Restricción y protección de documentos y modelos.

Restricción y protección de documentos y modelos.

Restringir y proteger un documento garantiza que usted sea la máxima autoridad sobre su progreso.

Aunque es posible que desee que otros revisores sugieran modificaciones y comenten un documento, puede haber ocasiones en las que desee evitar que editen y cambien el formato.

Además, es posible que desee forzar el seguimiento de todos los cambios o limitar los revisores a comentarios únicamente. El objetivo de hacer esto es asegurarse de que su documento no se pueda alterar para que no se ajuste a su visión o estilo.

En esta lección, le mostraremos cómo restringir el formato y los tipos de edición que otros revisores pueden hacer en su documento. Una vez que su documento esté cerca del estado final, puede marcarlo como definitivo para evitar realizar cambios inadvertidos.

Además, es posible que desee limitar el acceso a su documento para incluir solo a su equipo de revisores. Le mostraremos cómo proteger con contraseña su documento. Entonces solo puede dar la contraseña a su equipo y nadie más podrá abrir el documento.

Comenzaremos mostrándole la restricción de formato en un documento.

Cuando distribuye un documento para que otros puedan revisarlo, es posible que no desee que cambien el formato del documento. Word le permite restringir algunos o todos los temas y estilos, así como permitir que los revisores cambien ciertos temas y estilos. Para hacer esto, haga clic en «Restringir la edición» en la sección «Proteger» de la pestaña «Revisar».

El panel «Restringir edición» aparece a la derecha del texto principal. En la sección «Restricciones de formato», seleccione «Limitar el formato a una selección de estilos» y haga clic en el enlace «Configuración …».

En el cuadro de diálogo «Restricciones de formato», todos los estilos del área «Los estilos marcados están permitidos actualmente» están seleccionados de forma predeterminada. Para seleccionar solo ciertos estilos para usar en el documento, puede usar el botón «Ninguno» para anular la selección de todos los estilos y luego seleccionar los que desea permitir. También puede utilizar los estilos mínimos recomendados por Word para permitir haciendo clic en «Mínimo recomendado». Elija restricciones adicionales en la sección «Formato» en la parte inferior del cuadro de diálogo, si lo desea, haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo y le pregunta si desea eliminar estilos no autorizados. Le recomendamos que no haga esto. Es posible que desee utilizar estos estilos en el documento en el futuro. Otros revisores no podrán modificarlos ni aplicarlos.

Haga clic en «No» para mantener los estilos que no están permitidos en su documento.

Antes de que se puedan aplicar estas restricciones, debe comenzar a aplicar protección. Hablaremos de esto después de mostrarte cómo restringir la edición.

Además de restringir el formato para los revisores de un documento, también puede restringir el tipo de ediciones que los revisores pueden realizar en un documento. En el panel «Restringir la edición», marque la casilla «Permitir solo este tipo de modificación en el documento» y seleccione una opción de la lista desplegable para indicar el tipo de modificación que desea permitir en su documento. Puede permitir que otros revisores solo hagan un seguimiento de los cambios, ingresen comentarios o completen formularios. Incluso puede restringir el documento para que otras personas solo puedan leerlo y no realizar cambios.

Quizás se pregunte cuál es la diferencia entre restringir la edición a solo los cambios registrados y mantener bloqueado “Control de cambios”, como se explica en la Lección 2. En realidad, no hay diferencia; la funcionalidad es la misma. Puede utilizar el método más sencillo para usted.

Puede especificar excepciones al formato y edición restringidos, o personas autorizadas a editar libremente el documento. Haga clic en el enlace «Más usuarios …» en la sección «Excepciones (opcional)» del panel «Restringir la edición».

En el cuadro de diálogo «Agregar usuarios», puede agregar usuarios desde la computadora actual, desde un dominio del que forma parte la computadora actual, o ingresando la dirección de correo electrónico de alguien. Separe todos los usuarios y direcciones de correo electrónico con un punto y coma y haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado.

Las personas que agregó en el cuadro de diálogo «Agregar usuarios» aparecen en el área «Personas» de la sección «Excepciones (opcional)» del panel «Restringir la edición». Seleccione todo o parte del documento que desea que una persona pueda modificar, luego marque la casilla correspondiente a esa persona en la casilla «Individuos».

Ahora que ha restringido el formato y la edición del documento como lo desea, debe decirle a Word que comience a aplicar la protección para que surta efecto. En la sección «Iniciar aplicación» del panel «Restringir edición», haga clic en «Sí, comenzar a aplicar protección».

En el cuadro de diálogo «Iniciar aplicación de protección», asegúrese de que la opción «Contraseña» esté seleccionada, introduzca una contraseña dos veces y haga clic en «Aceptar».

Tenga en cuenta que no se requiere una contraseña y no protege completamente el documento (el documento no está encriptado). Simplemente ayuda a evitar que las personas desactiven las restricciones de formato y edición.

Si elige «Autenticación de usuario», probablemente verá el siguiente error:

“Su máquina no está configurada para Information Rights Management (IRM). Para configurar IRM, inicie sesión en Office, abra un mensaje o documento protegido por IRM existente o comuníquese con el servicio de asistencia técnica.

Le recomendamos que utilice una contraseña. Es mucho más sencillo.

Una vez aplicadas las restricciones, el panel «Restringir edición» muestra el texto apropiado, lo que permite al revisor realizar solo las tareas de edición y formato autorizadas.

Antes de finalizar su documento, es posible que desee eliminar las restricciones sobre el formato y la edición del documento. Para hacer esto, simplemente haga clic en «Limitar edición» en la sección «Proteger» de la pestaña «Revisar» para volver a abrir el panel «Limitar edición», luego haga clic en «Detener protección» en la parte inferior del panel.

En el cuadro de diálogo «Desproteger documento», ingrese la contraseña que utilizó cuando protegió el documento y haga clic en «Aceptar».

Una vez que se hayan realizado todos los cambios en su documento y esté listo para finalizarlo, es posible que desee proteger el documento de cambios accidentales. Para hacer esto, márquelo como final.

Haga clic en la pestaña «Archivo».

En la pantalla «Información», haga clic en el botón «Proteger documento» y seleccione «Marcar como final» en el menú desplegable.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo indicándole que el documento se marcará como final y se guardará.

Haga clic en «Aceptar» para continuar.

Aparece otro cuadro de diálogo cuando el documento se ha marcado como final y configurado como de solo lectura. Haga clic en «Aceptar» para volver a la pantalla «Información».

La próxima vez que abra el documento, aparecerá una barra amarilla en la parte superior del documento para informarle que el documento ha sido marcado como final para desalentar cualquier cambio. Tenga en cuenta que hay un botón «Editar de todos modos». Hacer clic en este botón le permite modificar el documento.

NOTA: Marcar un documento como final no protege el documento de ser editado, como lo demuestra el botón «Editar de todos modos». Simplemente desalienta la edición y evita la edición accidental. Para evitar que otros realicen cambios, limite el formato y la edición del documento, como se discutió anteriormente.

Si descubre que, después de todo, el documento no es definitivo, puede activar el estado «Marcado como definitivo». Para hacer esto, haga clic en la pestaña «Archivo» nuevamente para acceder a la pantalla «Información». Tenga en cuenta que el elemento «Proteger documento» está resaltado en amarillo. Haga clic en el botón «Proteger documento» y seleccione «Marcar como final» en el menú desplegable. El resaltado amarillo se elimina inmediatamente y el documento se puede editar libremente.

También puede proteger su documento para que no lo abra cualquier persona que no deba tener acceso a él. Puede aplicar una contraseña al documento, por lo que la próxima vez que se abra el documento, el usuario debe ingresar una contraseña para acceder a él.

Esto puede resultar útil si desea que solo determinadas personas tengan acceso al archivo. Aplique una contraseña al archivo y asegúrese de que estas personas conozcan la contraseña.

Para aplicar una contraseña a un documento, abra el documento y haga clic en la pestaña «Archivo».

En la pantalla «Información», haga clic en el botón «Proteger documento», luego seleccione «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo «Encriptar documento», ingrese una contraseña y luego haga clic en «Aceptar».

Aparece el cuadro de diálogo «Confirmar contraseña». Ingrese su contraseña nuevamente, luego haga clic en «Aceptar».

El elemento «Proteger documento» en la pantalla «Información» se resalta en amarillo y se muestra un mensaje que indica que se requiere una contraseña para abrir el documento.

La próxima vez que alguien abra el documento, aparecerá el cuadro de diálogo «Contraseña». Se debe ingresar la contraseña para continuar abriendo el documento.

Para eliminar la contraseña del documento, simplemente vaya a la pantalla «Información» nuevamente, haga clic en el botón «Proteger documento» y seleccione «Encriptar con contraseña» en el menú desplegable. Borre la casilla de edición de contraseña y haga clic en «Aceptar» para eliminar la contraseña.

Desaparece el resaltado amarillo del elemento «Proteger documento» de la pantalla «Información».

Hemos llegado al final de la lección 4 y debería estar bien encaminado para dominar la colaboración de documentos en Word. En solo cuatro días, ahora sabe lo que necesita saber para trabajar de manera eficaz con otras personas en un solo documento. Puede crear plantillas, realizar un seguimiento de los cambios, agregar comentarios y restringir el formato y la edición.

En la lección final, terminaremos la serie con una discusión sobre las opciones de control de versiones en Word, comparando y combinando documentos y compartiendo documentos en línea usando Microsoft OneDrive.

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