6 consejos avanzados de Google Drive que quizás no conozcas

Google Drive se ha convertido en un gran competidor para Microsoft Office 365 para almacenamiento en la nube y software de oficina. Una de las razones de su popularidad es que puede familiarizarse con los conceptos básicos muy rápidamente.

Si bien los conceptos básicos pueden ser fáciles de aprender, muchas de las mejores características pasan desapercibidas. De hecho, hay docenas de funciones ocultas en los menús de Hojas de cálculo, Documentos y Google Drive.

Ya sea que esté buscando aumentar su productividad, desee saber cómo encontrar archivos más rápido o desee consejos para administrar sus copias de seguridad en la nube, Google Drive será más poderoso con algunos consejos avanzados de Google Drive; hemos seleccionado los mejores. debajo. .

Utilice herramientas de búsqueda avanzada

Uno de los mayores problemas que encontrará al usar Google Drive con más frecuencia es la búsqueda de archivos. Afortunadamente, Google Drive tiene algunas funciones de búsqueda avanzada que puede utilizar para localizar archivos.

Pinchalo barra de búsqueda y haga clic en Más herramientas de investigación. Ahora tiene una larga lista de herramientas disponibles para refinar su búsqueda. Por ejemplo, puede elegir un tipo de archivo; esto incluye todo, desde fotos y presentaciones hasta archivos y carpetas .zip. También puede buscar propietario, lo que resulta útil para encontrar contenido compartido.

Este es solo el comienzo. También puede filtrar los resultados en función de los últimos archivos modificados y también filtrar por el texto que se encuentra en el archivo. Por ejemplo, si escribió un artículo sobre una receta específica, pero solo recuerda un ingrediente que anotó en el artículo, puede encontrar la receta simplemente escribiendo el ingrediente en sí.

Acceda al historial y restaure copias de seguridad en Google Docs & Sheets

Google Docs y Google Sheets se guardarán automáticamente a medida que continúe trabajando en su documento. Sin embargo, muchas personas no saben que puede hacer clic en el Todos los cambios guardados en Drive texto para ver y restaurar revisiones pasadas.

Google Drive guardará automáticamente todos los cambios desde el principio de los tiempos, siempre que haya creado el archivo por primera vez en Google Drive. Y con solo un botón, puede restaurar versiones antiguas. También puede desplazarse por las revisiones anteriores y hacer clic en cada una para resaltar los cambios.

Esto puede resultar útil al eliminar texto antiguo que necesitará de nuevo en el futuro, o si necesita comprobar las ediciones anteriores para ver si falta algún detalle. También puede hacer clic en cualquier revisión anterior y cambiarle el nombre para que sea más fácil de encontrar y administrar en el futuro.

Restringir los permisos a determinadas celdas en Hojas de cálculo de Google

Es muy fácil compartir archivos de Google Sheets y Docs para colaborar con otros. Hacer clic Archivo> Compartir> Obtener enlace para compartir. Sin embargo, tan pronto como establezca los permisos para que cualquier persona con este enlace pueda editar su documento, puede realizar cambios en absolutamente cualquier cosa de forma predeterminada.

En Google Sheets y, con suerte, en Google Docs en el futuro, puede bloquear manualmente ciertas secciones para que nadie más que el propietario original pueda editarlas. Esto puede ser muy útil cuando está trabajando en un documento con un grupo grande, pero necesita ciertos rangos protegidos de una eliminación accidental.

Para comenzar, haga clic y arrastre el área que desea proteger, haga clic con el botón derecho y luego haga clic en Protege la estufa. A partir de ahí, se abrirá un nuevo panel en el lado derecho de su pantalla. Dale a la playa una descripción para que puedas entender de qué se trata más tarde, luego haz clic en Definir permisos.

Ahora puede configurar el rango para que sea editable solo por el propietario, lo cual es útil para columnas y filas ancladas. También puede establecer permisos para personas específicas por correo electrónico, lo cual es útil si desea bloquear ciertas páginas o filas para diferentes tareas.

Cree rápidamente contenido nuevo con enlaces rápidos

Si desea crear rápidamente un documento sin visitar Google Drive y pasar por la interfaz de usuario, puede ahorrar tiempo escribiendo la siguiente dirección en la barra de direcciones de su navegador. Asegúrese de haber iniciado sesión en la cuenta de Google correcta antes de hacer esto.

  • Doc.nuevo – Nuevo proyecto de Google Docs
  • Sábanas.nuevo – Nuevo proyecto de Google Sheets
  • Presentación.nuevo – Nueva presentación de Google
  • Sites.new – Nuevo proyecto de Google Sites

Después de usar estos enlaces solo una vez, volverán a aparecer como sugerencias la próxima vez que los escriba en la barra de direcciones de su navegador. Por lo tanto, crear un documento nuevo puede ser tan fácil como escribir re en la barra de direcciones de su navegador.

Tenga en cuenta que deberá mover el documento a una carpeta más adelante si desea organizar mejor sus archivos.

Convierta Word a PDF o PDF a documento de Word

Una vez que haya terminado con un documento de Google Docs, puede convertirlo en PDF muy fácilmente. Simplemente haga click Archivo> Descargar> PDF. También hay muchas opciones aquí para otros formatos de archivo, incluidos texto sin formato (.txt), publicación EPUB (.epub) y archivo de Microsoft Word (.docx).

También puede hacerlo al revés descargando un archivo .PDF a su reproductor, luego haciendo clic en él para abrir la vista previa, luego haciendo clic en Abrir con Google Docs. El resultado que obtenga en Google Docs dependerá de cómo se creó el archivo .PDF, pero a veces podrá editar el texto en el PDF y también editar otros elementos.

A veces, la importación puede aparecer simplemente como una página en blanco. Esto suele ocurrir si una imagen se ha convertido a PDF. Una vez que se completen los cambios, simplemente haga clic en Expediente y elija un tipo de archivo apropiado.

Crea fácilmente dibujos o diagramas

Probablemente sea mejor usar una herramienta de terceros si necesita gráficos detallados, pero si necesita hacer clic rápido Insertar puede ser una forma rápida de crear un dibujo.

Tiene las herramientas que necesita para dibujar, crear formas básicas, agregar texto e importar otras imágenes. Incluso hay herramientas para cambiar la posición y el tamaño de las formas y alinear las formas para lograr simetría. Una vez que haya terminado, puede hacer clic en guardar y cerrar y se importará a su documento. Esta función está disponible en todo el conjunto de aplicaciones de Google Drive.

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