Si usa hojas de cálculo de Excel para recopilar datos de otras personas, pero descubre que a menudo llenan sus celdas cuidadosamente planificadas con el tipo incorrecto de información, la validación de datos puede ayudar.
Esta herramienta le permite restringir celdas específicas para permitir solo datos formateados correctamente. Si alguien ingresa algo que se supone que no debe estar allí, como «almuerzo en el aeropuerto» en lugar de «$ 15.68» en un informe de gastos, Excel rechaza la entrada hasta que se ingresa. Piense en ello como una forma pasivo-agresiva de asegurarse de que las personas no pierdan su tiempo.
Como ejemplo, aquí está la hoja de cálculo del informe de gastos básico para How-To Geek. Digamos que queremos asegurarnos de que los usuarios solo ingresen valores numéricos formateados como moneda (es decir, algunos dígitos, seguidos de un punto decimal, seguido de dos dígitos más) en algunas celdas.
Primero, seleccione todas las celdas que desea restringir.
Cambie a la pestaña «Datos» en la cinta, luego haga clic en el botón «Validación de datos». Si su ventana no es de tamaño completo y no puede ver las etiquetas, este es el icono con dos casillas horizontales, una marca de verificación verde y un círculo rojo tachado.
En la ventana de validación de datos, en la pestaña «Parámetros», haga clic en el menú desplegable «Autorizar». Aquí puede establecer un tipo de entrada específico para permitir las celdas seleccionadas. Para nuestro informe de gastos, insistiremos en que los usuarios ingresen un número con dos valores decimales, por lo que seleccionaremos la opción “Decimal”. También puede seleccionar otros criterios, como asegurarse de que una celda contenga texto, una hora o fecha, texto de una longitud específica o incluso su propia validación personalizada.
Independientemente del tipo de datos que seleccione de la lista desplegable «Permitir», se cambiarán las opciones disponibles en el resto de la pestaña «Configuración». Como queremos un valor numérico correspondiente a la moneda, configuramos el menú desplegable «Datos» en el parámetro «entre». Luego configuramos un valor mínimo de 0.00 y un valor máximo de 10000.00, que es más que suficiente para cubrir nuestras necesidades.
Para probarlo, haga clic en «Aceptar» para aplicar la configuración de validación, luego intente ingresar un valor incorrecto. Por ejemplo, si escribimos «panqueques» para el valor de Desayuno en lugar del costo de la comida, obtendremos un mensaje de error.
Si bien esto limita a las personas a ingresar solo el tipo correcto de datos, no les brinda ningún comentario sobre qué tipo de datos se requieren. Así que pongámoslo en su lugar también.
Regrese a la ventana Validación de datos (Datos> Validación de datos en la cinta). Tiene dos opciones aquí (y puede usar ambas si lo desea). Puede usar la pestaña «Mensaje de entrada» para tener una información emergente que muestre a las personas qué tipo de datos desea cada vez que seleccionan una celda que tiene habilitada la validación de datos. También puede usar la pestaña «Alerta de error» para personalizar el error que ven cuando ingresan el tipo de datos incorrecto.
Vayamos primero a la pestaña «Mensaje de entrada». Aquí, asegúrese de que la opción «Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda» esté habilitada. Luego, asigne un título y algo de texto a la información sobre herramientas de entrada. Como puede ver a continuación, con solo hacer clic en cualquiera de las celdas aparecerá el mensaje que le dice a la gente lo que se espera.
En la pestaña «Alerta de error», puede personalizar el mensaje de error que las personas ven cuando ingresan el tipo de datos incorrecto. Asegúrese de que la opción «Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos» esté habilitada. Elija un estilo para su mensaje de error de la lista desplegable «Estilo». Puede elegir una parada (el círculo rojo con la X), una advertencia (triángulo amarillo con un signo de exclamación) o una información (círculo azul con una «i» minúscula), dependiendo de la fuerza con la que desee que pase el mensaje.
Escriba un título para su mensaje, el texto del mensaje en sí, luego presione «Aceptar» para terminar.
Ahora, si alguien está intentando ingresar datos incorrectos, este mensaje de error es un poco más útil (o sarcástico, si lo prefiere).
Es un poco más de trabajo configurar la validación de datos, pero puede ahorrarle mucho tiempo más adelante si usa hojas de cálculo para recopilar datos de otras personas. Incluso es útil para prevenir sus propios errores. Y eso es doblemente cierto si ha configurado fórmulas o cualquier tipo de tareas de automatización que se basan en esos datos.