Las presentaciones de diapositivas son una forma intuitiva de compartir ideas complejas con una audiencia, aunque son aburridas y frustrantes cuando se ejecutan mal. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacer que sus presentaciones de Microsoft PowerPoint se destaquen y, al mismo tiempo, evitar los errores más comunes.
Empiece con una meta
Todo comienza con la identificación de lo que estamos tratando de lograr con la presentación. ¿Es informativo, una muestra de datos en un medio fácil de entender? ¿O es más un lanzamiento, algo destinado a persuadir y convencer a una audiencia y llevarla a un resultado en particular?
Aquí es donde la mayoría de estas presentaciones fallan con la incapacidad de identificar los puntos de conversación que mejor apoyan nuestro objetivo. Comience siempre con un objetivo en mente: entretener, informar o compartir datos de una manera fácil de entender. Utilice hechos, cifras e imágenes para respaldar su conclusión sin perder de vista la estructura (¿Dónde estamos ahora y hacia dónde vamos?).
Me ha resultado útil empezar por el final. Una vez que sé cómo terminar una presentación, sé cómo lograrlo mejor. Comienzo identificando la comida para llevar, esa pepita que quiero implantar antes de agradecer a todos por su tiempo, y trabajo al revés para encontrar la mejor manera de hacerlo realidad.
Su kilometraje, por supuesto, puede variar. Pero siempre será una buena idea dedicar tiempo a las primeras etapas para no volver a trabajar grandes partes de la presentación más adelante. Y comienza con un objetivo definido.
Menos es más
Una presentación de diapositivas no incluye todo. Es una introducción a un tema, un tema que podemos desarrollar hablando. Todo lo que sea innecesario es una distracción. Hace que la presentación sea menos atractiva e interesante, y te hace quedar mal como presentador.
Esto se aplica tanto al texto como a las imágenes. No hay nada peor, de hecho, que una serie de diapositivas donde el presentador simplemente las lee tal como aparecen. Su audiencia puede leer, y es muy probable que hayan terminado con la diapositiva y navegando por Reddit mucho antes de que usted haya terminado. Evite poner texto literal en la pantalla y su audiencia se lo agradecerá.
Considere su tipo de letra
Desde el principio, solo vamos a decir que Papyrus y Comic Sans deberían estar prohibidos de todas las presentaciones de PowerPoint, de forma permanente. Más allá de eso, vale la pena considerar qué tipo de letra está utilizando y qué dice sobre usted, el presentador y la presentación en sí.
Considere priorizar la legibilidad sobre la estética y evite fuentes sofisticadas que podrían ser una distracción más que cualquier otra cosa. Una buena presentación necesita dos fuentes: una serif y una sans-serif. Utilice uno para los títulos y otro para el cuerpo del texto, listas, etc. Mantenlo simple. Veranda, Helvetica, Arial e incluso Times New Roman son opciones seguras. Cíñete a los clásicos y es difícil estropear este demasiado.
Haz que las bolas cuenten
Llega un punto en el que las pulgas se vuelven menos una ayuda visual y más un examen visual.
Los chips deben apoyar al orador, no abrumar a su audiencia. De hecho, las mejores diapositivas tienen poco o ningún texto. Como presentador, es nuestro trabajo hablar sobre temas complejos, pero eso no significa que tengamos que destacar todos los puntos de conversación.
En su lugar, piense en cómo puede dividir listas grandes en tres o cuatro viñetas. Piense detenidamente si necesita utilizar más viñetas o si puede combinar varios temas en un solo punto. Y si no puede, recuerde que nadie limita la cantidad de diapositivas que puede tener en una presentación. Siempre es posible dividir una lista de 12 puntos en tres páginas de cuatro puntos cada una.
Limita el uso de transiciones
La animación, cuando se usa correctamente, es una buena idea. Rompe las partes lentas de una presentación y agrega acción a los elementos que la necesitan. Pero debe usarse con prudencia.
Agregar una transición que borra de izquierda a derecha entre cada diapositiva o anima cada viñeta en una lista, por ejemplo, comienza a ser abrumador para aquellos que se ven obligados a aguantar la presentación. Los espectadores se aburren rápidamente y las animaciones destinadas a resaltar elementos específicos se vuelven rápidamente abrumadoras.
No significa que no pueda usar animaciones y transiciones, solo que debe elegir sus lugares. Apunta solo a un puñado de estas transiciones para cada presentación. Y utilícelos en lugares donde se agregarán a la demostración, sin dañarla.
Omitir texto siempre que sea posible
A veces, las imágenes cuentan una mejor historia que el texto. Y como presentador, su objetivo es describir los puntos en detalle sin obligar a los usuarios a leer mucho. En estos casos, una imagen bien diseñada, como un gráfico, podría transmitir mejor la información que está tratando de compartir.
La imagen correcta agrega atractivo visual y sirve para dividir las secciones más largas y ricas en texto de la presentación, pero solo si usa las imágenes correctas. Una sola imagen de alta calidad puede marcar la diferencia entre un acierto y un error al conducir en un punto específico de su hogar.
Al revisar el texto, no piense solo en términos de viñetas y párrafos. Las tablas, por ejemplo, a menudo son innecesarias. Considere si podría presentar los mismos datos en un gráfico de barras o de líneas.
Piensa en color
El color es interesante. Evoca ciertos sentimientos y agrega atractivo visual a su presentación en su conjunto. Estudios muestran este color también mejora el interés, la comprensión y la retención. Debe ser una consideración cuidadosa, no una ocurrencia tardía.
No es necesario ser diseñador gráfico para utilizar bien los colores en una presentación. Lo que hago es buscar las paletas que me gustan y luego encontrar formas de usarlas en la presentación. Hay varias herramientas para esto, como Adobe Color, Enfriadores, y ColorHunt, Sólo para nombrar unos pocos. Después de encontrar una paleta que le guste, piense en cómo funciona con la presentación que está a punto de hacer. Los pasteles, por ejemplo, evocan sentimientos de libertad y luz, por lo que probablemente no sean la mejor opción cuando se presentan ingresos trimestrales que no dieron en el blanco.
También vale la pena mencionar que no es necesario utilizar todos los colores de la paleta. Muchas veces puedes arreglártelas con solo dos o tres, aunque realmente tienes que pensar en cómo funcionan todos juntos y qué tan fáciles de leer cuando se colocan en capas. Una regla simple aquí es que el contraste es tu amigo. Los colores oscuros funcionan bien con fondos claros y los colores claros funcionan mejor con fondos oscuros.
Echa un vistazo hacia arriba y hacia abajo
Dedique tiempo al clasificador de diapositivas antes de terminar su presentación. Al hacer clic en los cuatro cuadrados en la parte inferior izquierda de la presentación, puede echar un vistazo a través de varias diapositivas a la vez y ver cómo funcionan juntas. También puede hacer clic en «Ver» en la cinta y seleccionar «Clasificador de diapositivas».
¿Estás presentando demasiado texto a la vez? Mueve una imagen. ¿Podría un conjunto de diapositivas beneficiarse de un gráfico o resumen antes de pasar a otro punto?
Aquí es donde tenemos la oportunidad de ver la presentación más allá del punto de vista de una sola diapositiva y pensar en cómo encaja cada diapositiva, o si encaja en absoluto. Desde esta vista, puede reorganizar las diapositivas, agregar más o eliminarlas por completo si descubre que no avanzan la presentación.
La diferencia entre una buena presentación y una mala es realmente una cuestión de preparación y ejecución. Aquellos que se apegan al proceso y planifican cuidadosamente, no solo la presentación en su conjunto, sino cada diapositiva, son los que tendrán éxito.
Bono: comience con modelos
Esto me lleva a mi último (medio) punto: en caso de duda, simplemente compre una plantilla y úsela. Puede encontrarlos en toda la web, sin embargo Mercado creativo y GráficoRío son probablemente los dos mercados más populares para este tipo de cosas. No tenemos todas las habilidades para diseñar y realizar una presentación eficaz. Y aunque una plantilla de PowerPoint prediseñada no lo convertirá en un mejor presentador, aliviará la ansiedad de crear una presentación de diapositivas visualmente atractiva.