Es curioso ver lo rápido que nuestras soluciones tecnológicas pasan de ser una solución digital robusta a un problema digital frágil. Tomemos como ejemplo los correos electrónicos. Tener una cuenta de correo electrónico significa que nunca pierdes un mensaje que te envían, ¿verdad? Las desventajas son que nunca puedes encontrar un mensaje una vez que aumenta la cantidad de correos electrónicos que almacenas, y básicamente todo el correo se almacena en una ubicación en tu computadora y es tan vulnerable a la pérdida.
Por supuesto, es posible que su computadora tenga una copia de seguridad (y realmente debería hacerlo si acaba de darse cuenta de que no la tiene), pero tener una copia de seguridad es una cosa; restaurar sus correos electrónicos en su programa de correo electrónico es otra.
hacerlo a mano
La forma más rápida y sencilla de hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos vitales es, por supuesto, arrastrarlos a una carpeta y almacenarlos en una unidad USB. La mayoría de los programas de correo electrónico en la mayoría de las plataformas abrirán un correo electrónico suelto que probablemente incluirá archivos adjuntos. Eso está muy bien, pero lo que pasa con un cliente de correo electrónico es que mantiene sus correos electrónicos en una base de datos (teóricamente) en la que se pueden realizar búsquedas. Una colección suelta de archivos en una carpeta protege los datos, pero de ninguna manera es un recurso de búsqueda.
Puede ser un poco más organizado al respecto y arrastrar correos electrónicos sobre la activación de la cuenta, los números de serie del producto, los recibos de las compras, etc., pero es un poco molesto tener que mantener todo actualizado manualmente.
Soluciones gratuitas
La solución es un servicio de archivo de correo electrónico. Encontrará muchos servicios, pero la mayoría tienen un tono muy corporativo. Hay algunos, en particular los populares Almacén de correo solución, que ofrece una versión gratuita de su software corporativo para uso doméstico.
Esta es una solución mucho mejor para mantener sus correos electrónicos seguros, y no solo seguros sino accesibles. Además de hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos fuera del sitio en una ubicación digital distante, puede restaurar sus correos electrónicos en el lugar donde se originaron en su software de cliente. También puede buscar los correos electrónicos en la copia de seguridad para obtener detalles relevantes como el remitente y las fechas.
La mayor ventaja de usar un servicio de archivo de correo electrónico dedicado en lugar de una copia de seguridad externa general o hacerlo a mano es simple: sus correos electrónicos no solo se pueden buscar sino también restaurar. Como beneficio adicional, esto también significa que tener sus correos electrónicos almacenados en una base de datos externa también facilita la migración de sus correos electrónicos. Si cambia de computadora, por ejemplo, si actualiza su máquina de escritorio principal, una de las mayores fuentes de dolor es tener que iniciar su cliente de correo electrónico desde cero sin tener acceso a su correo heredado.
Con una copia de seguridad externa que se puede restaurar fácilmente a cualquier cliente, puede simplemente obtener todos los correos electrónicos de su jefe, su esposa, su proveedor de software principal y continuar como si nada hubiera pasado. Esto es mucho más fácil que implementar herramientas de importación y exportación de correo electrónico o piratear las bases de datos a mano, que ha sido la solución estándar durante mucho tiempo.
A medida que avanzamos hacia una época en la que todo su trabajo y su vida hogareña se almacenan en el correo electrónico, tiene sentido tomar medidas para protegerlo.
En practica
Usando Mailstore como ejemplo, es muy simple de usar. Una vez que el software ha sido descargado e instalado, al ejecutarlo se encuentra con un Tablero.
A la izquierda tienes una lista detallada de todos los informes que puedes hacer.
En el centro tiene enlaces directos para tareas comunes.
Y a la derecha tienes tu panel de control.
Para comenzar, debe hacer clic en el enlace «archivar correo electrónico» en la columna central. Esto lo lleva al panel de correo electrónico de archivo.
Los archivos se rigen por «perfiles», por lo que cada correo electrónico que desee respaldar debe crear un perfil. Puede hacerlo escribiendo su correo electrónico en el campo de creación de perfil o seleccionando un protocolo específico del menú desplegable avanzado.
Se le pedirá que ingrese su contraseña para autorizar el acceso.
Una vez que el software haya sondeado su cuenta de correo electrónico en Internet para verificarla, se creará su nuevo perfil.
Se creará un perfil en el tablero y ahora puede hacer doble clic en él para archivarlo desde el servidor a su máquina.
Nota: como el software se comunica directamente con su servidor de correo, esta máquina de archivo ni siquiera tiene que ser su máquina de correo electrónico, lo cual es útil para las copias de seguridad fuera del sitio.
Una vez hecho esto, se realizará una copia de seguridad de su correo electrónico y se podrá buscar con el software Mailstore.
Conclusión
Esperamos que esto le haya dado algunas ideas para ayudarlo a sentir que sus correos electrónicos son un recurso y no una pila de basura. No tiene sentido tenerlos por ahí a menos que pueda obtener los que necesita, y el archivo de correo electrónico es sin duda un paso en la dirección correcta.
Si tiene alguna idea sobre el archivo de correo electrónico, háganoslo saber en los comentarios a continuación.
Credito de imagen: Yuri Samoilov