La hoja de cálculo es una de las herramientas imprescindibles para el entorno de trabajo actual. La gente lo usa para organizar cualquier cosa, desde la simple lista de compras de dos columnas hasta el complicado presupuesto de la empresa de varias hojas y varios archivos. Pero al menos un uso no va bien con una hoja de cálculo: la organización de datos. Una mejor solución para administrar y organizar datos complejos es usar una base de datos.
La razón por la que muchos usuarios de hojas de cálculo no quieren tocar una base de datos es la imagen «aterradora y complicada» que la gente tiene de ella. Afortunadamente, hay Mesa de aire – una moderna base de datos relacional basada en la nube con un enfoque de hoja de cálculo simple que puede ayudarlo a organizar casi cualquier información. Permite la colaboración para que pueda trabajar en una base de datos con sus compañeros de trabajo y se sincroniza entre dispositivos a través del navegador y las aplicaciones móviles para mantener los datos actualizados.
Si está familiarizado con Microsoft Access en Windows o Filemaker Pro en Mac, entonces no tendrá nada de qué preocuparse porque Airtable debería ser más fácil de usar. Para aquellos que son nuevos en el concepto de base de datos, Airtable les proporciona guías paso a paso y un video tutorial para mantenerlos al día.
Comience rápidamente con plantillas
Lo único que debe hacer para comenzar a usar Airtable es registrarse para obtener una cuenta gratuita. Viene con bases ilimitadas y colaboradores ilimitados, con el límite de 1200 registros por base y 2 GB de espacio para archivos adjuntos por base. Hay planes de actualización pagados para aquellos que necesitan más, pero el plan gratuito sería más que suficiente para la mayoría de los usuarios personales.
Para ayudarlo a comenzar lo antes posible, Airtable le proporciona plantillas. Después del proceso de registro, le pedirá que elija un mínimo de tres ejemplos de uso de la base de datos. Las opciones disponibles van desde el rastreador de proyectos hasta el inventario del puesto de limonada, desde el calendario editorial del blog hasta la planificación de bodas.
Para aquellos que no están familiarizados con la base de datos, la forma más rápida de comenzar es usar los ejemplos existentes y modificarlos según sus necesidades. Abra uno de los ejemplos elegidos y eche un vistazo para familiarizarse. Pero si es un veterano, puede ir directamente a crear una nueva base de datos haciendo clic en el icono «Más (+)».
Como ejemplo, abramos la base de datos de la Guía de estudio. Este está personalizado para ayudar a los estudiantes a realizar un seguimiento de sus estudios. La interfaz de hoja de cálculo engañosamente simple esconde muchas características poderosas. Puede agregar y personalizar filas y celdas según sus necesidades, insertar medios como archivos adjuntos en una fila individual, agregar y eliminar tablas para realizar un seguimiento de otras materias escolares para estudiar, agregar vistas personalizadas y más.
Pero en lugar de explicarlos uno por uno, es mejor que los pruebes tú mismo y te hagas una idea de cómo funciona todo. Para ayudarlo, haga clic en los círculos de colores en la parte inferior derecha de la pantalla y le mostrarán los pasos para lograr algo.
Por ejemplo, puede ingresar sus datos usando un formulario en lugar de celdas de hoja de cálculo haciendo clic en el ícono «Expandir» al lado del número de fila.
También puede crear un formulario personalizado que puede compartir con sus amigos, y su entrada se llenará automáticamente en la base de datos. Para hacerlo, haga clic en «Vista principal» y elija «Formulario».
Luego personaliza el formulario y haz clic en «Compartir». Obtendrá un enlace que puede compartir con otros. Usando el ejemplo anterior de la Guía de estudio, podemos compartir formularios en un grupo de estudio donde cada miembro puede contribuir a un tema.
¿Por qué Airtable?
Usar Airtable en lugar de aplicaciones de bases de datos de escritorio tiene varios beneficios, como:
- Está en la nube, por lo que todo está alojado y respaldado sin que tengas que hacer nada. Sus datos siempre están seguros y accesibles siempre que pueda conectarse a Internet.
- Es compatible con múltiples usuarios, por lo que puede colaborar con otros para completar sus datos y lograr más en menos tiempo.
- Es intuitivo y fácil de configurar. Los nuevos usuarios pueden comenzar en poco tiempo sin tener que perder el tiempo con una curva de aprendizaje.
- Es personalizable con muchos tipos de campo para elegir. Puede crear prácticamente cualquier base de datos según sus necesidades.
- Está basado en navegador, por lo que no necesita descargar nada. También es fluido y se puede abrir en cualquier lugar y hay una aplicación para iOS (y la versión beta para Android) para aquellos que trabajan con su dispositivo móvil.
- Admite integraciones con toneladas de otras aplicaciones como Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram y muchas más.
Y la pregunta más importante de los usuarios novatos es por qué deberían usar una base de datos en lugar de una hoja de cálculo. La respuesta simple es que una base de datos es más adecuada para organizar una gran cantidad de datos, mientras que la hoja de cálculo es mejor si hace muchos cálculos.
Esta descripción general rápida de Airtable apenas está arañando la superficie de lo que puede hacer. Mi sugerencia es seguir adelante y probar Airtable. Es gratis. Entonces comparte tus pensamientos y opiniones en los comentarios a continuación.