Cómo recibir notificaciones de Outlook solo para correos electrónicos importantes

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Microsoft pensó que eran útiles cuando configuraron notificaciones para nuevos correos electrónicos. Sin embargo, un aluvión constante de notificaciones también puede confundir su pensamiento. Puede desactivar las notificaciones por completo o, mejor aún, configurar Outlook para que solo le notifique los correos electrónicos importantes.

Cómo crear una regla simple

Si necesita responder a determinadas personas, como clientes, su jefe o miembros de la familia, puede usar reglas en Outlook para recibir notificaciones solo sobre ciertos mensajes. A continuación, se explica cómo configurar una regla que solo muestre notificaciones por correo electrónico de un determinado remitente.

La forma más sencilla de configurar esta regla es buscar un correo electrónico de esta persona. Para este ejemplo, voy a configurar una regla para notificarme cuando reciba un correo electrónico de mi jefe porque los correos electrónicos de su jefe siempre son importantes, ¿verdad? Así que haría clic derecho en el correo electrónico del editor en jefe de How-To Geek, Whitson Gordon, y seleccionaría “Reglas” y luego “Crear regla” en el menú contextual.





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En el cuadro de diálogo “Crear regla”, seleccione las condiciones bajo las cuales desea recibir notificaciones sobre nuevos correos electrónicos. Quiero recibir notificaciones inmediatas sobre los correos electrónicos que reciba de Whitson, así que marco la primera casilla.

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También marco la casilla “Enviado a” y me aseguro de que mi nombre esté seleccionado en la lista desplegable, de modo que reciba notificaciones de los correos electrónicos que Whitson me envíe directamente. Si no desea que se le notifique de los correos electrónicos para los que está copiando o de uno de los destinatarios, seleccione “solo yo” en la lista desplegable “Enviado a”. Haga clic en “Aceptar” una vez que haya elegido.





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Aparece un cuadro de diálogo “Correcto” con una opción para “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual”. Haga clic en Aceptar. “Quiero saber qué correos electrónicos hay en mi bandeja de entrada de Whitson, así que marco la casilla.

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Aparecerá el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo”, que requiere una acción inmediata. Actualmente, solo tengo un correo electrónico de Whitson en mi bandeja de entrada, por lo que es el único que aparece en este cuadro de diálogo. Sin embargo, si hubiera más correos electrónicos de Whitson, todos se enumerarían aquí. Si desea ver un correo electrónico directamente desde este cuadro de diálogo, seleccione el correo electrónico para ver y haga clic en “Abrir elemento”. Haga clic en “Cerrar” para cerrar el cuadro de diálogo.





El cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo” permanece abierto hasta que hace clic en “Cerrar”, incluso cuando abre un mensaje de correo electrónico desde el cuadro de diálogo y luego cierra el mensaje.

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Cómo crear reglas más avanzadas

Al crear reglas, puede elegir entre opciones adicionales que son más específicas que las disponibles en el cuadro de diálogo principal “Crear regla”. Para ello, abra el cuadro de diálogo “Crear regla”, como se describe anteriormente en este artículo. Luego haga clic en “Opciones avanzadas”.

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La primera pantalla del cuadro de diálogo “Asistente de reglas” muestra una lista de condiciones detalladas para verificar. Marque las casillas de las condiciones que desea verificar para las notificaciones por correo electrónico. Quiero recibir notificaciones cuando reciba correos electrónicos de Whitson enviados solo a mí, así que selecciono estas condiciones.

El texto subrayado en azul son enlaces en los que hace clic para especificar los valores que desea verificar en esta condición. Una vez que haya seleccionado esta condición, haga clic en el enlace azul para esa condición en el cuadro “Paso 2” para cambiar los valores.

Una vez que haya seleccionado las condiciones que desea verificar, haga clic en “Siguiente”.

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Ahora seleccione las opciones para indicar qué se debe hacer con cualquier mensaje que reciba que coincida con las condiciones seleccionadas. Puede hacer cosas como mover el mensaje a una carpeta específica, reenviarlo a una o más personas, responder usando una plantilla o marcarlo como leído. Quiero recibir una alerta de escritorio cuando reciba un correo electrónico de Whitson. Así que selecciono la última opción de la lista, “mostrar una alerta en el escritorio”. Una vez que haya seleccionado lo que desea hacer con el mensaje, haga clic en “Siguiente”.

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La siguiente pantalla ofrece opciones para establecer excepciones a la regla, por ejemplo, si no desea que se le notifique si el mensaje es una invitación a una reunión o una actualización. Elija las excepciones que desea aplicar a su regla y haga clic en “Siguiente”. No quiero ninguna excepción, así que simplemente hago clic en “Siguiente” para omitir esta pantalla.

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La última pantalla le permite especificar un nombre para la regla y configurar algunas opciones de regla, incluida una para “Activar esta regla” inmediatamente. Si desea ejecutar la regla inmediatamente en los mensajes que ya están en la Bandeja de entrada, seleccione “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en ‘Bandeja de entrada'”.

Revise la descripción de la regla en el “Paso 3” y haga clic en “Finalizar” cuando haya terminado.

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Ahora, cuando recibo un correo electrónico de Whitson, recibo una alerta de escritorio en mi escritorio de Windows. Tenga en cuenta que este es un cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo” diferente del cuadro de diálogo. Más bien, es una notificación nativa de Windows. Si prefiere este estilo de notificación, deberá pasar por “Opciones avanzadas” para cada regla que cree “.

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Cómo cambiar tus reglas

Cambiar, eliminar o incluso desactivar temporalmente sus reglas es simple. Quiero cambiar mi regla para mostrar el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo” en lugar de una “Alerta de escritorio”. Para eso, hago clic en la pestaña “Inicio”.

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Haga clic en el botón “Reglas” en la sección “Mover” y seleccione “Administrar reglas y alertas” en el menú desplegable.

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Aparece el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”. En la pestaña “Reglas de correo”, haga clic en “Editar regla” y seleccione “Editar configuración de regla” en el menú desplegable.

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Como se señaló anteriormente, la primera pantalla del “Asistente de reglas” muestra una lista de condiciones que puede verificar en los mensajes de correo electrónico entrantes. Las selecciones que hice durante la configuración inicial de la regla aparecen en la parte superior de la lista, y la descripción con la configuración actual aparece en el cuadro debajo del “Paso 2”. No quiero cambiar las condiciones, así que hago clic en “Siguiente”. Si desea cambiar las condiciones de su regla, realice los cambios y haga clic en “Siguiente”.

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En la pantalla que enumera las acciones a realizar en los correos electrónicos entrantes (según las condiciones), desactivo la opción “mostrar una alerta en el escritorio” que aparece en la parte superior de la lista, luego hago clic en “Siguiente”.

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Suponga que, en su lugar, desea que el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo” sea más visible. Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la lista de acciones y marque la casilla junto a “mostrar mensaje específico en la ventana de alerta de nuevo elemento”. Para personalizar el mensaje que aparece en el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo”, haga clic en el enlace “Un mensaje específico” en el cuadro debajo del “Paso 2”.

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En el cuadro de diálogo “Mensaje de alerta”, ingrese un mensaje para mostrar en el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo electrónico” y haga clic en “Aceptar”.

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Si desea agregar o eliminar excepciones, haga clic en “Siguiente” para ir a la lista de excepciones y realizar los cambios. Para cambiar el nombre de la regla o cambiar otras opciones en la última pantalla del “Asistente de reglas”, haga clic en “Siguiente” nuevamente en la pantalla de excepciones. No quiero cambiar nada más, así que hago clic en “Finalizar” en la pantalla de acciones para aceptar mis cambios y cerrar el “Asistente de reglas”.

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Regresará al cuadro de diálogo “Reglas y alertas”. Haga clic en “Aceptar” para cerrarlo. Para ejecutar la regla inmediatamente, haga clic en “Ejecutar reglas ahora” en la parte superior de la pestaña “Reglas de correo electrónico”.

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En el cuadro de diálogo “Ejecutar reglas ahora”, en el cuadro “Seleccionar reglas para ejecutar”, marque la casilla de la regla que desea ejecutar y haga clic en “Ejecutar ahora”.

NOTA: Después de ejecutar la regla, el cuadro de diálogo “Ejecutar reglas ahora” no se cierra automáticamente. Debes hacer clic en “Cerrar” para cerrarlo. El cuadro de diálogo “Reglas y alertas” tampoco se cierra automáticamente, así que haga clic en “Aceptar” para cerrarlo.

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Aparece el cuadro de diálogo “Nuevas alertas de correo” con su mensaje personalizado en la parte superior.

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La función Reglas de Outlook ofrece muchas opciones para administrar automáticamente sus mensajes de correo electrónico. Puede mover mensajes específicos a carpetas específicas, realizar acciones en mensajes de correo electrónico con cierto texto en la línea de asunto o incluso eliminar mensajes automáticamente en función de ciertas condiciones. Las reglas de Outlook pueden parecer abrumadoras al principio debido a todas las opciones disponibles. Sin embargo, si sabe cómo manejar ciertos correos electrónicos, no es tan difícil crear y administrar sus propias reglas.

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