Si los contratos son parte de su flujo de trabajo diario, sabe lo frustrante que es cuando las personas cambian partes del documento o formulario que no deberían. Afortunadamente, Microsoft Word tiene una herramienta de desarrollo que le permite proteger el texto de su documento al mismo tiempo que permite a los usuarios completar los espacios en blanco.
Haga que su documento sea rellenable, no modificable
Digamos, por ejemplo, que tiene un Acuerdo de no divulgación que desea enviar a un empleado que se incorporará a su empresa. Quiere darle al destinatario la oportunidad de completar los espacios en blanco en el documento, pero también quiere asegurarse de que ninguna de la información en el NDA sea alterada o alterada de ninguna manera. Solo se necesitan unos pocos pasos para lograr esto en Word. Así es cómo.
Primero, obtenga el documento legal con el que desea trabajar. Microsoft proporciona algunas plantillas básicas, pero también hay muchos sitios web que proporcionan plantillas legales en línea detalladas y completas de forma gratuita, escritas por abogados reales. En este ejemplo, usaremos un NDA que obtuvimos del enlace anterior.
Una vez que haya revisado su documento, es hora de agregar algunos controles y protección. En primer lugar, debe ir a la pestaña «Desarrollador». Word no muestra esto en la cinta de forma predeterminada, así que sigamos adelante y solucionemos eso.
Haga clic en «Archivo».
En la parte inferior del menú, seleccione «Opciones».
En el panel izquierdo del menú Opciones, seleccione «Personalizar la cinta».
A la derecha, marque la casilla «Desarrollador», que encontrará en «Personalizar la cinta», luego haga clic en «Aceptar».
Ahora notará que la pestaña Desarrollador aparece entre las pestañas Ver y Ayuda. Continúe y vaya a la pestaña «Desarrollador».
Una vez allí, busque el grupo «Controles», donde verá varias opciones de control de contenido para texto enriquecido o sin formato, imágenes, cuadros combinados, listas desplegables, selectores de fechas, casillas de verificación, controles de bloques de construcción o de verificación.
Pongámoslo en práctica. En la sección de firma de nuestra plantilla NDA, insertamos un selector de fecha y un cuadro de texto enriquecido para que podamos ingresar la fecha de nuestro acuerdo y el nombre impreso, respectivamente.
Primero, coloque el cursor sobre el área donde desea insertar un selector de fecha. Colocaremos el nuestro aquí:
Luego, en la pestaña «Desarrollador», seleccione «Control de contenido del selector de fechas» (este es el ícono de calendario).
Ahora verá aparecer un cuadro. Haga clic en la flecha y elija una fecha del calendario que aparece.
A continuación, eliminemos las líneas junto a «Por:» y reemplácelas con un cuadro de texto enriquecido. Una vez que se eliminan las líneas, coloque su punto de inserción donde debería ir:
De vuelta en la pestaña «Desarrollador», haga clic en el botón «Control de contenido de texto enriquecido».
Ahora aparecerá su cuadro de texto. Repita los pasos para la siguiente línea donde debe ir un nombre, y tendrá algo que se parece a esto:
Como puede ver, ahora tiene secciones para completar con texto y una fecha.
El uso de esta función es especialmente útil para los formularios que se enviarían con frecuencia y que tienen varias secciones que la parte receptora debe completar. Tome el primer párrafo de nuestro NDA, por ejemplo:
Este único párrafo tiene siete partes que deben completarse. Tiene sentido convertirlo en un formulario para completar.
En el futuro, un NDA no es un documento cuyo contenido cambiaría con frecuencia. Del mismo modo, al enviar un contrato para firmar, debe asegurarse de que ningún contenido haya sido manipulado y luego devuelto sin su conocimiento. Restringir los derechos de edición para la parte receptora es una excelente manera de proteger la integridad del documento, así como a usted mismo.
Para que un documento no se pueda editar, primero seleccione todo el texto del documento presionando Ctrl + A. Una vez que todo el texto esté resaltado, haga clic en «Restringir edición» en el grupo «Proteger» de la pestaña «Desarrollador».
En el panel «Restringir edición» que aparece a la derecha, seleccione la opción en la sección «Editar restricciones».
Luego, en la misma sección, haga clic en la flecha para abrir el menú desplegable y seleccione «Completar formularios».
Por último, seleccione «Sí, empezar a aplicar protección».
Para darle a su documento una capa adicional de protección, se le pedirá que cree una contraseña. Esto es completamente opcional. Si decide hacerlo, ingrese una contraseña y luego haga clic en «Aceptar». De lo contrario, simplemente haga clic en Cancelar.
Eso es. Ahora tiene un documento para completar que está protegido contra cambios no intencionales (o intencionales). El ejemplo que usamos aquí es solo uno de los muchos casos de uso en los que esta característica sería útil. ¡Aproveche esta función la próxima vez que tenga un cuestionario o un formulario legal para enviar!