Los archivos de Microsoft Office siguen siendo muy comunes, pero si es más un usuario de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, aún puede editar archivos de Word, Excel y PowerPoint en Google Drive, si sabe cómo hacerlo.
En el escritorio, deberá utilizar el navegador Google Chrome y una extensión oficial de Chrome para editar documentos de Microsoft Office, utilizando el modo de compatibilidad con Office (OCM) de Google Drive. Puede editarlos de esta manera o convertirlos al formato de Google Docs, lo que proporcionará más funciones. (No se preocupe, incluso si los convierte al formato de Google Docs, puede volver a descargarlos al formato de Microsoft Office más tarde).
También puede editar archivos de Microsoft Office utilizando la aplicación Google Drive y las aplicaciones Google Docs, Google Sheets y Google Slides en iOS o Android. Le mostraremos ambos métodos en la guía a continuación.
Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Drive en PC o Mac
Empecemos por la oficina. Si el archivo de Office que desea editar y compartir aún se encuentra en el disco duro de su PC, puede cargarlo fácilmente en Google Drive y abrirlo para editarlo en Chrome con una extensión de Chrome. Abra Chrome, vaya a Edición de Office para la página de extensión de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, haga clic en «Agregar a Chrome» y siga las instrucciones en pantalla para instalarlo.
Una vez instalada la extensión, arrastre el archivo de Office a la ventana de Chrome hasta que vea un icono de copia como se muestra a continuación. Para mi ejemplo a lo largo de este artículo, usaré un archivo de Word / Google Docs, pero el procedimiento es el mismo para los archivos de Excel / Google Sheets y los archivos de PowerPoint / Google Slides.
La primera vez que arrastra un archivo de Office a la ventana de Chrome, aparece el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en «Entendido» para cerrar la ventana. Ya no verá este cuadro de diálogo.
El archivo de Office se carga en su cuenta de Google Drive y se abre en la pestaña actual. Hay un número limitado de funciones que puede utilizar para editar el archivo de Office en su cuenta de Google Drive. Sin embargo, si convierte el documento en un documento de Google, hay otras funciones disponibles y puede compartir el documento con otras personas.
Para convertir su archivo de Word en un documento de Google Docs, seleccione «Guardar como Google Docs» en el menú «Archivo». Si descargó y abrió un archivo de Excel (.xlsx o .xls), la opción sería «Guardar como hojas de cálculo de Google» y si el archivo es un archivo de PowerPoint (.pptx o .ppt), la opción sería «Guardar como diapositivas de Google». .
Aparece un cuadro de diálogo mientras el documento se convierte y se guarda en su cuenta de Google Drive. Puede detener la conversión haciendo clic en «Cancelar».
Una vez que haya realizado los cambios, puede descargar el documento de Google como un archivo de Office. En mi ejemplo, selecciono «Descargar como» en el menú «Archivo» y luego selecciono «Microsoft Word (.docx)» en el submenú. También existen otros formatos en los que se puede descargar el archivo de Word, como .rtf, .pdf e incluso como eBook (.epub).
El nombre del archivo original se utiliza de forma predeterminada, pero puede cambiarlo en el cuadro de edición «Nombre de archivo». Luego haga clic en «Guardar».
Otra forma de trabajar con archivos de Office en su cuenta de Google Drive es subirlos a su cuenta de Google Drive usando la aplicación de Google para Windows, que se puede descargar desde aquí. Si descargó su archivo de Word de esta manera, puede acceder a su cuenta de Google Drive desde un navegador, luego abra el archivo de Word en Google Docs. Para mi ejemplo, abriré mi archivo de Word haciendo clic con el botón derecho en el archivo en mi cuenta de Google Drive, seleccionando «Abrir con» en el menú contextual y luego seleccionando «Google Docs» en el submenú.
El archivo de Word se abre en una nueva pestaña y puede editar el documento como cuando arrastró anteriormente el archivo de Word a la ventana de Chrome. También puede «Descargar» el archivo como un archivo de Word usando el botón «Descargar» en la esquina superior derecha de la ventana del navegador, o compartirlo con otros usando el botón «Compartir».
En este punto, el archivo sigue siendo un archivo de Word y está trabajando en el modo de compatibilidad con Office (OCM). Para convertirlo en un archivo de Google Docs, seleccione «Guardar como Google Docs» en el menú «Archivo», tal como lo hizo después de arrastrar el archivo de Word a la ventana de Chrome.
Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Drive en un dispositivo móvil
También puede abrir y editar archivos de Office usando el Aplicación Google Docs para iOS Dónde Androide (para archivos de Word), el Aplicación Google Sheets para iOS Dónde Androide (para archivos de Excel), o el Aplicación de Presentaciones de Google para iOS Dónde Androide (para archivos de PowerPoint). Sin embargo, también debe instalar el Aplicación Google Drive en iOS Dónde Androide. Cuando selecciona un archivo de Office para abrir en la aplicación Google Drive, se abre automáticamente en la aplicación de documentos de Google correspondiente.
Le mostraremos cómo trabajar con un archivo de Word en su cuenta de Google Drive en un iPhone, pero el proceso es similar en otras plataformas y con otros archivos. Abra la aplicación Google Drive en su dispositivo y navegue hasta la ubicación del archivo de Word que desea abrir. Toque el archivo.
Su archivo de Word se abre automáticamente en Google Docs. Puede editar el archivo de Word tal cual presionando documento (1) y agregando contenido o editando contenido existente y formateando texto (2). Se encuentran disponibles opciones adicionales de formato de texto y párrafo haciendo clic en el ícono de texto / párrafo en la barra de herramientas en la parte superior (3). Cuando haya terminado de editar el documento, toque la marca de verificación en la esquina superior izquierda de la pantalla (4).
Si en algún momento no está seguro de si está trabajando en un archivo en formato Word o en un archivo en formato Google Docs, presione el botón de menú (tres puntos verticales).
Cuando trabaje en un archivo de Word (o un archivo de Excel o un archivo de PowerPoint), verá el Modo de compatibilidad con Office en la parte superior del menú.
Tenga en cuenta en la imagen de arriba que hay una opción de Compartir y Exportar en el menú, pero cuando toca la opción «Compartir y Exportar», encontrará que no hay ninguna opción de Compartir disponible (a la izquierda en la imagen de abajo). Al igual que en un navegador en la PC, no puede compartir archivos de Word en su cuenta de Google Drive. Debe guardar un archivo de Word como un archivo de Google Docs si desea compartir el archivo. Convenientemente, el submenú Compartir y exportar también le permite «Guardar como archivo de Google Docs».
Una vez que haya guardado el archivo como un archivo de Google Docs (lo que haremos a continuación), el submenú «Compartir y exportar» incluye una opción Compartir (a la derecha en la imagen de abajo), lo que le permite compartir el documento actual con otros. Este submenú también incluye la opción Guardar como Word (.docx), que le permite volver a convertir el documento en un archivo de Word.
Cuando tocas la opción «Guardar como archivo de Google Docs» en el submenú Compartir y exportar del documento de Word, aparecerá un cuadro de diálogo mientras guardas el documento como un archivo de Google Docs.
Una vez que se convierte el documento, el «Modo de compatibilidad con Office» ya no está en el menú principal y algunas de las opciones son diferentes, como el submenú Compartir y Exportar del que hablamos anteriormente. Ahora puede editar y compartir su documento de Google Docs y luego convertirlo de nuevo en un documento de Word, si lo desea.
De vuelta en la aplicación Google Drive, la versión de Google Docs de mi archivo de Word ya está disponible.
También puede abrir el documento de Google Docs en un navegador en su PC y descargar el archivo como un archivo de Word, como vimos en la primera sección. Los documentos de Google Docs, Sheets y Slides solo se almacenan en su cuenta de Google Drive. Si está utilizando la aplicación Google Drive para Windows, verá cómo se ven los archivos locales de estos documentos, pero en realidad son enlaces a los documentos en línea. Por lo tanto, para acceder a él, debe tener una conexión a Internet. Puede obtener más información sobre el uso de la aplicación Google Drive para Windows.
El sitio de ayuda de Google en Google Docs enumera los Tipos de archivos de Office compatibles con Google Drive.