Cómo probar la "legibilidad" de su escritura en Microsoft Word o Outlook

Cómo probar la «legibilidad» de su escritura en Microsoft Word o Outlook

Microsoft Word y Outlook ofrecen desde hace mucho tiempo la capacidad de mostrar estadísticas de «legibilidad» de lo que escribe, para que sepa qué tan simple o complejo está escribiendo. Esto puede ayudarlo a asegurarse de que su escritura sea lo suficientemente legible para su público objetivo.

En versiones anteriores de Word, la funcionalidad estaba a solo un clic de distancia de la barra de estado. En las versiones que comienzan con 2013, primero debe habilitar la función y luego acceder a ella ejecutando una revisión ortográfica y gramatical.

La revisión ortográfica y gramatical en Word y Outlook se realiza en el panel de revisión y ofrece una forma bastante sólida de revisar documentos. Hay mejores complementos de revisión gramatical para Office, pero incluso si los ha activado, deberá activar la revisión gramatical incorporada para poder usar las estadísticas de legibilidad. Si realmente vale la pena, depende de ti. Y si no le importa tener activa la verificación gramatical, pero prefiere no distraerse con subrayados ondulados mientras trabaja, siempre puede desactivar la verificación ortográfica y gramatical mientras escribe.

Cómo activar las estadísticas de legibilidad

Para acceder a las estadísticas de legibilidad en Word, primero debe habilitar la función. En Word, haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Verificación. Marque las casillas «Revisar gramática con ortografía» y «Mostrar estadísticas de legibilidad». Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

El proceso es similar en Outlook. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Correo, luego haga clic en el botón «Ortografía y Autocorrección».

En la ventana Opciones del editor, seleccione la pestaña Verificación. Marque las casillas «Revisar gramática con ortografía» y «Mostrar estadísticas de legibilidad», y luego haga clic en Aceptar.

Tenga en cuenta que en Word y Outlook, puede anular la selección de las opciones de revisión de errores ortográficos y gramaticales a medida que escribe si le distrae.

Cómo ver las estadísticas de legibilidad

Ahora que ha habilitado las estadísticas de lectura, es fácil comprobar la puntuación de legibilidad de un documento o la selección de texto. Todo lo que necesita hacer es realizar una revisión ortográfica y gramatical. Puede seleccionar un texto específico para verificar o asegurarse de que no haya nada seleccionado para verificar todo el documento. Inicie una revisión ortográfica y gramatical presionando F7 o haciendo clic en el botón Verificar en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.

Ejecute el corrector ortográfico y gramatical, y cuando haya terminado, aparecerá la ventana Estadísticas de legibilidad.

La ventana le muestra algunas estadísticas básicas como la cantidad de palabras y caracteres, así como promedios como oraciones por párrafo. En la sección Legibilidad, verá dos puntuaciones: Flesch Reading Ease y Flesch-Kincaid Grade Level. Ambos puntajes se basan en fórmulas que tienen en cuenta la longitud promedio de las oraciones (ASL) y el promedio de sílabas por palabra (ASW).

  • Facilidad de lectura Flesch. Esta puntuación evalúa la legibilidad de su texto en una escala de 100 puntos, y las puntuaciones más altas son más fáciles de leer. Los puntajes de 0 a 60 generalmente se consideran de nivel universitario o universitario y son bastante difíciles de leer. Las partituras de 60 a 80 se consideran razonablemente fáciles de leer y escribir en un inglés sencillo. La mayoría de los documentos comerciales entran en este rango. Las puntuaciones superiores a 80 se consideran fáciles de leer para los niños.
  • Nivel escolar Flesch-Kincaid. Esta puntuación evalúa la legibilidad del texto de acuerdo con los niveles de grado estadounidenses. Un puntaje de 4.0, por ejemplo, significa escritura que puede ser entendida por un estudiante de cuarto grado. La mayoría de los documentos comerciales están entre 7.0 y 11.0.

Y si le gusta saber las matemáticas detrás de las cosas, la fórmula utilizada para determinar la puntuación de Flesch Reading Ease es:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

La fórmula utilizada para determinar el puntaje de nivel de grado de Flesch-Kincaid es:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

¡Y es todo! Es una función simple de activar y usar, y aunque es posible que no desee basar todo lo que escribe en puntajes de legibilidad, pueden ser una herramienta útil para asegurarse de que está llegando a la audiencia adecuada con su letra.

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