Algunos correos electrónicos son más importantes que otros. En lugar de recibir alertas cada vez que llega un correo electrónico, configure Microsoft Outlook para que solo le avise cuando lleguen elementos importantes a su bandeja de entrada, en lugar de cualquier correo electrónico antiguo que pueda estar esperando por usted.
Si las alertas de correo electrónico de Outlook lo distraen, lo más fácil que puede hacer es apagarlas. Pero, ¿qué sucede si realmente necesita saber cuándo llega un correo electrónico de su jefe, cliente o alguien importante para usted?
Microsoft Outlook le permite configurar reglas de alerta personalizadas para direcciones de correo electrónico específicas o dominios completos. Ya cubrimos las reglas en general, así que eche un vistazo si nunca las ha usado antes.
Cuando configura una alerta personalizada mediante una regla, anula los permisos de alerta predeterminados que configuró. Si ha desactivado todas las alertas en Outlook, seguirá recibiendo una alerta si ha configurado una regla para hacerlo.
Crea una regla para una persona específica
Para configurar una regla de alerta personalizada para una persona específica, abra Outlook y luego busque un correo electrónico de una persona para la que desea recibir una alerta. Haga clic con el botón derecho en el correo electrónico y seleccione Reglas> Crear regla.
También puede seleccionar el correo electrónico y, en la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en Reglas> Crear regla.
Marque la casilla junto al nombre del remitente, luego elija «Mostrar en la ventana de alerta de elemento nuevo» y / o «Reproducir sonido seleccionado».
Si elige «Reproducir sonido seleccionado», tendrá que elegir un archivo de sonido para reproducir. La mayoría de la gente no tiene a mano una selección de archivos .wav, así que vaya a C: Windows Media (o / System / Library / Sounds / si está usando Outlook en una Mac) y elija el sonido que desee. . Puede usar el botón de reproducción en la ventana «Crear regla» para escuchar el sonido antes de confirmar su elección.
Haga clic en «Aceptar» en la ventana Crear regla y su regla está definida. A partir de ahora, recibirá una alerta cada vez que reciba un mensaje de esta dirección de correo electrónico.
Crea una regla para todo un dominio
Si desea recibir una alerta cuando reciba un correo electrónico de un dominio en particular, como un cliente específico o su dominio de correo electrónico personal, deberá configurar una regla desde cero.
En la pestaña Inicio, haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.
En la ventana «Reglas y alertas», haga clic en «Nueva regla».
Seleccione «Aplicar la regla a los mensajes que recibo», luego haga clic en el botón «Siguiente».
Desplácese hacia abajo, seleccione «Con palabras específicas en la dirección del remitente», luego haga clic en las «palabras específicas» subrayadas en el panel inferior.
Agregue el dominio para el que desea recibir una alerta, haga clic en «Agregar» (puede agregar varios dominios si lo desea), luego haga clic en «Aceptar».
El dominio habrá reemplazado las «palabras específicas». Haga clic en Siguiente. «
Ahora elija si desea que se reproduzca un sonido, que se muestre una alerta o ambos. Si elige un sonido, deberá hacer clic en «Sonido» y elegir el sonido que desee. Una vez hecho esto, haga clic en «Finalizar».
La regla estará visible en la lista «Reglas y alertas». Haga clic en «Aplicar» para activarlo.
Ahora, cada vez que llegue un correo electrónico de este dominio, recibirá la alerta que ha elegido.