El uso de una lista desplegable en Excel puede reducir considerablemente el tiempo que lleva insertar datos en una hoja de calculo. Afortunadamente, crear una lista desplegable en Excel es muy fácil.
Hay varios métodos para hacer esto, desde simples hasta avanzados. Aprenderás todas las formas de hacerlo en este artículo.
Crear lista desplegable en Excel: método simple
La forma más fácil de crear una lista desplegable en Excel es ingresar la lista manualmente. Esto es ideal para situaciones en las que solo necesita una lista desplegable en una celda y no necesita actualizarla con frecuencia.
Por ejemplo, si está enviando un archivo a personas donde desea que completen varios campos, y un campo tiene una lista simple de opciones, este método es ideal.
Para crear una lista desplegable usando el método simple:
1. Seleccione la celda o celdas donde desea crear su lista.
2. Seleccione Detalles del menú y seleccione Validación de datos en la cinta
3. Esto abrirá una ventana de Validación de datos. Seleccione la lista desplegable bajo Permitir y seleccione Lista.
4. Esto le permite escribir manualmente los elementos que necesita en su lista. Simplemente escriba cada elemento en el Fuente campo con cada elemento separado por comas.
5. Seleccione De acuerdo. Ahora verá que la celda que seleccionó al lado tiene una flecha hacia abajo. Cuando seleccione esta flecha, verá todos los elementos que escribió en esta lista.
Si bien esta es la forma más rápida de crear una lista desplegable en Excel, también es difícil de mantener. Para modificar la lista debe volver a la configuración de validación y actualizar el campo Fuente.
Si crea muchos de estos tipos de listas desplegables en Excel, puede llevar mucho trabajo modificarlas. Por eso es importante usar este método solo para celdas individuales y para listas que no espera cambiar.
Crear lista desplegable en Excel: uso de rango
Si desea una solución más flexible, puede obtener elementos para su lista de rango de otras celdas en Excel.
Para hacer esto:
1. Primero, haga una lista de todos los elementos que necesita en su lista en cualquier columna de celdas. Puede agregarlos a la hoja de cálculo actual o a cualquier otra hoja.
2. Repita el proceso anterior para seleccionar la celda y abrir la ventana Validación de datos. Establezca el campo Permitir en Lista. Esta vez, en lugar de escribir algo en el campo Fuente, seleccione el icono de flecha hacia arriba a la derecha de este campo. Esta es la opción de selección de rango que le permite seleccionar el área desde la que desea extraer sus listas.
3. Verá la ventana de Validación de datos desplegable para que pueda ver la hoja completa. Arrastre el puntero del mouse hacia abajo por el rango completo de celdas que cubren cada uno de los elementos de la lista que desea incluir. Cuando haya hecho esto, seleccione el icono de flecha hacia abajo a la derecha del campo seleccionado. Esto expandirá la ventana Validación de datos nuevamente.
4. Verá que el rango que ha seleccionado ahora aparece en el campo Fuente. Solo elige De acuerdo aceptar estos arreglos.
5. Ahora, cuando seleccione la flecha desplegable a la derecha de la celda que ha configurado como una lista desplegable, verá todos los elementos incluidos en el rango que acaba de seleccionar.
Lo bueno de este enfoque es que puede modificar cualquiera de los elementos de esa lista simplemente modificando cualquier celda del rango. Cualquier cambio que realice actualizará todas las listas desplegables que creó cuando seleccionó este rango como fuente.
Este método es mejor cuando lo desea formato de muchas celdas en el menú desplegable utilizando los mismos elementos de la lista. Puede controlar el contenido de un solo rango de elementos para cada una de las listas, sin importar cuántos haya.
Agregar elementos a su lista
Además de cambiar los elementos de su rango para actualizar sus listas, también puede agregar nuevos elementos. No podrá agregar un elemento al final del rango, porque su selección de rango está limitada por las celdas inicial y final que ha seleccionado.
En su lugar, deberá enviar una nueva entrada en algún lugar en el medio del rango. Excel actualizará dinámicamente su selección de rango en la configuración de validación de datos para tener en cuenta el nuevo rango que ha ampliado en una celda.
Para hacer esto:
1. Haga clic derecho en cualquier celda en su rango de origen y seleccione insertar del menú desplegable.
2. En la pequeña ventana de selección, seleccione Desplazar celdas hacia abajoy seleccione De acuerdo. Esto cambiará todas las celdas en el rango a una, insertando una celda en blanco donde seleccionó.
3. Escriba el nuevo elemento que desea insertar en la celda vacía que creó.
Ahora, cuando seleccionas el icono de flecha hacia abajo a la derecha de la celda de la lista desplegable que creó, verá el nuevo elemento que ingresó en el rango.
Esta es una manera fácil de agregar nuevos elementos a su lista desplegable, pero requiere algunos pasos adicionales. Ciertamente, no es tan simple como agregar un nuevo artículo al final de su rango.
Si quieres hacer eso, solo tienes que cambiar la forma en que configuraste el validación de datos a tu alcance. Puede aprender cómo hacer esto en la siguiente sección.
Agregar artículos a su lista dinámicamente
Para una forma más conveniente de agregar elementos a su lista desplegable escribiendo el nuevo elemento al final de su rango de configuración, deberá usar el DESPLAZAMIENTO función.
Con la celda de la lista desplegable seleccionada, seleccione Detalles del menú y Validación de datos de la cinta.
En la ventana Validación de datos, cambie Origen a:
= COMPENSACIÓN ($ E $ 1,0,0, CONTARA ($ E: $ E), 1)
Cambio $ E $ 1 y $ E: $ E dentro la formula use la letra de la columna en la que ingresó su lista de artículos. Seleccione Aceptar para confirmar esta nueva configuración de validación de datos.
Así es como funciona la fórmula:
- Los argumentos 0 en la función OffSET le dicen que no aplique ningún desplazamiento a columnas o filas.
- La salida de la función COUNTA le dice a la función OFFSET la altura del rango.
- La función COUNTA cuenta el número de celdas no vacías en la columna que contiene su rango.
Ahora, cada vez que agrega un nuevo valor a esa columna, el parámetro de altura de la función OFFSET aumenta en uno y la función OFFSET devuelve el rango completo, actualizado para incluir su nueva entrada.
Para ver esto en acción, simplemente agregue una nueva entrada a su rango de artículos. Seleccione la flecha desplegable a la derecha de su celda desplegable y verá que su nueva entrada aparece en la lista desplegable.
Tenga en cuenta que es posible que deba usar la barra de desplazamiento derecha si su lista de artículos es larga.
Eliminar lista desplegable en Excel
Finalmente, si alguna vez desea eliminar la opción desplegable de cualquiera de las celdas en las que configuró esto, seleccione esa celda y vuelva a abrir la ventana Validación de datos.
Cambiar el Permitir pasado eso Algún valor y seleccione De acuerdo.
Cuando cambie esta configuración, verá que la celda vuelve a su estado normal.
Creación de listas desplegables en Excel
Crear una lista desplegable en Excel es fácil y tiene muchas opciones para elegir. El método que elija depende de cuántas celdas planea habilitar con una sola lista de elementos y qué tan flexible desea que sea la lista de elementos. Si tiene la intención de cambiar los elementos de la lista con frecuencia, definitivamente use el enfoque dinámico.