Le recomendamos que utilice OHIO (Solo manejarlo una vez) para ordenar sus correos electrónicos. Archivar los correos electrónicos que necesita conservar es una parte esencial de OHIO: ¡sáquelos de su bandeja de entrada! Aquí le explicamos por qué el archivo es esencial y por qué no debe preocuparse por las carpetas.
Por qué debería archivar sus correos electrónicos
Un resumen rápido de nuestro artículo de OHIO: su bandeja de entrada no es un archivo, basura, archivador o vertedero. ¡Es una bandeja de entrada!
Cuando tienes cientos o miles de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, se entierran rápidamente. Fuera de la vista está fuera de la mente. Il est beaucoup plus difficile de trouver des e-mails spécifiques, cela ralentit le fonctionnement de votre client de messagerie (même si vous accédez à votre messagerie via un navigateur comme Gmail) et peut utiliser votre stockage si vous utilisez Outlook ou Apple Mail sur votre teléfono.
La conclusión: no tiene sentido mantener todos sus correos electrónicos en su bandeja de entrada y hay muchas buenas razones para no hacerlo.
Con eso en mente, debe administrar un correo electrónico (responder / reenviar, convertirlo en una tarea, organizar una reunión) y luego eliminar el correo electrónico o archivarlo. Así es como debe hacerlo.
Dónde debe archivar sus correos electrónicos
Sus correos electrónicos deben colocarse en una carpeta de archivo. No deben colocarse en una de las cientos de carpetas cuidadosamente organizadas; deben ir a una carpeta de archivo.
Es una declaración bastante audaz, por lo que se necesita un poco de razón.
En primer lugar, la configuración y el mantenimiento de una jerarquía de carpetas requiere tiempo, tiempo que sería mejor emplear en la gestión de sus correos electrónicos. En segundo lugar, decidir dónde debe ir un correo electrónico puede requerir mucho esfuerzo. ¿Se ha colocado en esta carpeta de proyecto un correo electrónico de su colega que explica por qué se puede incumplir la fecha límite de un proyecto? ¿El archivo de esta persona? ¿Un archivo de lecciones aprendidas? la toma de decisiones requiere mucho tiempo y es agotadora. Finalmente, puede ser extremadamente difícil encontrar correos electrónicos en una fecha posterior cuando pueden estar en una de las muchas carpetas y cada carpeta contiene cientos de correos electrónicos.
Un archivo hace que sea fácil mover sus correos electrónicos desde su bandeja de entrada porque no necesita usar recursos para pensar o tomar decisiones. Simplemente maneja el correo y lo mueve a través de sus archivos. No podría ser más simple, y cuando intenta mantenerse al tanto de un flujo interminable de correos electrónicos, desea que su proceso sea lo más fluido y sencillo posible. Cada dificultad o irritación se magnifica a gran escala, por lo que algo que sea una molestia menor o una pérdida de tiempo para un correo electrónico será una gran molestia y una pérdida de tiempo para cientos de correos electrónicos.
Para algunas personas, será un alivio bienvenido de la tortura de una estructura de carpetas, pero otras necesitarán respirar en una bolsa de papel ante la sola idea de perder su estructura de carpetas bellamente diseñada, compleja, lógica y hermosa. Y lógica. Si este es usted, entonces, desafortunadamente, esto será difícil de tragar. Reconocemos su dolor, aunque estamos seguros de que los beneficios a largo plazo de un solo archivo compensarán con creces el dolor a corto plazo de cambiar su sistema.
Cómo archivar sus correos electrónicos de forma masiva
Probablemente parezca obvio que para archivar sus correos electrónicos solo necesita moverlos a su carpeta Archivo, y tiene razón. Pero si tiene cientos o miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada, moverlos individualmente le parecerá bastante abrumador. Idealmente, necesita encontrar una manera de moverlos a granel.
Si está utilizando un cliente como Microsoft Outlook o Apple Mail, es fácil seleccionar correo de forma masiva. Haga clic en un correo electrónico en su bandeja de entrada, desplácese hacia abajo, presione la tecla MAYÚS en su teclado y seleccione otro correo electrónico. Se seleccionarán todos los correos electrónicos entre el primero y el segundo. Puede arrastrarlos y soltarlos en su carpeta de archivo o usar el botón Archivar. Al igual que el icono de disquete que se utiliza para representar Guardar, hay un icono de archivo estándar que se parece a una caja de archivo de cartón tradicional. Está en Outlook y Apple Mail (tanto aplicaciones cliente como aplicaciones móviles) para el botón Archivar.
Si está utilizando el cliente de Outlook, también puede crear una acción de Paso rápido que marque todos los correos electrónicos seleccionados como leídos y los mueva a la carpeta Archivo con un solo clic (o atajo de teclado).
Si ha decidido comenzar desde cero, aún puede seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada usando el atajo de teclado Ctrl + A (Comando + A en una Mac) y archivarlos. No podemos decirle si esto es lo correcto, pero definitivamente obtendrá una bandeja de entrada vacía muy rápidamente.
En una interfaz web como Gmail, puede seleccionar una página a la vez haciendo clic en la casilla de verificación en la parte superior de la página.
Una vez que haya seleccionado los correos electrónicos, haga clic en Archivar para moverlos.
No hay un atajo de teclado para seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada de Gmail (aunque * + a selecciona todos los correos electrónicos en la página) pero cuando ha seleccionado todos los correos electrónicos en la página, aparece una barra de mensajes encima de los correos electrónicos que le da la opción de seleccionar todos correos electrónicos en su bandeja de entrada.
Haga clic en este enlace para seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. La barra de mensajes cambiará para permitirle cancelar la selección.
¿Cuántos correos electrónicos necesitas archivar?
La cantidad de correos electrónicos que desea archivar a la vez depende realmente de usted. Como dijimos antes, tener una bandeja de entrada vacía es temporal en el mejor de los casos y casi imposible en el peor. No controlas lo que ingresa a tu bandeja de entrada porque cualquier persona con tu dirección puede enviarte algo. Entonces, incluso si logra vaciar su bandeja de entrada, no permanecerá vacía. Dicho esto, no es un mal objetivo al que apuntar, ya que tener una bandeja de entrada vacía, incluso por poco tiempo, definitivamente te alivia un poco. Pero no se quedará en blanco, razón por la cual administrar su correo electrónico es un proceso, no un objetivo. Y, por supuesto, no necesita archivar un correo electrónico si no necesita guardarlo, puede eliminarlo, es una excelente opción para ahorrar espacio.
Entonces, en lugar de concentrar todos sus esfuerzos en archivar (o eliminar) cada correo electrónico de su bandeja de entrada, concéntrese en objetivos alcanzables que reducirán el estrés de su correo electrónico. Solo usted sabe qué reducirá el estrés de su correo electrónico, pero los objetivos de ejemplo son:
- No queda correo prioritario al final del día
- No envíe correos por más de dos días hábiles en su bandeja de entrada
- Sin correo de su personal / gerente / clientes (tache lo innecesario) al final de la semana
Determina qué correo electrónico te está causando más estrés. Trate y archive (o elimine) estos correos electrónicos como una prioridad.