

En listas más grandes, esto es muy útil para agrupar todos los elementos que le interesan mientras elimina el desorden de todos los demás datos.

Para hacer esto, seleccione el icono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Filtrar por color, Seleccione Color de rellenoy luego seleccione el color por el que desea filtrar. En este caso, verde claro.

Una vez que haya filtrado por color, verá todas las filas en las que la columna que filtró es del color que seleccionó. Todas las demás filas con otros colores se filtrarán fuera de la vista.

Es una forma útil de centrarse en grupos de datos, eliminando todo lo que pueda obstaculizar su análisis.

Ordenar o filtrar por color en Google Sheets es un enfoque menos granular que ordenar solo por número, pero a veces es más útil visualizar los datos en categorías o grupos como este.

Ordenar por color de texto en Hojas de cálculo de Google

Del mismo modo que puede ordenar o filtrar los colores de las celdas en Hojas de cálculo de Google, puede hacer lo mismo en función del color del texto. Esto es útil por todas las razones anteriores, pero creó un formato condicional para el color del texto en lugar del color de la celda.

Para ordenar por color de texto:

1. Seleccione Datos en el menú, seleccione Filtrar vistas, luego seleccione Crear una nueva vista filtrada.

2. Para ordenar la lista con todas las notas «A» en la parte superior, puede ordenar por texto verde. Seleccione el icono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Ordenar por color, Seleccione Color de textoy luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso verde oscuro.

3. El color que seleccione se agrupará y ordenará en la parte superior de la lista.

Al igual que en la clasificación de relleno, el color de texto que seleccionó agrupará todos los elementos con ese color de texto en la parte superior de la lista. Todos los elementos de este grupo no están ordenados.

Nuevamente, esta es una buena manera de enfocarse en grupos o categorías de datos específicos. Pero si realmente desea ordenar en orden numérico, tendrá que ordenar por contenido de celda (números) como lo haría normalmente.

Filtrar por color de texto en Google Sheets

También puede filtrar los registros que son de otros colores, dejando solo el grupo cuyo color se desea. Nuevamente, esto es útil con listas muy largas en las que desea filtrar todos los demás valores que no están en el rango o categoría que está buscando.

Para filtrar por color de texto:

1. Seleccione Datos en el menú, seleccione Filtrar vistas, luego seleccione Crear una nueva vista filtrada.

2. Para filtrar la lista de modo que solo las calificaciones «A» aparezcan en la parte superior, puede filtrar por texto verde. Seleccione el icono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Filtrar por color, Seleccione Color de textoy luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso, elija verde oscuro.

3. El color que seleccione se agrupará y se enumerará en la parte superior sin que se muestre ningún otro color de texto.

Esto es especialmente útil para listas muy largas en las que necesita filtrar el «ruido» (todos los demás datos), de modo que pueda concentrarse solo en los datos que le interesan.

Ordenar o filtrar por color en Hojas de cálculo de Google

El uso de la función de clasificación o filtrado en Hojas de cálculo de Google según el color le permite agrupar y organizar los datos. No es como una clasificación o filtrado normal porque no organiza los datos por filas, sino por bloques de filas. Es una excelente manera de categorizar y organizar la información en bloques.

Tiene sus usos si lo usa correctamente siempre que tenga datos formateados condicionalmente.

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