A veces, desea incluir datos de una hoja de cálculo de Excel en una presentación de Microsoft PowerPoint. Hay varias formas de hacer esto, dependiendo de si desea o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Echaremos un vistazo.
¿Cuál es la diferencia entre vincular e integrar?
En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en una presentación de PowerPoint. La primera es simplemente copiar esos datos de la hoja de cálculo y luego pegarlos en el documento de destino. Funciona bien, pero todo lo que hace es convertir los datos en una tabla simple en PowerPoint. Puede utilizar las herramientas básicas de formato de tabla de PowerPoint, pero no puede utilizar ninguna de las funciones de Excel después de la conversión.
Si bien esto puede ser útil a veces, sus otras dos opciones, vincular e integrar, son mucho más poderosas y eso es lo que le mostraremos cómo hacer en este artículo. Los dos son bastante similares, ya que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en tu presentación de destino. Se verá como una hoja de Excel y puede usar herramientas de Excel para manipularla. La diferencia es cómo estas dos opciones tratan su conexión con esa hoja de cálculo original de Excel:
- Si vincula una hoja de cálculo de Excel a una presentación, la presentación de destino y la hoja de Excel original mantienen una conexión. Si actualiza el archivo de Excel, estas actualizaciones se reflejan automáticamente en la presentación de destino.
- Si inserta una hoja de cálculo de Excel en una presentación, esa conexión se interrumpe. La actualización de la hoja de Excel original no actualiza automáticamente los datos en la presentación de destino.
Por supuesto, ambos métodos tienen ventajas. Uno de los beneficios de vincular un documento (además de mantener viva la conexión) es que reduce el tamaño del archivo de su presentación de PowerPoint porque la mayoría de los datos todavía se almacenan en la hoja de Excel y se muestran solo en PowerPoint. Una desventaja es que el archivo de hoja de cálculo original debe permanecer en la misma ubicación. De lo contrario, deberá vincularlo nuevamente. Y dado que se basa en el enlace a la hoja de cálculo original, no es tan útil si necesita distribuir la presentación a personas que no tienen acceso a esa ubicación.
Incrustar estos datos, por otro lado, aumenta el tamaño de la presentación porque todos estos datos de Excel están realmente incrustados en el archivo de PowerPoint. Sin embargo, la integración tiene algunas ventajas distintas. Por ejemplo, si está distribuyendo esta presentación a personas que pueden no tener acceso a la hoja de Excel original, o si la presentación necesita mostrar esa hoja de Excel en un momento específico (en lugar de actualizarse), incrustar (y romper la conexión con la hoja original) tiene más sentido.
Entonces, con todo eso en mente, echemos un vistazo a cómo vincular e incrustar una hoja de Excel en Microsoft PowerPoint.
Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft PowerPoint
Vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint es en realidad bastante simple, y el proceso para hacer ambas cosas es casi el mismo. Primero, abra la hoja de cálculo de Excel y la presentación de PowerPoint que desea editar al mismo tiempo.
En Excel, seleccione las celdas que desea vincular o incrustar. Si desea vincular o incrustar toda la hoja de trabajo, haga clic en el cuadro en la unión de filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar toda la hoja.
Copie estas celdas presionando CTRL + C en Windows o Comando + C en macOS. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada y luego elegir la opción «Copiar» en el menú contextual.
Ahora vaya a su presentación de PowerPoint y haga clic para colocar el punto de inserción donde desea que vaya el material vinculado o incrustado. En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón «Pegar» y luego elija el comando «Pegado especial» del menú desplegable.
Esto abre la ventana Pegado especial. Y aquí es donde encontrará la única diferencia funcional en los procesos de vinculación o integración de un archivo.
Si desea incrustar su hoja de cálculo, elija la opción «Pegar» a la izquierda. Si desea vincular su hoja de trabajo, elija la opción «Pegar vínculo» en su lugar. En serio, esto es todo. Por lo demás, este proceso es idéntico.
Cualquiera que sea la opción que elija, seleccionará «Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel» en el cuadro de la derecha y haga clic en el botón «Aceptar».
Y verá su hoja de Excel (o las celdas que seleccionó) en su presentación de PowerPoint.
Si ha vinculado los datos de Excel, no puede editarlos directamente en PowerPoint, pero puede hacer doble clic en cualquier lugar para abrir el archivo de hoja de cálculo original. Y cualquier actualización que realice en esa hoja de cálculo original se reflejará en su presentación de PowerPoint.
Si ha integrado los datos de Excel, puede editarlos directamente en PowerPoint. Haga doble clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo y permanecerá en la misma ventana de PowerPoint, pero la cinta de PowerPoint se reemplaza por la cinta de Excel y puede acceder a todas las funciones de Excel. Es genial.
Y cuando desee dejar de editar la hoja de trabajo y volver a sus controles de PowerPoint, simplemente haga clic en cualquier lugar fuera de la hoja de trabajo.