A algunas personas les gusta mantener sus carpetas de Outlook perfectamente bajo control, con correos electrónicos cuidadosamente categorizados y almacenados en una estructura de carpetas lógica y mínima. La mayoría de nosotros no somos así, razón por la cual Microsoft ha proporcionado herramientas para ayudarlo. Una de esas herramientas es la poco conocida Conversation Cleanup Tool, que elimina o mueve correos electrónicos redundantes de una conversación. Así es como funciona.
Puede ejecutar la herramienta de limpieza de conversaciones en una sola conversación, una carpeta o una carpeta, y todas sus subcarpetas. Comprueba si hay correos electrónicos redundantes, es decir, correos electrónicos que se incluyen en su totalidad en otro mensaje de la conversación. Luego elimina (de forma predeterminada) o mueve esos correos electrónicos a otra carpeta, dependiendo de cómo lo haya configurado. Esto es para evitar que su buzón se llene con varias copias del mismo mensaje.
Primero, debe configurar la configuración de limpieza de la conversación. Dirígete a Archivo> Opciones> Correo, luego desplázate hacia abajo hasta la sección «Limpieza de conversación».
De forma predeterminada, la limpieza de conversación elimina elementos, pero si desea mover elementos redundantes a una carpeta, puede hacer clic en «Examinar» y elegir la carpeta a la que desea moverlos. Esto es útil si desea comprobar por sí mismo que los mensajes encontrados por la herramienta son realmente redundantes. El Limpiador de conversaciones es confiable en nuestra experiencia, pero a veces no hay sustituto para verificar las cosas usted mismo.
Probablemente pueda dejar las otras opciones predeterminadas como están, ya que tienen mucho sentido, pero si su situación o preferencias son diferentes, continúe y active o desactive la configuración como mejor le parezca. Una vez que haya establecido la configuración que desee, haga clic en «Aceptar» para volver a Outlook.
Ahora necesitas abrir la herramienta. En la pestaña «Inicio», haga clic en el botón «Limpiar». El menú desplegable le da la opción de limpiar la conversación seleccionada actualmente en la carpeta, toda la carpeta o toda la carpeta y todas las subcarpetas.
También puede acceder a este menú haciendo clic en Carpeta> Limpiar carpeta si no necesita la opción ‘Limpiar conversación’.
Usaremos «Limpiar carpeta» por ahora, pero el proceso es el mismo si limpia una conversación, una carpeta o una carpeta y sus subcarpetas. Y para una opción de un clic, siempre puede hacer clic con el botón derecho en una carpeta en el panel de navegación y seleccionar «Limpiar carpeta».
La primera vez que ejecute esta herramienta, aparecerá una advertencia que le dará la opción de cambiar la configuración, ejecutar la herramienta o cancelar la operación.
Si desea que la herramienta se ejecute sin ver esta ventana emergente, habilite la opción «No volver a mostrar este mensaje».
Haz clic en «Limpiar la carpeta» para ejecutar la herramienta (si tienes habilitada la opción «No volver a mostrar este mensaje», a partir de ese momento, la herramienta se ejecutará en cuanto la selecciones). Cuando la herramienta se está ejecutando, lo que puede demorar un poco si la está ejecutando por primera vez en una carpeta con muchos mensajes, aparece una notificación de estado en la barra en la parte inferior de Outlook.
Puede seguir utilizando Outlook mientras se está ejecutando. Una vez que desaparece el aviso de estado, la herramienta está terminada. No le dirá que se acabó, la herramienta está diseñada para ejecutarse en segundo plano para ayudarlo, no bombardearlo con mensajes, pero le dirá si no encuentra ningún mensaje para limpiar.
Eso es todo lo que podemos decir al respecto. Cuando ejecutamos esta herramienta en una carpeta de muestra que tenía 2.487 correos electrónicos, encontró 502 correos electrónicos que podían eliminarse. Más de una quinta parte de los correos electrónicos en la carpeta eran redundantes, por lo que esta es una revelación y una herramienta para usar si se está quedando sin espacio o está cansado de navegar por las conversaciones.