Muchas de las tareas que realizará en Microsoft Excel son tediosas. Afortunadamente, Excel tiene varias características que hacen soportable este tipo de hoja de cálculo. Echaremos un vistazo a dos: relleno rápido y relleno automático.
Cómo usar Flash Fill en Excel
Flash Fill puede detectar automáticamente patrones en los datos y ayudarlo a llenar celdas rápidamente.
Por ejemplo, si comenzamos con una lista de nombres completos (nombre y apellido), pero luego decidimos que deberíamos haberlos dividido en columnas separadas, Flash Fill puede automatizar gran parte del trabajo.
Para empezar, supongamos que tenemos una lista de nombres. En la columna donde desea que vayan los nombres, escriba solo el nombre de la primera celda.
Haga clic en la pestaña «Datos» en la cinta en la parte superior de la ventana de Excel.
A continuación, haga clic en el botón «Relleno flash» en la sección Herramientas de datos.
Como puede ver, Excel detectó el patrón y Flash Fill llenó el resto de nuestras celdas en esa columna con solo el nombre.
A partir de ahí, ahora que Excel conoce nuestro modelo, debería mostrarle una vista previa a medida que escribe. Prueba esto: en la siguiente celda desde la que escribiste el nombre, escribe el apellido correspondiente.
Si hacemos clic en «Enter» en el teclado, lo que nos lleva a la celda de abajo, Excel ahora muestra todos los apellidos en su lugar.
Haga clic en «Enter» para aceptar, y Flash Fill completará automáticamente el resto de las celdas de esa columna.
Cómo usar la función de autocompletar en Excel
Autocompletar funciona de manera muy similar al llenado rápido, aunque es más adecuado para tareas que involucran una gran cantidad de celdas. También es mejor para las celdas que tienen un patrón aún más obvio, como los números, por ejemplo. Para ver cómo funciona, ingresemos algunos números.
Haga clic y arrastre para seleccionar ambas celdas.
Busque el cuadrado en la parte inferior derecha de la celda y arrástrelo hacia abajo. Puedes arrastrarlo hasta donde quieras.
Excel reconoció el patrón y completó todas las celdas a continuación que solicitó.
Pero no solo funciona con los números. Autocompletar es ideal para todo tipo de patrones, como días y meses, por ejemplo. Ingresemos algunos para comenzar.
Al igual que en el ejemplo anterior, si hacemos clic en el cuadro de la parte inferior derecha y lo arrastramos hacia abajo, Excel llenará todas las celdas de abajo usando la función Autocompletar.
Usar Flash Fill y Auto Fill son dos formas fáciles de automatizar su trabajo en Excel, siempre que sea una plantilla obvia.
Si bien Excel a veces nos sorprende con su capacidad para detectar patrones más complejos, no es algo en lo que pueda confiar. Cíñete a cosas simples para obtener los mejores y más consistentes resultados.