Cómo reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook

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Los archivos de datos de Outlook pueden volverse muy grandes con el tiempo, especialmente si recibe muchos archivos adjuntos de correo electrónico. Incluso si elimina mensajes antiguos, el tamaño de su archivo de datos de Outlook no se reduce en consecuencia.

Sus archivos de datos de Outlook (Archivos .Pst y .ost) incluyen todos sus correos electrónicos (en todas sus carpetas, incluidos los correos electrónicos enviados), contactos, citas del calendario, tareas y notas, y sus archivos adjuntos asociados. A medida que envía y recibe más correos electrónicos y archivos adjuntos, agrega más citas a su calendario y crea más tareas y notas, sus archivos de datos de Outlook pueden crecer fácilmente a varios gigabytes. El mío es un gigabyte, pero sigue siendo bastante grande.

Incluso si vacía la carpeta Elementos eliminados o la vacía automáticamente cuando sale de Outlook, el espacio ocupado en el archivo de datos no se libera. Sin embargo, puede recuperar este espacio compactando su archivo de datos de Outlook. He aquí cómo hacerlo.

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Paso uno: examine sus cuentas y elimine lo que no necesita

Antes de pasar por el proceso de compactación, debe pasar por Outlook y eliminar todo lo que no necesite. Le recomendamos que compruebe el tamaño de sus diferentes carpetas para saber qué elementos liberarán más espacio. Recuerde, también puede eliminar elementos de calendario, tareas y notas además de los correos electrónicos. Para verificar el tamaño de sus carpetas, seleccione la bandeja de entrada (o cualquier otra carpeta) en la cuenta (archivo de datos de Outlook) que desea compactar, luego haga clic en la pestaña «Archivo».

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En la pantalla entre bastidores, haga clic en «Herramientas» y seleccione «Limpieza de buzón» en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Limpieza del buzón, haga clic en «Mostrar tamaño del buzón».

El cuadro de diálogo Tamaño de carpeta muestra el tamaño de cada carpeta en la cuenta actualmente seleccionada. Desplácese hacia abajo y vea qué carpetas son más grandes, dónde es posible que desee eliminar elementos. Haga clic en «Cerrar» cuando haya terminado.

Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en «Mostrar tamaño de elementos eliminados».

Nuestra carpeta Elementos eliminados no es enorme, pero aún debemos vaciarla antes de compactar nuestro archivo de datos. Haga clic en «Cerrar».

Vuelve al cuadro de diálogo Limpieza del buzón. Si desea eliminar otros elementos de su cuenta, haga clic en «Cerrar» para volver a su cuenta. Seleccione los correos electrónicos, el calendario, las tareas y las notas que no desea y presione Eliminar. También puede presionar Mayús + Eliminar para eliminar permanentemente los elementos seleccionados, sin pasar por la carpeta Elementos eliminados.

Paso dos: vacíe la carpeta de elementos eliminados

También querrá vaciar la papelera de reciclaje o la carpeta «Elementos eliminados» antes de continuar. Si todavía hay elementos en la carpeta Elementos eliminados, puede vaciar la carpeta de dos formas. Una forma es hacer clic en «Vaciar» en el cuadro de diálogo Limpieza del buzón, si aún está abierto.

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar permanentemente los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Haga clic en «Sí».

Si el cuadro de diálogo Limpieza del buzón no está abierto, también puede vaciar la carpeta Elementos eliminados directamente en su cuenta en el panel Correo. Para hacer esto, primero asegúrese de que el panel Correo esté activo. Presione Ctrl + 1 para abrir el panel Correo, si no es así. A continuación, haga clic con el botón derecho en la carpeta Elementos eliminados de la cuenta que desea compactar y seleccione «Carpeta vacía» en el menú contextual. Se muestra el mismo cuadro de diálogo de confirmación que se muestra arriba.

Paso tres: compacte su archivo de datos de Outlook

Ahora que ha eliminado los elementos no deseados y ha vaciado la carpeta Elementos eliminados, es hora de compactar su archivo de datos de Outlook. En la ventana principal de Outlook, vuelva a hacer clic en la pestaña «Archivo». A continuación, asegúrese de que la pantalla Información de la cuenta esté activa. De lo contrario, haga clic en «Información» en la lista de elementos de la izquierda. Haga clic en «Configuración de la cuenta» y luego seleccione «Configuración de la cuenta» en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, haga clic en la pestaña «Archivos de datos».

Seleccione el archivo de datos de Outlook que desea compactar de la lista, luego haga clic en «Configuración».

Si la cuenta actualmente seleccionada es una cuenta POP3 (archivo .pst), aparece el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en «Compactar ahora».

De lo contrario, si la cuenta seleccionada es una cuenta IMAP (archivo .ost), verá el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en «Compactar ahora».

Se muestra el siguiente cuadro de diálogo mientras se compacta el archivo de datos de Outlook.

Cuando se completa el proceso de compactación, vuelve al cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook (o Configuración del archivo de datos de Outlook). Haga clic en «Aceptar» o «Cancelar» para cerrarlo.

Haga clic en «Cerrar» en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.

Nuestro archivo de datos de Outlook creció de alrededor de 951 MB a alrededor de 845 MB, por lo que recuperamos un poco más de 100 MB de espacio en disco. Cuanto más grande sea su archivo de datos, es probable que recupere más espacio.

Compactar sus archivos de datos de Outlook no solo le ahorra espacio en disco, sino que también puede mejorar el rendimiento de Outlook. Un archivo de datos de Outlook de gran tamaño puede prolongar el inicio, el uso y el apagado de Outlook. Por lo tanto, compactar periódicamente su archivo de datos de Outlook es algo inteligente.

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