Has trabajado duro en tu hoja de cálculo. No quieres que alguien lo estropee. Afortunadamente, Microsoft Excel proporciona algunas herramientas excelentes para evitar que los usuarios modifiquen varias partes de un libro.
La protección en Microsoft Excel se basa en contraseñas y se produce en tres niveles diferentes.
- Cuaderno de ejercicios : Tiene varias opciones para proteger un libro. Puede cifrarlo con una contraseña para limitar quién puede abrirlo. Puede abrir el archivo como de solo lectura de forma predeterminada para que los usuarios tengan que elegir editarlo. Y protege la estructura de un libro de trabajo para que cualquiera pueda abrirlo, pero necesitan una contraseña para reorganizar, renombrar, eliminar o crear nuevas hojas de trabajo.
- Hoja de cálculo: Puede proteger los datos de las hojas de trabajo individuales para que no se modifiquen.
- Célula: También puede proteger solo celdas específicas en una hoja de trabajo para que no se modifiquen. Técnicamente, este método implica proteger una hoja de trabajo y luego permitir que ciertas celdas estén exentas de esta protección.
Incluso puede combinar la protección de estos diferentes niveles para diferentes efectos.
Proteja un libro completo de modificaciones
Tiene tres opciones para proteger un libro completo de Excel: cifrar el libro con una contraseña, hacer que el libro sea de solo lectura o proteger solo la estructura de un libro.
Encriptar un libro de trabajo con una contraseña
Para obtener la mejor protección, puede cifrar el archivo con una contraseña. Siempre que alguien intenta abrir el documento, Excel primero le pide una contraseña.
Para configurarlo, abra su archivo de Excel y diríjase al menú Archivo. Verá la categoría «Información» de forma predeterminada. Haga clic en el botón «Proteger libro de trabajo», luego elija «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
En la ventana Cifrar documento que se abre, ingrese su contraseña, luego haga clic en «Aceptar».
Notar: Preste atención a la advertencia en esta ventana. Excel no proporciona ninguna forma de recuperar una contraseña olvidada, así que asegúrese de utilizar una que pueda recordar.
Ingrese su contraseña nuevamente para confirmar, luego haga clic en «Aceptar».
Volverá a su hoja de Excel. Pero, después de cerrarlo, la próxima vez que lo abra, Excel le pedirá que ingrese la contraseña.
Si alguna vez desea eliminar la protección con contraseña del archivo, ábralo (lo que, por supuesto, requiere que proporcione la contraseña actual), luego siga los mismos pasos que utilizó para asignar la contraseña. Solo que esta vez, deje el campo de la contraseña en blanco, luego haga clic en «Aceptar».
Hacer un libro de trabajo de solo lectura
Hacer que un libro de trabajo se abra como de solo lectura es muy fácil. No ofrece ninguna protección real porque cualquiera que abra el archivo puede habilitar la edición, pero puede servir como sugerencia para tener cuidado con la edición del archivo.
Para configurarlo, abra su archivo de Excel y diríjase al menú Archivo. Verá la categoría «Información» de forma predeterminada. Haga clic en el botón «Proteger libro de trabajo», luego elija «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
Ahora, cada vez que alguien (incluido usted) abre el archivo, recibe una advertencia de que el autor del archivo preferiría abrirlo como de solo lectura a menos que necesite realizar cambios.
Para eliminar la configuración de solo lectura, vuelva al menú Archivo, haga clic en el botón «Proteger libro de trabajo» nuevamente y desactive la configuración «Siempre abrir solo lectura».
Proteger la estructura de un libro de trabajo
La última forma de agregar protección a nivel de libro de trabajo es proteger la estructura del libro de trabajo. Este tipo de protección evita que las personas que no tienen la contraseña realicen cambios en el nivel del libro de trabajo, lo que significa que no podrán agregar, eliminar, cambiar el nombre o mover hojas de trabajo.
Para configurarlo, abra su archivo de Excel y diríjase al menú Archivo. Verá la categoría «Información» de forma predeterminada. Haga clic en el botón «Proteger libro de trabajo», luego elija «Cifrar con contraseña» en el menú desplegable.
Escriba su contraseña y haga clic en «Aceptar».
Confirme su contraseña y haga clic en «Aceptar».
Cualquiera puede abrir el documento (suponiendo que no haya cifrado el libro de trabajo con una contraseña), pero no tendrá acceso a los controles estructurales.
Si alguien conoce la contraseña, puede acceder a estos comandos yendo a la pestaña «Revisar» y haciendo clic en el botón «Proteger libro de trabajo».
Luego pueden ingresar la contraseña.
Y los controles estructurales están disponibles.
Sin embargo, es importante comprender que esta acción elimina la protección de la estructura del libro de trabajo del documento. Para restaurarlo, debe volver al menú Archivo y proteger el libro de trabajo nuevamente.
Proteger una hoja de trabajo de modificaciones
También puede proteger hojas de trabajo individuales para que no se modifiquen. Cuando protege una hoja de trabajo, Excel evita que se editen todas las celdas. Proteger su hoja de cálculo significa que nadie puede editar, reformatear o eliminar el contenido.
Haga clic en la pestaña «Revisar» en la cinta principal de Excel.
Haga clic en «Proteger hoja».
Ingrese la contraseña que desea usar para desbloquear la hoja en el futuro.
Seleccione los permisos que desea que los usuarios tengan para la hoja de trabajo después de que esté bloqueada. Por ejemplo, puede permitir que los usuarios den formato, pero no eliminen, filas y columnas.
Haga clic en «Aceptar» cuando haya terminado de seleccionar los permisos.
Vuelva a ingresar la contraseña que creó para confirmar que la recuerda, luego haga clic en «Aceptar».
Si necesita eliminar esta protección, vaya a la pestaña «Revisar» y haga clic en el botón «Desproteger hoja».
Escriba su contraseña, luego haga clic en «Aceptar».
Tu hoja ya no está protegida. Tenga en cuenta que la protección se ha eliminado por completo y tendrá que proteger la hoja de nuevo si lo desea.
Proteja celdas específicas de la edición
A veces, es posible que solo desee proteger celdas específicas de modificaciones en Microsoft Excel. Por ejemplo, es posible que tenga una fórmula o instrucciones importantes que desee mantener a salvo. Cualquiera sea el motivo, puede bloquear fácilmente solo determinadas celdas en Microsoft Excel.
Comience seleccionando las celdas que no desea bloquear. Puede sonar contradictorio, pero bueno, esto es Office para ti.
Ahora haga clic derecho en las celdas seleccionadas y elija el comando «Formato de celdas».
En la ventana Formato de celdas, cambie a la pestaña «Protección».
Desmarca la casilla «Bloqueado».
Y luego haga clic en «Aceptar».
Ahora que ha seleccionado las celdas para las que desea permitir la edición, puede bloquear el resto de la hoja de trabajo siguiendo las instrucciones de la sección anterior.
Tenga en cuenta que puede bloquear una hoja de trabajo primero y luego seleccionar las celdas que desea desbloquear, pero Excel puede ser un poco confuso al respecto. Este método de seleccionar las celdas que desea mantener desbloqueadas y luego bloquear la hoja funciona mejor.