El cliente de Outlook viene con varios paneles diferentes que puede mostrar y ocultar. Cada uno de estos paneles está diseñado para facilitar la búsqueda, visualización y administración de elementos en Outlook. Veremos cómo accede a ellos y cómo puede personalizarlos para que se adapten a su forma de trabajar, comenzando por el panel de navegación.
Personaliza la sección Favoritos
El panel de navegación, también conocido como panel de carpetas, es el de la izquierda que muestra carpetas como Bandeja de entrada y Elementos enviados, así como buzones o grupos compartidos.
De forma predeterminada, Outlook muestra el panel de navegación con la carpeta «Favoritos» visible en la parte superior para facilitar el acceso. Los favoritos son una colección de carpetas de uso común, como Bandeja de entrada y Elementos enviados.
Puede agregar cualquier carpeta que desee a favoritos haciendo clic derecho en la carpeta en el panel de navegación y haciendo clic en «Agregar a favoritos».
La carpeta aparecerá en la sección Favoritos.
También puede arrastrar y soltar carpetas en la sección Favoritos. Las carpetas que se muestran en Favoritos no son carpetas nuevas ni copias de carpetas existentes; son accesos directos a carpetas en su buzón.
Esto significa que si elimina un correo electrónico de una carpeta de sus favoritos, lo elimina de la carpeta «real» que se muestra en el buzón. Puede agregar o eliminar cualquier carpeta de sus favoritos. Haga clic derecho en una carpeta en Favoritos y seleccione «Eliminar de Favoritos» para eliminarla.
La carpeta seguirá estando disponible en el buzón; simplemente no será visible en favoritos. Aunque puede agregar carpetas a Favoritos arrastrando y soltando, no puede eliminar carpetas de Favoritos arrastrándolas y soltándolas en el buzón. La única forma de eliminar una carpeta de Favoritos es utilizar el menú contextual del botón derecho.
También puede desactivar los favoritos por completo si no desea utilizarlos. Independientemente de la carpeta en la que se encuentre, haga clic en Ver> Panel de carpetas.
En el menú que aparece, desactive la opción “Favoritos”.
Esto eliminará la sección Favoritos del panel de navegación. Para reactivarlo, toque Ver> Panel de carpetas y reactive «Favoritos».
Personalizar la visualización del panel de navegación
Puede notar que las opciones desplegables del Panel de carpetas incluyen más que activar y desactivar Favoritos. También puede elegir si el panel de navegación está visible (configuración predeterminada), contraído hacia un lado o completamente deshabilitado.
Minimizar el obturador es útil en pantallas más pequeñas, y apagar el obturador puede ser útil cuando está tratando con muchos correos electrónicos en una sola carpeta y desea maximizar el espacio de su pantalla. Si elige la opción «Minimizado», el panel se deslizará hacia la izquierda y mostrará solo los primeros tres elementos de Favoritos.
Para mostrar el panel completo nuevamente, haga clic en la flecha en la parte superior del panel para arrastrarlo hacia afuera.
Cuando mueva el puntero a otra parte de Outlook, el panel volverá a colapsar. Para mantenerlo visible, puede volver a Ver> Panel de carpetas y cambiar la configuración a «Normal» o hacer clic en el pin en la parte superior derecha del panel.
Personaliza los iconos en la parte inferior del panel de navegación.
En la parte inferior del panel de navegación, los iconos representan otras funciones de Outlook: calendario, tareas y más.
Para moverse entre ellos, haga clic en un icono o presione Ctrl +[a number] en tu teclado. Ctrl + 1 va al primer icono de la lista, Ctrl + 2 al segundo y así sucesivamente. Al pasar el cursor sobre cada icono, se muestra una descripción general rápida de los datos importantes, como los próximos eventos en el calendario o sus contactos favoritos en Contactos.
Puede elegir la cantidad de iconos que se muestran aquí, su orden y si Outlook los muestra como iconos o palabras. Para acceder a estas opciones, vaya a Ver> Panel de carpetas nuevamente y seleccione «Opciones».
Alternativamente, puede ir a Archivo> Opciones> Avanzado y luego hacer clic en el botón «Navegación».
Cualquiera que sea la ruta que elija, Outlook muestra la ventana «Opciones de navegación».
La primera opción le permite elegir la cantidad de elementos que Outlook muestra en la parte inferior del panel de navegación. El número máximo que puede elegir es ocho, aunque la mayoría de las personas solo tienen siete elementos para ver, ya que la octava opción antes era Diario (que estaba en desuso en Outlook 2013). Microsoft simplemente nunca ha tenido éxito en cambiar el límite de ocho a siete.
Cualquiera que sea el número que elija aquí, deberá expandir el panel de navegación para mostrar los iconos adicionales. Puede cambiar el tamaño del panel arrastrando su borde derecho.
Si prefiere ver los nombres de las opciones en lugar de los iconos, puede desactivar la opción «Navegación compacta».
Esto cambia las opciones a nombres, y estos siempre obedecerán al valor de «Número máximo de elementos visibles» que elija.
Puede cambiar el orden de los elementos seleccionando un elemento y luego usando los botones «Subir» y «Bajar».
Esto es útil si usa elementos específicos con regularidad, como tareas o notas, y desea que sean más accesibles sin que todos los elementos estén visibles. También puede arrastrar y soltar elementos en un orden diferente en el panel de navegación. Puede cambiar el orden si ha activado o desactivado el ajuste «Navegación compacta».
Hay una pequeña peculiaridad que debes tener en cuenta. Usando Ctrl +[number] combo siempre abre los iconos en su orden predeterminado original. CTRL + 1 siempre abre el correo, CTRL + 2 siempre abre el calendario, etc., independientemente de cómo ordene los iconos.
Por último, está el botón «Restablecer», que devuelve las opciones del panel de navegación a su configuración predeterminada.
Esto restablece el valor «Número máximo de elementos visibles» a cuatro y el orden de los elementos al valor predeterminado. Sin embargo, esto no cambia la configuración de «Navegación compacta»; si lo apagó, permanecerá apagado incluso cuando restablezca la configuración a los valores predeterminados.
Y aquí hay un vistazo al Panel de navegación, una de las partes más básicas de Outlook. Espero que estas opciones de personalización te ayuden a correr mejor.