¿Eres un aprendiz visual que busca una poderosa herramienta de gestión de proyectos? No busque más allá de Trello. Trello es fácil de usar, intuitivo, colaborativo y visual. Esta se clasifica bien frente a aplicaciones similares y le permite priorizar y organizar proyectos mediante tablas, mapas y listas. Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos, comentarios, listas de verificación y fechas de vencimiento en proyectos y tareas.
Las estrategias más inteligentes para aprovechar Trello al máximo incluyen:
- Conversión de hojas de cálculo en mapas
- Crea un flujo de trabajo
- Utilice las etiquetas de forma eficaz
- Funciones de clasificación de tarjetas
- Agregar nuevas tarjetas
- Conversión de correos electrónicos a tareas de Trello
- Atajos de teclado inteligentes
- Destacar tablas populares
- Tarjetas de conexión
- Consejos para arrastrar y soltar
Crea mapas a partir de hojas de cálculo
Si ha utilizado hojas de cálculo para organizar y realizar un seguimiento de sus proyectos antes, cambiarse a Trello es fácil. No tienes que empezar de cero.
- Puede convertir una columna completa de una hoja de cálculo en una tarjeta Trello con solo copiar y pegar.
- Cuando pegue una lista en una tarjeta de Trello, se le preguntará si desea que los elementos de la lista estén en una tarjeta o tarjetas separadas.
A medida que pasa de la lista a la hoja de cálculo, querrá crear un mapa diferente para cada elemento.
Crea un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo es un proceso de completar tareas para un proyecto de principio a fin.
Es posible que no sepa que está utilizando flujos de trabajo en su vida diaria cada vez que se necesita un proceso para hacer algo.
Por ejemplo, considere planificar una cena de Acción de Gracias para su familia extendida. Si desglosa todo lo que necesita lograr en tareas, encontrará que si se pierde un hito, algo faltará en su cena.
Estas tareas son parte de su flujo de trabajo.
A continuación, se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo que puede utilizar para ser más productivo en su negocio.
Hacer, hacer, hacer
Es un flujo de trabajo simple que rastrea lo que necesita hacer, en lo que está trabajando actualmente y lo que se ha completado.
El uso de un flujo de trabajo como este facilita el seguimiento de un proyecto con múltiples tareas. Es más fácil de seguir en una tabla visual que en listas de papel o en tu cabeza.
Incluso puede agregar una lista de tareas que no necesariamente deben realizarse de inmediato para realizar un seguimiento y no olvidar nada.
Utilice flujos de trabajo para:
- Sigue el progreso
- Enumerar y asignar tareas
- Colabora con los miembros del equipo
- Organiza proyectos muy complejos
Los flujos de trabajo mantienen todo en un solo lugar y son accesibles para todos aquellos que son, en última instancia, responsables de hacer un trabajo correctamente y a tiempo.
Puede aumentar aún más su productividad Conexión de chat del equipo de Chanty para que cuando se lleve a cabo una determinada acción en Trello, todo su equipo también pueda ser notificado. Estas notificaciones pueden incluir instancias en las que:
- se mueve una tarjeta
- hay un nuevo comentario
- una acción se marca como completada y,
- se crea una nueva tarjeta
Utilice las etiquetas de forma eficaz
El uso de etiquetas en Trello agrega una capa de datos visuales y codificados por colores a las tarjetas en su tablero. Si no los usa, no está aprovechando al máximo el sistema Trello.
Utilice etiquetas para:
- Organizar tarjetas por equipo
- Tarjetas de segmento
- Resaltar y priorizar tareas
- Activar las funciones de búsqueda y filtrado
Dale un nombre a cada etiqueta
Es útil asignar un nombre a cada etiqueta para facilitar su identificación. Cuando haces clic en una tarjeta, cualquier persona con acceso al tablero puede ver lo que representa cada color.
Sin embargo, sería mucho más fácil ver los nombres de las etiquetas desde la vista de tabla sin tener que pasar el cursor sobre ella. Es fácil de arreglar.
Haga clic en cualquier etiqueta en la vista de tabla y el nombre aparecerá para todas las etiquetas.
Aplicar o eliminar etiquetas para un mapa
Hay varias formas de editar una etiqueta en un mapa, que incluyen:
- Abra el mapa, seleccione el botón de etiquetas y realice los cambios.
- Selecciona el Editar icono visible cuando pasa el cursor sobre una tarjeta de Trello y edita lo que desea cambiar.
- Coloca el cursor sobre cualquier mapa y haz clic en el botón L en su computadora para abrir las etiquetas.
Otro atajo es el orden en que aparecen las etiquetas en el menú. La primera posición es 1, el segundo es 2y así sucesivamente en la línea de la etiqueta.
La forma más rápida de agregar o quitar una etiqueta en su tablero es colocar el mouse sobre el mapa y hacer clic en la tecla numérica de su palabra clave que corresponde a la posición de la etiqueta en el menú.
Ordenar tarjetas en una lista
Si desea poder ver qué tareas vencen primero o cuáles pueden haberse perdido, puede ordenar las tarjetas en una lista. Puede ordenar por criterios específicos como la fecha de vencimiento y la fecha de creación.
- Busque los tres puntos horizontales en la esquina superior derecha del menú. Haga clic en ordenar y seleccione la opción que desee utilizar.
Tenga en cuenta que las únicas opciones disponibles son los criterios utilizados en las tarjetas. Por ejemplo, si no tiene fecha de vencimiento en cualquiera de sus tarjetas, no podrá utilizarlo para clasificar.
Agregue nuevas tarjetas en cualquier lugar de su lista
No hay necesidad de preocuparse si desea agregar una tarjeta al principio de una lista larga. No es necesario que lo arrastres desde la posición inferior a la superior.
En su lugar, puede hacer doble clic entre dos tarjetas en cualquier lista para agregar una nueva. O puede agregar un mapa en la parte inferior y usar el Muévete posibilidad de cambiar su posición.
Convierta sus correos electrónicos en tarjetas Trello
Uno de los muchos beneficios de usar Trello para la gestión de proyectos y la colaboración es evitar los muchos correos electrónicos diarios de los miembros del equipo o los clientes.
Por ejemplo, en lugar de copiar las tareas de Gmail a Trello, puede convertir los correos electrónicos en tarjetas directamente desde su correo electrónico o bandeja de entrada de Gmail.
- Todos los tableros de Trello tienen una dirección de correo electrónico única. Para encontrarlo, haga clic en Muestrame el menu en la esquina superior derecha de su mesa.
- Luego seleccione Después y haga clic en Configuración de correo electrónico a tablero.
Una vez que sepa la dirección de correo electrónico única de un foro, puede reenviarle cualquier correo electrónico. Trello creará automáticamente una tarjeta a partir del contenido del correo electrónico.
Otro consejo que quizás no sepa es que las tarjetas también tienen sus propias direcciones de correo electrónico. Puede reenviar cualquier correo electrónico a esta dirección donde se transformará automáticamente en un comentario en la tarjeta.
Esto es especialmente útil si los miembros de su equipo envían muchos comentarios por correo electrónico.
Atajos de teclado
Como le mostramos anteriormente con las etiquetas, el uso de atajos de teclado puede reducir el tiempo que pasa y aumentar su eficiencia al usar Trello.
- Para encontrar los accesos directos, haga clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha de su tablero. Haga clic en Atajos.
Hay muchos atajos disponibles para ahorrarle tiempo, como:
- Fecha de vencimiento
- Navegar por los mapas
- Cuadro de búsqueda de enfoque
- Tarjeta abierta
- Editar titulo
- Borrar todos los filtros
Ver Atajos de teclado de Trello: una hoja de trucos infográficos para obtener una lista completa.
Resalta los tableros a los que accedes con más frecuencia.
Si trabaja con muchos equipos y tiene varios tableros, puede ser difícil encontrar los que usa con más frecuencia.
Es fácil de arreglar. Simplemente vaya al tablero y haga clic en el botón Estrella. Esto agregará el mapa al Pinturas estrelladas sección debajo Tableros (esquina superior izquierda).
Las tablas que seleccionó para incluirlas como estrellas aparecerán en la parte superior de lo que podría ser una lista muy larga de tablas.
Conecta las tarjetas
Cuando trabaje con Trello, a veces querrá hacer una conexión entre una o más tarjetas en el mismo tablero, o incluso una tarjeta en otro tablero.
- Haga clic en la tarjeta que desea conectar, luego haga clic en Adjunto archivo y ver el Trello opción.
- Luego verá que puede buscar la tarjeta o tarjeta a la que desea conectarse.
Cuando elija un tablero o tarjeta debajo del área de archivos adjuntos, verá una instantánea de la tarjeta que ha adjuntado, que incluye:
- Título
- Fecha de vencimiento
- Todos los demás íconos en la parte frontal de la tarjeta conectada
- ¿En qué mesa y en qué lista estaba la tarjeta?
Si hace clic en la imagen, Trello lo llevará directamente a la otra tarjeta.
Establecer una conexión entre las tarjetas
- Si desea crear un vínculo real entre las dos tarjetas, seleccione el Conectar tarjetas opción. Luego, Trello le preguntará si desea vincular las dos tarjetas.
- Cuando haces clic en el Conecta las dos opciones, creará un vínculo entre las dos tarjetas. A continuación, puede cambiar entre las tarjetas conectadas.
- Aparecerá un nuevo icono en la parte frontal de ambas tarjetas, lo que indica que hay un archivo adjunto de Trello. Otros archivos adjuntos se identifican con un icono de clip.
- También puede adjuntar un tablero completo a una tarjeta en un tablero diferente. El número total de archivos adjuntos a cada tarjeta se identificará en el frente de la tarjeta por el número de tarjetas o tableros de Trello que haya adjuntado.
Arrastrar y soltar
La función de arrastrar y soltar de Trello facilita el movimiento de elementos en su tablero. Mueva una tarjeta haciendo clic y arrastrándola hacia arriba o hacia abajo en la misma lista o en otra lista.
Las listas se pueden mover a una posición diferente en una tabla de la misma manera haciendo clic y arrastrando.
- Por ejemplo, veamos la tabla de ejemplo anterior «Tarea, Tarea, Hecho». Cuando empiece a «Hacer» una «Tarea», arrástrela a «Tarea».
- Cuando la tarea esté completa, arrástrela a «Listo».
Si no ha probado Trello, no tiene idea de lo que se está perdiendo. Es una herramienta muy potente e intuitiva para gestionar proyectos y tareas.