Si bien hay una variedad de suites de productividad basadas en la nube disponibles, no siempre son las más fáciles de usar o incluso las más seguras. A menudo, todas las aplicaciones funcionan de forma independiente y tampoco se puede acceder a todas desde un panel. ONLYOFFICE Workspace Cloud busca cambiar todo esto al ofrecer una suite de oficina en línea completa, perfecta para la colaboración en equipo e incluso para personas que trabajan desde casa. Hace poco tuve el placer de tomar Nube de espacio de trabajo de ONLYOFFICE para una prueba de manejo yo mismo para esta revisión.
Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a ONLYOFFICE. Los contenidos y opiniones reales son los únicos puntos de vista del autor, quien mantiene la independencia editorial incluso cuando una publicación está patrocinada.
Descripción general de ONLYOFFICE
Si bien al principio parece mucho para asimilar, todas las funciones son tan intuitivas que puede sumergirse de inmediato. Si alguna vez usó Google Workspace o Microsoft 365, las cosas pueden sentirse un poco similares. Sin embargo, descubrí que ONLYOFFICE es más rápido, más intuitivo y más fácil de usar en general.
Si bien profundizaré más en las funciones y los módulos, aquí hay una breve descripción general de lo que puede esperar de este conjunto de productividad y colaboración en línea:
- Editores de documentos colaborativos, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones
- Gestión y uso compartido de proyectos
- CRM
- Correo electrónico
- Mensajería
- Herramientas comunitarias (blogs, eventos, wikis, foros, etc.)
- Calendario
- Controles de seguridad
- Acceso multiplataforma (Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS)
Todo lo que un equipo necesita para trabajar bien en conjunto está incluido y accesible desde un solo panel. Sinceramente, me sorprendió lo fácil que es saltar de una cosa a otra y lo bien que se une todo.
El tablero definitivo
Si bien podría señalar numerosas cosas que disfruté mucho de ONLYOFFICE Workspace Cloud, mi favorito en general es fácilmente el panel de control. De alguna manera, todo está en un solo lugar, pero no es un desorden complicado y desordenado.
Cuando crea una cuenta, también crea su propio subdominio. Puede invitar a otros usuarios a ese dominio para que todos trabajen en el espacio personal de su organización. Usarás ese dominio para iniciar sesión. Por ejemplo, creé crystalMTEtest.onlyoffice.com para mi revisión.
Cuando inicia sesión por primera vez, se le presenta el tablero principal. Esto le ayuda a empezar en segundos.
También puede usar el «menú Elegir» para saltar a diferentes aplicaciones rápidamente. Como puede ver, todo se explica por sí mismo con íconos grandes.
Una vez que esté en un módulo, como Documentos, todas sus opciones para ese módulo están perfectamente organizadas a un lado, y puede usar el menú para saltar a otro módulo en cualquier momento.
La navegación se mantiene así de simple sin importar lo que estés haciendo. Si desea algo que sea fácil de aprender y aprender para su equipo, ONLYOFFICE es una buena opción.
Creación y uso de documentos
En general, crear, editar y usar documentos se siente similar a Google y Microsoft. Esto le da un diseño familiar. Sin embargo, los documentos parecían guardarse más rápido. Hablando de guardar, se admiten los formatos actuales de Microsoft, como .docx y .xlxs. También puede guardar en PDF, formatos OpenDocument y formatos específicos de tipo de documento. Por ejemplo, puede guardar hojas de cálculo como .csv y documentos como archivos .rft.
Al trabajar con clientes, muchos de ellos me prefieren para guardar, compartir y enviar documentos utilizando los formatos anteriores de Microsoft, como .doc y .xls. Me encantaría ver esos formatos soportados aquí, pero esa es una queja menor. Pero es bueno ver que ONLYOFFICE hace un trabajo mucho mejor con la compatibilidad que Google, que no convierte a los formatos de Microsoft tan bien como debería.
Puede crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Todo lo que crea se enumera en el módulo Documentos para facilitar el acceso. Además, cada interfaz está bien diseñada para ayudarlo a concentrarse en la creación, no en buscar cosas.
También me encantaron los menús de acceso rápido en Hojas de cálculo.
Si alguna vez ha usado PowerPoint, Presentations será muy fácil de usar.
La mejor parte es que todos estos permiten la colaboración y edición en tiempo real. No hay necesidad de compartir de ida y vuelta.
Explorando Módulos
Si bien Documentos es increíblemente útil y rico en funciones, ese es solo el comienzo de ONLYOFFICE Workspace Cloud. Los equipos también necesitan herramientas de comunicación, un calendario y más.
Proyectos funciona bien para unir cosas. Puede establecer tareas, adjuntar documentos, establecer hitos e incluso registrar el progreso. Puede asignar usuarios a proyectos para que puedan ver rápidamente lo que necesitan hacer y lo que ya se ha logrado.
Gracias a las plantillas de proyectos, puede comenzar aún más rápido. Personalmente, me gustó la adición del seguimiento del tiempo, la función de informes e incluso los gráficos de Gannt. Esto lleva la gestión de proyectos de básica a mucho más eficiente y efectiva.
El calendario ofrece un enfoque codificado por colores para administrar tareas y tareas pendientes. Vea cuándo vencen las tareas en función de diferentes proyectos. Incluso verá detalles de los clientes si necesita contactarlos, próximos eventos, cumpleaños y más.
La comunicación no podría ser más sencilla con el correo electrónico integrado, la mensajería y un conjunto de herramientas comunitarias. El módulo de correo electrónico es simple pero le brinda todo lo que necesita para administrar su bandeja de entrada.
Me sorprendieron gratamente todas las características del módulo CRM integrado. Puede agregar nuevos contactos manualmente, a través de formularios, hojas de cálculo, etc. Además, puede realizar un seguimiento de las ventas, obtener recordatorios para los contactos y todo lo que necesita para realizar un seguimiento de sus clientes.
Con Talk, puede entablar una conversación fácilmente mediante un cliente de chat basado en la web. Todos los contactos de su grupo se agregan automáticamente.
El módulo de la comunidad se siente como un tablero de mensajes de la empresa y fomenta una mayor colaboración y socialización. Agregue blogs, foros, anuncios, eventos y prácticamente cualquier cosa que necesite.
Es una suite de colaboración completa para equipos de todos los tamaños. Realmente es difícil pedir más.
Configuración y seguridad
Naturalmente, nada de esto es útil si puede personalizar la configuración y mantener seguras las comunicaciones y los documentos. Todas las configuraciones que necesita están en un solo lugar, lo que hace que la administración sea sorprendentemente fácil.
Algunas cosas que puede hacer incluyen:
- Personaliza tu portal con tu marca y elige qué módulos quieres usar
- Establezca niveles de acceso de seguridad, dominios confiables, 2FA, requisitos de contraseña, registros de auditoría e historial de inicio de sesión
- Migra tu portal a un servidor más cercano
- Establecer copias de seguridad (opciones automáticas y manuales)
- Configurar integraciones, incluidas aplicaciones de terceros, como redes sociales y DocuSign
La seguridad y la privacidad son una prioridad para ONLYOFFICE. Si bien puede usar la opción de la nube, hay disponible una opción autoalojada para tener el máximo control sobre sus archivos y comunicaciones. Puede usar AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS y solicitudes de permisos de documentos para un portal más seguro.
Variedad de Planes
ONLYOFFICE Workspace Cloud ofrece tres planes en la nube para satisfacer mejor sus necesidades:
- Inicio: gratuito para hasta cinco usuarios, aunque algunas funciones son limitadas, como solo 2 GB de almacenamiento por portal
- Business: desde $5/usuario/mes, incluye la mayoría de las funciones y 100 GB de almacenamiento por usuario
- VIP: comienza en $8/usuario/mes, incluye todas las funciones y 250 GB de almacenamiento por usuario
Si es una organización sin fines de lucro o una escuela, puede obtener una oficina gratuita en la nube completando esta forma en el sitio web.
También puedes probar el plan Business durante 30 días de forma gratuita. Es una excelente manera de ver si es adecuado para su negocio antes de comprometerse.
Pensamientos finales
ONLYOFFICE Workspace Cloud ofrece las herramientas de productividad que necesitaría una empresa en una sola plataforma. Es fácil acceder a todo a través de una navegación simple y un panel completo y despejado. El precio es menor que el de Google Workspace y Microsoft 365 y también mucho menos complicado. Con todas las características y opciones de seguridad, es un fuerte competidor para ambos.
Si bien me encantaría que se admitieran los formatos de archivo de Office más antiguos, ONLYOFFICE es ampliamente compatible y proporciona una interfaz familiar para tasas de adopción más rápidas. Además, la colaboración en tiempo real entre los módulos mantiene a un equipo comunicándose y trabajando bien juntos, incluso de forma remota.
También existe el beneficio de usar la nube o alojarla usted mismo. ONLYOFFICE Workspace incluye las mismas características en ambas versiones. Puede consultar ONLYOFFICE Workspace Cloud usted mismo al registrarse para una prueba gratuita hoy.