Google Calendar es una de las funciones más subestimadas proporcionadas por el gigante de los motores de búsqueda. La gente tiende a usarlo como un calendario regular sin darse cuenta de que es una aplicación interactiva que se puede usar de muchas maneras útiles.
Por ejemplo, puede usar Google Calendar para crear una alerta durante una reunión. La alerta informará automáticamente a otros participantes en la reunión cuando llegue tarde a una conferencia grupal. A continuación se detallan los pasos para activar esta función en su Google Calendar.
Notificar a sus colegas
Abre el calendario de Google aplicación e inicie sesión en su cuenta de Google. Esto mostrará toda la información que tiene Google con respecto a sus fechas y citas.
Si usa Google Calendar en su computadora, debería aparecer su horario, completo con una lista de personas que se unirán a usted para la reunión y los medios para ponerse en contacto con ellos.
Seleccione entre las tres opciones de “Ir”: sí, no y tal vez.
Haga clic en el icono «Enviar correo electrónico a los invitados» en la esquina superior derecha.
Redacte un correo electrónico para enviar a los otros huéspedes explicando su llegada tardía.
Alternativamente, puede tocar el ícono del lápiz en la parte superior de la notificación de su evento. Esto lo llevará a una página con una variedad de opciones para modificar los eventos. Haga clic en «Agregar nota/invitados» para enviar un mensaje a otros miembros del grupo con respecto a su llegada tardía.
A través de la aplicación de Android
Vaya a su aplicación Google Calendar en su teléfono Android.
Seleccione «Configuración -> General -> Respuestas rápidas».
Elija uno de los mensajes preestablecidos o cree uno nuevo.
Toque «Enviar correo electrónico a los invitados» en el menú de notificación. Esto le ahorrará el tiempo de contactar a cada miembro del grupo individualmente.
Aplazamiento de la reunión
Es posible que tenga que posponer la reunión por completo si no solo llega tarde sino que no puede asistir a la reunión. En ese caso, Google Calendar permite que otros miembros del grupo den su opinión sobre qué hora futura funcionará mejor para ellos como la nueva hora de la reunión.
Simplemente cree un nuevo evento y agregue todos los miembros de la reunión al grupo. Ahora toca los horarios sugeridos debajo de cada uno de los nombres de tus invitados. Aparecerá un menú desplegable que revela la lista de horas en las que todos los invitados pueden tener otra reunión.
Conclusión
Además de notificar a los demás que llegará tarde, generalmente se considera una cortesía común enviarles un mensaje, que también se puede preestablecer mediante Google Calendar. El mensaje puede ser cualquier cosa, desde una oración breve para que los demás sepan que llegarás tarde, hasta una explicación del motivo de tu tardanza o simplemente una disculpa. El objetivo principal es permitir que los demás participantes de la reunión sepan que te han retrasado para que puedan decidir si comienzan o no sin ti.