Dar formato a celdas usando formato condicional en Excel

Si está acostumbrado a utilizar versiones anteriores de Excel, las opciones de formato condicional de Excel 2007, 2010 y 2013 le sorprenderán. Entonces, ¿por qué te molestarías en usar formato condicional? Bueno, aquí hay algunas razones por las que me gusta usar esta función de Excel:

1. Para que sus datos sean más atractivos visualmente.

2. Hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.

3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar con la resolución de problemas.

4. Para ayudarle a sacar conclusiones de sus datos.

5. Mostrar visualmente al usuario lo que es «bueno» o «malo» usando verde y rojo.

Ahora puede usar el formato condicional para formatear cada celda en un rango según sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de ganancias y desea codificar con colores todas las ganancias superiores a $ 200 en verde y todas las ganancias inferiores a $ 200 en amarillo y todas las pérdidas en rojo, puede usar el formato condicional para hacer rápidamente todo el trabajo. tú. .

Formato condicional en Excel

El formato condicional le permite formatear grandes cantidades de datos de forma rápida y sencilla, al mismo tiempo que puede distinguir entre diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán a Microsoft Excel formatear automáticamente por usted. Realmente solo tienes que seguir tres sencillos pasos.

Etapa 1: Seleccione las celdas que desea formatear.

2do paso: Pinchalo Formato condicional en el menú Inicio, sección Estilos.

Paso 3: Seleccione sus reglas. Hay Resaltar reglas de celda y Reglas arriba / abajo en la parte superior que le permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, hemos impuesto tres reglas. La primera fue que todo lo que supere los $ 200 era verde.

Tenga en cuenta que solo la sección Reglas de resaltado de celdas también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás solo usará el único conjunto de datos que resaltó y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, cuando uso la regla Mayor que, puedo comparar los valores de A1 a A20 con un número específico o puedo comparar A1 a A20 contra B1 a B20.

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La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla era que cualquier valor entre $ 0 y $ 200 estaba formateado en amarillo. La tercera regla era que cualquier valor inferior a $ 0 se formateó en rojo. Así es como se ve parte de la hoja de trabajo completa.

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Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas opciones nuevas de formato condicional que puede usar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores (Conjuntos de iconos), gráficos de barras como en el segundo ejemplo (Barras de datos), o incluso una gama de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo (Escalas de color). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20, solo comparará estos valores entre sí.

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Si luego decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que necesita hacer es borrar el formato. Para hacer esto, seleccione el botón Formato condicional y seleccione Reglas claras. A continuación, elija si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de trabajo.

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Además, si ha creado varias reglas, es posible que olvide qué reglas aplicó a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede resultar bastante confuso, especialmente si alguien más creó la hoja de trabajo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional y luego haga clic en Maneja las reglas.

administrador de reglas

Cuando se aplican varias reglas al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden de mayor a menor prioridad. De forma predeterminada, la regla más reciente agregada tendrá la máxima prioridad. Puede cambiar esto haciendo clic en la regla y luego usando las flechas hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en la lista desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja del libro de trabajo.

También hay una casilla de verificación llamada Deténgase tan cierto, que no entraré en detalle aquí porque es bastante complicado. Sin embargo, puede leer este artículo en Microsoft que lo explican en detalle.

Nuevas opciones de formato condicional de Excel 2010

Prácticamente todo es igual en Excel 2010 cuando se trata del formato condicional que se incluyó en Excel 2007. Sin embargo, hay una nueva característica que realmente lo hace mucho más poderoso.

Anteriormente, mencioné que el Resaltar reglas de celda La sección le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de trabajo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo. Si intenta hacer esto en Excel 2007, le permitirá seleccionar datos de otra hoja de trabajo, pero le dará un mensaje de error cuando intente hacer clic en Aceptar al final.

En Excel 2010 ahora puede hacer esto, pero es un poco complicado, así que lo explicaré paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para algo así como ganancias. Si quiero ver qué valores en B2 a B12 de la hoja 1 son mayores que los valores B2 a B12 de la hoja 2, primero seleccionaría los valores B2 a B12 en la hoja 1 y luego haga clic en Grande que en Reglas de resaltado de celdas.

referencia de celda

Ahora haga clic en el botón de referencia de celda que mostré arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor cambiará a una cruz blanca. Ahora siga adelante, haga clic en la hoja 2 y seleccione SÓLO celda B2. Hacer NO seleccione todo el rango de B2 a B12.

seleccionar rango de celda

Verá que la caja ahora tiene un valor de = Hoja2! $ B $ 2. Vamos a tener que cambiar esto a = Hoja2! $ B2. Básicamente deshacerse del PS que precede al 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila cambie automáticamente. Por alguna razón, no solo le permitirá seleccionar todo el rango.

Vuelva a hacer clic en el botón de referencia de celda y luego haga clic en Aceptar. Ahora, los valores de la Hoja 1 que sean mayores que la Hoja 2 se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que haya elegido.

formato condicional

¡Espero que todo esto tenga sentido! Cuando mira Excel 2013, no parece haber características nuevas en lo que respecta al formato condicional. Finalmente, si cree que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que está tratando de lograr, puede hacer clic en el botón Nueva regla opción y empezar desde cero. Lo mejor de crear una nueva regla es que puede usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, lo cual es muy poderoso.

regla de formato de celda

Aunque el formato condicional parece relativamente fácil y directo en la superficie, puede volverse bastante complejo según sus datos y necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

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