Cómo guardar correos electrónicos (y otros elementos) como archivos en Microsoft Outlook

Puede guardar sus correos electrónicos, contactos y citas de Outlook como archivos individuales. Guardar estos elementos puede ayudarlo a acceder a ellos más rápido y más fácilmente en el futuro. Es una forma conveniente de guardar o compartir ciertos mensajes, o simplemente hacerlos fácilmente accesibles.

Cómo guardar un correo electrónico como archivo

Veamos primero cómo guardar mensajes como archivos en Outlook. Esto puede ser útil si desea una copia de seguridad del correo electrónico en su computadora (o para copiar a otra computadora), o si desea utilizar el mensaje como plantilla para futuros mensajes más adelante.

Comience abriendo el mensaje que desea guardar. En la ventana de correo electrónico, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta.

Seleccione el comando «Guardar como».

En el menú «Guardar como», busque la ubicación donde desea guardar el archivo y luego escriba un nombre para el archivo. De forma predeterminada, Outlook lo nombra con la línea de asunto del mensaje, pero puede editarlo como desee.

También puede guardar un mensaje como diferentes tipos de archivo usando el menú desplegable «Guardar como tipo». El formato predeterminado es el mensaje de Outlook. Si elige eso, puede simplemente hacer doble clic en el archivo para abrirlo nuevamente en Outlook. Pero también puede elegir entre algunas otras opciones:

  • Solo texto: Cuando guarda su mensaje como un archivo de solo texto, solo guarda las palabras, sin formato ni imágenes.
  • Plantilla de Outlook: Guardar su mensaje como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar formato a futuros correos electrónicos. Cuando abre el archivo, Outlook crea un nuevo mensaje con el contenido del archivo que luego puede direccionar y enviar en su ruta.
  • HTML: Guardar su mensaje como un documento HTML significa que está guardando su correo electrónico para que se muestre en una página web. Podrás abrir el mensaje en cualquier navegador web.
  • MHT: Un archivo MHT es un archivo de almacenamiento de página web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para visualizarse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, código, imágenes y otros medios en un solo archivo.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Y su mensaje ahora está guardado en un archivo.

Cómo guardar un mensaje de correo electrónico como PDF

También puede guardar su correo electrónico como PDF utilizando la impresora PDF incorporada de Microsoft Office. Guardar como PDF es una excelente manera de guardar una copia de seguridad de un mensaje que puede leer con el formato adecuado.

En la ventana del mensaje, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta.

Haga clic en el comando «Imprimir».

Haz clic en el menú desplegable «Impresora» y luego elige la opción «Microsoft Print to PDF».

Tenga en cuenta que si tiene otra aplicación de creación de PDF instalada en su computadora (o si está usando macOS), las opciones aquí pueden ser diferentes. Por ejemplo, si Adobe está instalado, probablemente verá una opción «Adobe PDF». Funcionará igual de bien.

Luego haga clic en el botón «Imprimir».

En la ventana «Guardar PDF como» que se abre, seleccione la ubicación donde desea guardar su PDF, escriba un nombre de archivo y haga clic en el botón «Guardar».

Ahora ha guardado su correo electrónico como PDF.

Y tenga en cuenta que, dado que solo está imprimiendo en un renderizador de PDF, este mismo truco funciona exactamente igual para guardar cualquier elemento en Outlook (contactos, citas, etc.) como PDF.

Cómo guardar un contacto en un archivo

También puede guardar contactos como archivos usando Outlook. Funciona casi igual que guardar mensajes y puede ser útil para hacer copias de seguridad de contactos individuales o moverlos a una nueva computadora. Los contactos también se guardan como archivos Vcard (CVF), un formato utilizado por muchas otras aplicaciones que funcionan con contactos. También facilita la transferencia de un contacto a otra aplicación o el envío de la información de un contacto a otra persona para que pueda importarla a la aplicación que está utilizando.

En la ventana de Contacto, haga clic en «Archivo» en la cinta principal.

Haga clic en el comando «Guardar como».

En la ventana «Guardar como», navegue hasta donde desee guardar el archivo de contacto y cambie el nombre si lo desea.

Al igual que con los mensajes, aquí puede elegir algunos formatos de archivo diferentes en el menú desplegable «Guardar como tipo»:

  • Solo texto: Cuando guarda su contacto como un archivo de solo texto, solo está guardando las palabras, sin formato ni imágenes.
  • Formato de texto enriquecido: Guardar su contacto como un archivo de texto enriquecido significa que puede guardar varios tipos de formato, como negrita y cursiva, así como imágenes, en su archivo. Este formato puede resultar útil si tiene una foto con su tarjeta de contacto.
  • Formato de mensaje de Outlook: Cuando guarde su contacto en formato de mensaje de Outlook, puede abrirlo en Outlook (incluso en otra computadora) y funcionará como cualquier otro contacto de Outlook. Pero luego, se comportará igual si lo guarda en formato VCF de forma predeterminada, por lo que no hay mucho beneficio aquí.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Ahora ha guardado su contacto en un archivo.

Cómo guardar una cita (o su calendario completo) como un archivo

Y al igual que con otros elementos de Outlook, también puede guardar sus citas como archivos. Si bien no es tan útil guardar copias guardadas de citas individuales, Outlook es compatible con el estándar vCalendar, lo que significa que puede guardar una cita, enviársela a otra persona y luego importarla a otra aplicación compatible.

Abra la cita que desea guardar. En la ventana Cita, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta.

Haga clic en el comando «Guardar como».

Navegue hasta la ubicación donde desea guardar el archivo de la cita y asígnele un nombre.

Al igual que con los mensajes y los contactos, aquí puede elegir algunos formatos de archivo diferentes en el menú desplegable «Guardar como tipo»:

  • Solo texto: Cuando guarda su cita solo como un archivo de texto, solo está guardando las palabras, sin formato ni imágenes.
  • Plantilla de Outlook: Guardar su cita como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar el formato a calendarios futuros o citas de calendario.
  • Formato de mensaje de Outlook: Cuando guarda su cita en formato de mensaje de Outlook, puede volver a abrirla en Outlook, incluso en otra computadora.
  • HTML: Guardar su mensaje como un documento HTML significa que guarda su cita para que se muestre en una página web.
  • MHT: Un archivo MHT es un archivo de almacenamiento de página web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para visualizarse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, código, imágenes y otros medios en un solo archivo.
  • Formato del calendario: iCalendar es otro estándar de calendario que le permite transferir información de calendario a diferentes aplicaciones de calendario.

Seleccione si desea guardar una sola cita o todo su calendario. Si guarda todo su calendario, se guardarán todos los datos actuales del calendario de Outlook.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Y ahora ha guardado correctamente su cita o calendario.

Publicaciones Similares

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *