Cómo usar reglas en Microsoft Word

Las reglas de Word le permiten controlar los márgenes de la página y la sangría de los párrafos. Son excelentes para alinear con precisión imágenes, texto y otros elementos. Si está imprimiendo un documento, las reglas pueden ayudarlo a hacer que lo que ve en su pantalla se traduzca en lo que obtiene en la página impresa.

El problema es que las reglas ni siquiera son visibles de forma predeterminada en Word. A continuación, le mostramos cómo activarlos y cómo aprovecharlos al máximo.

Nota: estamos trabajando con Office 2016 en este artículo. Sin embargo, las reglas han existido casi siempre y funcionan igual en versiones anteriores de Word.

Activa las reglas

Primero, asegúrese de estar en el modo Diseño de impresión. En la cinta, cambie a la pestaña «Ver» (extremo derecho). Si «Diseño de impresión» aún no está resaltado, haga clic en él ahora.

Ahora mira hacia el centro de la cinta. En la sección «Mostrar», active la opción «Reglas». Debería ver inmediatamente la regla horizontal sobre su documento y la regla vertical a su izquierda.

Nota: La regla horizontal también está visible en las vistas Diseño web y Borrador. La regla vertical no lo es.

Ir a la ventana de diseño

Haga doble clic en un espacio vacío en la regla para abrir la ventana Diseño. Esta es la misma ventana que puede abrir desde la pestaña Diseño de la cinta.

La ventana «Diseño» muestra la mayoría de las propiedades de diseño físico del documento. La pestaña «Márgenes» le permite establecer los márgenes para la parte superior, inferior, izquierda y derecha, que puede verificar con los marcadores de la regla (ver más abajo). La canaleta es espacio adicional en la página, que generalmente se usa como espacio en blanco adicional para cosas como encuadernación con peine (esos pequeños sacacorchos de plástico que hacen un cuaderno barato). Está configurado como vacío por defecto. También puede utilizar esta pestaña para controlar la orientación de la página.

Si está imprimiendo su documento, la pestaña «Papel» le permite cambiar el tamaño físico del papel para que coincida con los diferentes tamaños de papel de su impresora. El valor predeterminado es 8,5 x 11 pulgadas, el tamaño estándar «Carta» para imprimir en papel americano (215,9 x 279,4 mm). Puede ver el resultado de esta configuración en las reglas numéricas de la página, con los márgenes predeterminados de 1 pulgada que dan como resultado una regla horizontal de 7.5 pulgadas y una regla vertical de 10 pulgadas. Si planea imprimir a través de una impresora doméstica estándar, o si está utilizando la bandeja principal de la impresora de su oficina, déjela como está.

Cambie los márgenes sobre la marcha

Los márgenes se indican en la regla mediante las áreas grises y blancas. Las áreas grises en cada extremo de la regla representan su margen; las áreas blancas de la página activa. La escala de las reglas parece un poco extraña al principio. En realidad, comienza en el extremo izquierdo (o en la parte superior de la regla vertical) con un número que indica el tamaño del margen y luego cuenta hacia atrás. Cuando llega al área blanca activa, comienza a contar nuevamente. Puede verlo en la imagen de abajo, donde configuré el margen en dos pulgadas.

En la configuración de página predeterminada de Word de 8.5 x 11 pulgadas, la regla horizontal comienza en 1 (que indica un margen de una pulgada), luego se restablece a cero donde termina el margen y luego cuenta hasta 7.5 para el espacio horizontal restante. Lo mismo ocurre con la regla vertical: comienza en uno para un margen de una pulgada, comienza de nuevo en cero en el espacio en blanco y solo sube hasta diez.

Nota: Las reglas de Word muestran todas las medidas que estableció en Archivo> Opciones> Avanzado> Mostrar medidas en unidades de. Puedes cambiar las medidas a centímetros, milímetros, puntos o picas. Sin embargo, tenga en cuenta que esta configuración controla las unidades de medida utilizadas en Word, no solo la regla.

También puede ajustar rápidamente los márgenes directamente desde la regla. Mantenga el mouse sobre la línea que separa el área blanca y gris. Verá que el puntero se convierte en una flecha doble y probablemente verá una información sobre herramientas que le indica que está apuntando hacia el margen. Ahora simplemente haga clic en esta línea y arrástrela hacia la izquierda o hacia la derecha para ajustar este margen.

Edite retiros sobre la marcha

Estos pequeños marcadores en forma de triángulo y caja en la regla son útiles. Controlan la sangría de los párrafos individuales. Simplemente coloque el cursor en el párrafo que desea ajustar y arrástrelo. Si desea editar varios párrafos, seleccione los párrafos que desea editar. Y si desea cambiar las sangrías en todo el documento, simplemente presione Ctrl + A (para seleccionar todo) y luego ajuste los controles deslizantes.

Así es como funciona cada retiro.

Arrastrar el marcador de Sangría izquierda cambia la sangría de todas las líneas de un párrafo. A medida que lo arrastra, los otros dos marcadores de sangría también se mueven. Aquí estoy moviendo la sangría izquierda a media pulgada del margen izquierdo.

Al arrastrar el marcador Sangría de la primera línea, se cambia la sangría solo para la primera línea de un párrafo.

Arrastrar el marcador de sangría francesa cambia la sangría de todas las filas excepto la primera fila.

En el extremo derecho de la regla, solo encontrará un marcador: el marcador de sangría derecha. Arrástrelo para restringir el párrafo del lado derecho.

Agregar tabulaciones

Una tabulación es donde se mueve el cursor cuando presiona la tecla Tab. Un documento de Word predeterminado no tiene tabulaciones, por lo que cada vez que presiona la tecla Tab, el cursor avanza aproximadamente ocho caracteres. Ajustar las tabulaciones le brinda más control y alineación del texto.

Por supuesto, Word ofrece suficientes opciones para que las cosas se vuelvan un poco más complicadas que eso. Si observa el borde izquierdo de su documento, justo encima de la regla vertical, verá el botón Tab Stop.

Hacer clic en este botón le permite recorrer los diferentes tipos de tabulaciones que proporciona Word. Aquí están:

  • La izquierda: Las pestañas de la izquierda son el punto de interrupción predeterminado de Word. Esto es lo que la mayoría de la gente piensa cuando piensa en tabulaciones y lo que probablemente usará la mayor parte del tiempo. El texto se alinea contra el borde izquierdo de la tabulación.
  • Centrar: Las pestañas centrales alinean el texto alrededor del centro de la tabulación.
  • Correcto: Las pestañas de la derecha alinean el texto con el borde derecho de la tabulación y son una excelente manera de alinear los dígitos más a la derecha en largas listas de números a medida que los escribe.
  • Decimal: Las pestañas decimales alinean números (o texto) según los puntos decimales. Son excelentes para alinear números de moneda. Sin embargo, tenga cuidado. El texto también está alineado con decimales, por lo que si escribe una oración con un punto, el punto se ajustará a la tabulación.
  • Pestaña de la barra: Las pestañas de la barra no crean una tabulación real. En cambio, crean una línea vertical dondequiera que los inserte. Puede usarlos para colocar filas verticales entre columnas con pestañas en los casos en que prefiera no usar una tabla.
  • Retiros: Seleccione la primera línea y las opciones de sangría negativa, luego haga clic en cualquier lugar del espacio de la regla activa (el área blanca) para colocar la sangría allí. Funciona de la misma manera que arrastrar los marcadores de sangría de la forma que discutimos en la sección anterior.

Un pequeño consejo para ti. Si está pasando por las tabulaciones y no puede recordar el significado de cada símbolo, aleje el mouse del botón y luego regrese para activar una información sobre herramientas que describa esa tabulación.

Para insertar una tabulación, simplemente use el botón para seleccionar el tipo de tabulación que desea. Ahora apunte el mouse en cualquier lugar de la parte blanca de la regla horizontal (hacia la parte inferior de la línea de la regla) y haga clic. Aparece un símbolo que indica el tipo de tabulación que colocó. Este es un marcador de tabulación, que indica dónde saltará el texto si presiona el botón Tab en su teclado.

Aquí un ejemplo. En este párrafo, la sangría izquierda está a media pulgada del margen izquierdo, la sangría de la primera línea está otra media pulgada más y he establecido una tabulación en dos pulgadas. Presioné el botón Tab con el cursor delante de «Lorem», por lo que el texto saltó a mi punto de tabulación definido manualmente.

Puede insertar varios marcadores de pestañas si lo desea, y puede hacer clic en ellos y arrastrarlos para reposicionarlos sobre la marcha.

Para deshacerse de un marcador de tabulación, simplemente arrástrelo hacia abajo (lejos de la regla) y suelte el botón del mouse.

Y, si prefiere configurar las pestañas manualmente (y un poco más precisamente), haga doble clic en cualquier marcador de pestaña para abrir la ventana «Pestañas».

La regla es solo una de las pequeñas características de Word que tiene muchas más características de las que la mayoría de la gente cree. Proporciona una forma rápida de controlar los márgenes, establecer varias sangrías para un párrafo y mantener las cosas en línea usando tabulaciones. Por qué Word lo deja desactivado de forma predeterminada está más allá de nosotros, pero al menos ahora sabe cómo volver a activarlo y usarlo.

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