Cómo administrar el archivado automático en Outlook 2010

Si desea mantener Outlook 2010 limpio y ejecutarse más rápido, una forma es configurar la función Autoarchivar. Hoy le mostramos cómo configurar y administrar la función en Outlook 2010.

El uso de Autoarchivar le permite administrar el espacio en su buzón o en el servidor de correo moviendo elementos más antiguos a otra ubicación en su disco duro.

Habilitar y configurar el archivado automático

En Outlook 2010, Autoarchivar no está habilitado de forma predeterminada. Para activarlo, haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage, luego haga clic en Opciones.

Como administrar el archivado automatico en Outlook 2010

Se abre la ventana Opciones de Outlook, luego haga clic en Avanzado y luego en el botón Configuración de archivo automático.

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Se abre la ventana Autoarchivar y notará que todo está atenuado. Marque la casilla junto a Ejecutar archivado automático cada …

Nota: Si selecciona la opción Eliminar elementos antiguos de forma permanente, los correos electrónicos no se archivarán.

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Ahora puede elegir los parámetros de gestión de la función de archivo automático. Seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute, pregunte antes de que se ejecute la función, dónde mover los elementos y otras acciones que desee realizar durante el proceso. Después de realizar sus selecciones, haga clic en Aceptar.

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Configurar carpetas individuales manualmente

Para tener más control sobre las carpetas archivadas individuales, haga clic con el botón derecho en la carpeta y haga clic en Propiedades.

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Haga clic en la pestaña Autoarchivar y elija la configuración que desea cambiar para esta carpeta. Por ejemplo, es posible que no desee archivar una carpeta determinada o mover datos archivados a una carpeta específica.

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Si desea archivar y hacer una copia de seguridad de un elemento manualmente, haga clic en la pestaña Archivo, Herramientas de limpieza y luego haga clic en Archivar.

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Haga clic en el botón de radio junto a Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas. Seleccione la carpeta que desea archivar. En este ejemplo, queremos archivar esta carpeta en una ubicación específica propia.

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Los archivos .pst se guardan en su carpeta de documentos y si necesita acceder a ellos más tarde, puede hacerlo.

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Después de configurar Autoarchivar, puede buscar elementos en los archivos archivados. En el panel de navegación, expanda la carpeta Archivos en la lista. A continuación, puede consultar y acceder a sus mensajes.

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También puede acceder a él haciendo clic en la pestaña Archivo Abrir y luego en Abrir archivo de datos de Outlook.

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Luego, puede buscar el archivo archivado que desea abrir.

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Archivar correos electrónicos antiguos es una buena manera de mantener un buzón limpio y agradable, acelerar su experiencia de Outlook y ahorrar espacio en el servidor de correo. La otra ventaja es que puede configurar sus archivos de correo electrónico y carpetas específicas para satisfacer sus necesidades de correo electrónico.

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