Cómo crear y administrar tareas en Outlook 2013

Si es una de esas personas que tiene una pizarra o un bloc de notas con una lista de tareas pendientes en constante cambio, o si su escritorio y monitores están adornados con notas adhesivas® recordándole eventos importantes, este artículo es para usted.

Outlook le permitirá crear listas de tareas compuestas por tareas, que puede hacer todo tipo de cosas como establecer fechas de vencimiento, recordatorios, categorías, etc. El punto es crear un tipo de lista de tareas más activa con la que pueda interactuar y que lo mantenga honesto.

Trabajar en la vista Tareas

Recientemente discutimos las diversas complejidades de Outlook 2013, por lo que si es nuevo en él, le recomendamos que lea nuestra introducción.

De lo contrario, abra Outlook en la vista Tareas y mire a su alrededor. A primera vista, notará que está bastante vacío y estéril. Esto se debe a que todavía tenemos que llenarlo con la multitud de cosas que tenemos que hacer y los recados que tenemos que hacer.

Como crear y administrar tareas en Outlook 2013

Repasemos y mostremos cómo usar Tareas como un profesional y organicemos más su vida con Outlook. Con un poco de tiempo y trabajo, tendrá un conjunto completo de tareas, que puede configurar para recordarle cuándo deben cumplirse, ¡o incluso puede asignarlas a otra persona!

Agregar tareas

Para comenzar, querrá agregar tareas. Notará que hay una solapa de carpeta familiar a lo largo del lado izquierdo. Puede agregar nuevas carpetas a esta vista y luego organizar de manera eficiente sus tareas en categorías. Incluso puede crear un nuevo grupo de carpetas para que pueda volver a separar sus tareas entre su vida profesional y personal, si es necesario.

Para empezar, notará que hay un grupo de carpetas de tareas llamado Mis tareas y dos subcarpetas de tareas: Lista de tareas y Tareas. Si hacemos clic derecho en la carpeta superior, podemos crear un «Nuevo grupo de carpetas» al que llamaremos Tareas de trabajo.

Puede agregar una tarea rápida haciendo clic en «Haga clic aquí para agregar una nueva tarea» o puede hacer clic en «Nueva tarea» en la cinta de inicio. Consulte la siguiente tarea sin título, a la que puede aplicar una serie de opciones, ver la tarea, sus detalles y administrarla.

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Completemos nuestra tarea un poco con algunos detalles básicos, luego hagamos clic en “Guardar y cerrar”. Puede elegir su fecha de inicio, fecha de finalización (si corresponde), estado, prioridad y porcentaje completado. También puede marcar la casilla «Recordatorio» y hacer que Outlook le notifique cuando vence su tarea.

Ver, editar y actualizar tareas

Después de crear algunas tareas, podemos verlas enumeradas en nuestra vista Tareas. Puede hacer algunos retoques básicos aquí, como cambiar la fecha de vencimiento o asignar una categoría, pero si realmente desea ver y editar, debe hacer doble clic para abrirlo.

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Aquí está nuestra tarea una vez más. Podemos hacer cambios como el estado o la prioridad, o podemos hacer clic en el botón «Detalles».

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Si hay otros detalles asociados con la tarea, puede completarlos aquí. Si bien esto puede no ser relevante para la mayoría de las personas, si está tratando con consultores o contratistas independientes, este es un gran lugar para averiguar cuánto le cuestan aproximadamente.

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Hay algunas otras cosas que podemos mencionar antes de pasar a las recurrencias. Mientras navega a través de la interfaz de tareas, tómese un momento para notar que puede eliminar o reenviar la tarea si decide que no vale la pena continuar o si necesita la entrada de otra persona, respectivamente.

También puede administrar la tarea, como marcarla como completa, asignarla y enviar un informe de estado. Hablaremos de esto en breve. Por ahora, veamos brevemente cómo configurar tareas recurrentes.

Trabajar con tareas recurrentes

Crear una tarea recurrente es como crear una cita recurrente o una reunión recurrente. El cuadro de diálogo que ve cuando hace clic en el botón «Recurrencia» probablemente le resultará bastante familiar.

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Así que aquí está nuestra tarea de «hablar sobre temas de trabajo», que se repite cada semana los miércoles, sin un final a la vista. También tenga en cuenta que incluso si no completa la tarea cuando la tarea se repite, se generará otra.

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Puede anular esto seleccionando la opción «regenerar nueva tarea», que en lugar de repetirse automáticamente el día x, no regenerará la tarea hasta que la tarea actual se marque como completa.

Asignar una tarea a otra persona

¡Tenemos nuestra ‘charla sobre temas de trabajo! »Tarea configurada, ¡solo tenemos que empeñársela a alguien más! Haga clic en el botón «Asignar tarea» en la sección Administrar tarea de la cinta.

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Esto abrirá la tarea como un correo electrónico, que luego puede enviar a otras personas. En este caso, simplemente asignaremos a otra persona la tarea de hablar sobre el trabajo, así que le enviaremos un correo electrónico.

Si desea escribir la dirección en el campo «Para», puede hacerlo, o puede escribir el nombre de la suerte de su libreta de direcciones. ¿No ha configurado una libreta de direcciones? Descubra cómo crear y administrar contactos, incluido cómo importar sus contactos desde Gmail directamente a Outlook.

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Este destinatario recibirá un correo electrónico con la opción «Aceptar» o «Rechazar». No queremos cabrear al jefe, así que seguiremos adelante y tomaremos el trabajo. Además, ¡hablar de temas laborales nunca es mala idea!

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Por último, si los poderes establecidos quieren saber el progreso (o falta de él) de la tarea que se le asigna actualmente. Puede enviarles un informe de estado.

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En general, es más probable que el usuario doméstico medio de Outlook utilice las tareas del hogar mientras hace mandados o tareas domésticas, pero conocer la gama completa de sus habilidades es útil. Ahora pasemos al resto de la cinta de Inicio y hablemos sobre lo que puede hacer para administrar la tarea desde allí.

Gestión de tareas y clasificación por vista

Durante su semana, algunas tareas se completarán y otras no. Los que ha completado, puede marcarlos como completados y olvidarse de ellos. Pero aquellos a los que no tiene acceso tendrán que ser administrados de alguna manera o, de lo contrario, tendrá una lista de tareas pendientes en constante crecimiento.

Hay varias formas de gestionarlos. Echemos un vistazo a esta área de la cinta y luego mostremos cómo aprovechar al máximo estas herramientas.

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Al hacer clic en el botón «Eliminar de la lista», se marcará como completado y se eliminará de la lista. Si Outlook tiene un problema, por ejemplo, si la tarea es recurrente o incompleta, le preguntará qué desea hacer al respecto.

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También puede trabajar directamente con las tareas que ve en su lista de tareas. Consulte la siguiente captura de pantalla para obtener más detalles. Verá que puede simplemente hacer clic en el icono de la bandera para marcarlo como completo, o puede hacer clic con el botón derecho para ver sus opciones de seguimiento.

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Aquí, en la siguiente captura de pantalla, ve que nuestra tarea ‘sentarse y ver fútbol con los pies en el aire’ está programada para mañana, pero también la hemos marcado para seguimiento la próxima semana. Básicamente, la creación de una tarea de seguimiento la duplica durante el tiempo que sea conveniente para que finalmente la complete. En ese caso, podríamos marcar la tarea de mañana como completa o eliminarla, pero esa tarea duplicada aún vence la próxima semana.

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Tenga en cuenta que puede realizar un seguimiento de las tareas desde uno de los cinco intervalos preestablecidos, o puede crear un rastreador personalizado.

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Finalmente, cambiar su vista puede ayudarlo a dividir muchas tareas. Si no se muestra en la cinta, puede hacer clic en el botón «Editar vista» y verá estas opciones.

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Así es como podría verse una lista simple. La vista no distingue entre categorías o estados de finalización, ni nada más. Simplemente presenta todas sus tareas pasadas, presentes y futuras en una vista simple.

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Por otro lado, si clasificamos nuestra vista en tareas activas, vemos que las cosas se reducen enormemente para nosotros.

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¡Nunca olvide cambiar la vista de las tareas para ordenarlas u ocultarlas rápidamente para obtener el máximo potencial de productividad!

Opciones de tareas

Finalmente, familiaricémonos o revisemos las opciones de tareas. Las opciones de la tarea le permitirán cambiar la configuración y cambiar su comportamiento y apariencia. Puede acceder a ellos desde el menú Archivo, haciendo clic en «Opciones -> Tareas».

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Puede configurar opciones para recordatorios de tareas con fechas de vencimiento, colores de tareas vencidas y completadas, horas de trabajo y otras configuraciones simples. Entonces, si desea que las tareas atrasadas sean de color azul brillante o desea recordatorios predeterminados al final del día en lugar de comenzar, puede realizar los cambios aquí.

Como puede ver, Outlook está resultando ser una aplicación muy completa, ¡y ni siquiera hemos hablado de calendario y notas todavía! Esperamos que pueda usar Tareas para mejorar sus habilidades organizativas algunas muescas. Son realmente fáciles de configurar y asignar, y es bueno tener estos recordatorios y ver cómo se van marcando lentamente todas las cosas de tu lista.

Mientras tanto, nos encantaría saber de ti. ¿Tiene alguna pregunta o comentario que le gustaría dejarnos? Dirígete a nuestro foro de discusión y comienza.

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