Si filtra y organiza cuidadosamente sus archivos, encontrará rápidamente los documentos que está buscando. Otra ventaja es que mantendrá sus archivos ordenados.
Si ha recibido cientos de archivos a través de Microsoft Teams y no tenía un plan claro desde el principio, las cosas pueden parecer un poco complicadas ahora. Los usuarios a menudo se sienten abrumados con la tarea de organizar sus archivos, por lo que prefieren posponerlo una y otra vez. De hecho, organizar sus archivos es una tarea tediosa, pero los beneficios que aporta valen la pena.
Para facilitarle todo el proceso, hemos creado esta guía. Compartiremos una serie de consejos y trucos útiles para ayudarlo a organizar mejor sus archivos de MS Teams.
Mejores prácticas para organizar sus archivos en MS Teams
Seleccione su servicio de almacenamiento en la nube principal
Microsoft Teams utiliza diferentes servicios de almacenamiento para almacenar sus archivos y documentos. De forma predeterminada, sus archivos se almacenan en OneDrive y SharePoint. Los archivos que ha compartido en subprocesos de equipo se almacenan en SharePoint. Todos los archivos que intercambias en los chats se almacenan en OneDrive.
Pero también puede agregar manualmente un servicio de almacenamiento en la nube que ya conoce. 
Sincronizar archivos con OneDrive
Le sugerimos que utilice el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft para almacenar archivos de Teams. Ambos servicios fueron desarrollados por Microsoft y no existen problemas de integración o compatibilidad entre ellos.
Al sincronizar sus archivos de Teams con OneDrive, puede acceder a ellos directamente desde el Explorador de archivos. En otras palabras, ya no necesita abrir Teams para ver estos archivos.
Crea carpetas específicas
Independientemente del servicio de almacenamiento en la nube que utilice para almacenar sus archivos de Teams, es importante crear carpetas específicas. Luego agregue todos sus archivos a las carpetas correspondientes. Lo más importante es decidirse por una estructura y ceñirse a ella.
Por ejemplo, puede crear una carpeta individual para cada persona con la que interactúa con frecuencia. Y guarde los archivos que recibió de ellos en la carpeta correspondiente. O puede utilizar nombres descriptivos para sus archivos como informes, contratos, asignaciones, marketing, finanzas, presentaciones, etc.
También puede organizar sus archivos por proyecto, cliente, fecha, fecha límite, etc.
Utilice nombres de canales claros y específicos
Todos los archivos relacionados con el equipo se almacenan en SharePoint. Siempre que crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, se crea automáticamente un nuevo sitio de grupo de SharePoint. Cuando crea un canal, SharePoint crea automáticamente una nueva biblioteca de documentos para ese canal.
La biblioteca lleva el nombre del canal. Así que asegúrese de elegir nombres de canales específicos para evitar cualquier ambigüedad.
Usar filtros de archivos
Microsoft Teams ofrece una serie de filtros que puede usar para enumerar sus archivos en un orden específico. Por ejemplo, puede enumerar archivos cronológicamente. O puede filtrarlos por el nombre de la persona que los editó.
Fijar
También puede anclar un archivo en la parte superior. Esta función le permite marcar archivos que son muy importantes o urgentes. De esta forma sabrá exactamente dónde encontrar este archivo.
Primero, debe marcar el archivo y luego hacer clic en el Fijar opción.
Consejos rápidos para organizar correctamente sus archivos
- No guarde sus archivos en su escritorio. Un escritorio desordenado parece confuso y crea ruido visual.
- Guarde sus archivos tan pronto como los reciba. No espere hasta tener 50 archivos para comenzar a organizarlos. Colóquelos en la carpeta correcta inmediatamente después de obtenerlos.
- Utilice nombres claros y descriptivos para sus archivos. Usar nombres genéricos como «Archivos», «Documentos», «Cosas» no ayuda en absoluto.
¿Qué consejos y trucos utiliza para organizar sus archivos de Microsoft Teams? Compártelos en los comentarios a continuación.