La función Texto a columnas de Excel divide el texto de una celda en varias columnas. Esta sencilla tarea puede ahorrarle al usuario la angustia de separar manualmente el texto de una celda en varias columnas.
Comenzaremos con un ejemplo simple de dividir dos muestras de datos en columnas separadas. A continuación, exploraremos dos usos más de esta función con los que la mayoría de los usuarios de Excel no están familiarizados.
Texto a columnas con texto delimitado
Para el primer ejemplo, usaremos Text to Columns con datos delimitados. Este es el escenario más común para dividir texto, por lo que comenzaremos con este.
En los datos de muestra a continuación, tenemos una lista de nombres en una columna. Nos gustaría separar el nombre y el apellido en diferentes columnas.
En este ejemplo, queremos que el primer nombre permanezca en la columna A para que el nombre vaya a la columna B. Ya tenemos algo de información en la columna B (el Departamento). Entonces, primero debemos insertar una columna y darle un encabezado.
A continuación, seleccione el rango de celdas que contienen los nombres y haga clic en Datos> Texto a columnas
Esto abre un asistente en el que realizará tres pasos. El primer paso es especificar cómo se separa el contenido. Delimitado significa que los diferentes fragmentos de texto que desea separar están separados por un carácter especial, como un espacio, una coma o una barra. Este es el que elegiremos aquí. (Hablaremos de la opción de ancho fijo en la siguiente sección).
En el segundo paso, especifique el carácter delimitador. En nuestros datos de ejemplo simple, los nombres y apellidos están delimitados por un espacio. Por lo tanto, vamos a eliminar la marca de verificación de la pestaña «Pestaña» y agregar una marca de verificación a la opción «Espacio».
En el último paso, podemos formatear el contenido. Para nuestro ejemplo, no necesitamos aplicar ningún formato, pero puede hacer cosas como especificar si los datos están en formato de texto o de fecha, e incluso configurarlo para que un formato se convierta a otro durante el proceso.
También dejaremos el destino en $ A $ 2 para que separe el nombre de su ubicación actual y mueva el apellido a la columna B.
Cuando hacemos clic en «Finalizar» en el asistente, Excel separa el nombre y el apellido y ahora tenemos nuestra nueva columna B completamente llena.
Texto a columnas con texto de ancho fijo
En este ejemplo, vamos a dividir texto que tiene un ancho fijo. En los datos a continuación, tenemos un código de factura que siempre comienza con dos letras seguidas de un número variable de dígitos numéricos. El código de dos letras representa al cliente y el valor numérico que sigue representa el número de factura. Queremos separar los dos primeros caracteres del código de factura de los números que le siguen y depositar estos valores en las columnas Cliente y Nº de factura que tenemos configuradas (columnas B y C). También queremos mantener intacto el código de factura completo en la columna A.
Como el código de la factura siempre tiene dos caracteres, tiene un ancho fijo.
Primero seleccione el rango de celdas que contiene el texto que desea dividir y haga clic en Datos> Texto a columnas.
En la primera página del asistente, seleccione la opción «Ancho fijo», luego haga clic en «Siguiente».
En la página siguiente, necesitamos especificar la (s) posición (es) en la columna para dividir el contenido. Podemos hacer esto haciendo clic en el área de vista previa proporcionada.
Notar: Texto a columnas a veces proporciona una o más trampas sugeridas. Puede ahorrarle tiempo, pero esté atento. Las sugerencias no siempre son correctas.
En el cuadro «Vista previa de datos», haga clic en el lugar donde desea insertar la ruptura, luego haga clic en «Siguiente».
En el último paso, escriba la celda B2 (= $ B $ 2) en el cuadro Destino y luego haga clic en «Finalizar».
Los números de las facturas se separan correctamente en las Columnas B y C. Los datos originales permanecen en la Columna A.
Así que ahora hemos analizado cómo dividir el contenido mediante delimitadores y anchos fijos. También analizamos cómo dividir el texto en su lugar y dividirlo en diferentes lugares en una hoja de trabajo. Ahora echemos un vistazo a otros dos usos especiales de Text to Columns.
Conversión de fechas estadounidenses a formato europeo
Un uso fantástico de Text to Columns es convertir formatos de fecha. Por ejemplo, convertir un formato de fecha estadounidense a un formato europeo o viceversa.
Vivo en el Reino Unido, por lo que cuando importo datos a una hoja de cálculo de Excel, a veces se almacenan como texto. Esto se debe a que los datos de origen son de Estados Unidos y los formatos de fecha no coinciden con la configuración regional configurada en mi instalación de Excel.
Entonces su Text to Columns al rescate para convertirlos. A continuación se muestran algunas fechas en formato de EE. UU. Que mi copia de Excel no entendió.
Primero, seleccionaremos el rango de celdas que contienen las fechas para convertir y luego haremos clic en Datos> Texto a columnas.
En la primera página del asistente lo dejaremos como delimitado y en el segundo paso eliminaremos todas las opciones del delimitador ya que en realidad no queremos dividir el contenido.
En la última página, seleccione la opción Fecha y use la lista para especificar el formato de fecha para los datos que recibió. En este ejemplo, seleccionaré MDY, el formato que se usa normalmente en los Estados Unidos.
Después de hacer clic en «Finalizar», las fechas se convierten correctamente y están listas para su posterior análisis.
Conversión de formatos de números internacionales
Además de ser una herramienta para convertir diferentes formatos de fecha, Text to Columns también puede convertir formatos de números internacionales.
Aquí en el Reino Unido, se usa un punto decimal en formatos numéricos. Entonces, por ejemplo, el número 1,064.34 es un poco más de mil.
Pero en muchos países se utiliza en su lugar un punto decimal. Por lo tanto, este número sería malinterpretado por Excel y almacenado como texto. Presentarían el número como 1.064,34.
Afortunadamente, cuando trabajamos con formatos de números internacionales en Excel, nuestro buen amigo Text to Columns puede ayudarnos a convertir estos valores.
En el siguiente ejemplo, tengo una lista de números formateados con un punto decimal. Entonces mi configuración regional en Excel no los reconoció.
Este proceso es casi idéntico al que usamos para convertir las fechas. Seleccione el rango de valores, vaya a Datos> Texto a columnas, seleccione la opción delimitada y elimine todos los caracteres delimitadores. En el último paso del asistente, esta vez, elegiremos la opción «General» y luego daremos clic en el botón «Avanzado».
En la ventana de configuración que se abre, ingrese el carácter que desea usar en los cuadros Separador de miles y Separador decimal proporcionados. Haga clic en «Aceptar», luego «Finalizar» cuando regrese al asistente.
Los valores se convierten y ahora se reconocen como números para su posterior cálculo y análisis.
Text to Columns es más poderoso de lo que la gente piensa. Su uso clásico de separar contenido en diferentes columnas es increíblemente útil. Especialmente cuando trabajamos con datos que recibimos de otros. Las capacidades menos conocidas para convertir formatos de fecha y números internacionales son mágicas.