Si ha estado usando Outlook por un tiempo, probablemente haya establecido algunas reglas para ayudarlo a lidiar con su maremoto de correo electrónico. Si tiene una computadora nueva o reinstala Windows, no necesita reconfigurarlos todos, simplemente expórtelos.
Una regla en Outlook es una serie de pasos que configura automáticamente para realizar acciones específicas en los mensajes de correo electrónico a medida que se reciben. Por ejemplo, puede mostrar automáticamente una notificación cuando recibe correos electrónicos importantes, mover correos electrónicos similares a una carpeta específica o marcar un mensaje para seguimiento en un momento específico.
Afortunadamente, Outlook tiene una forma de guardar estas reglas. Esto es útil si necesita reinstalar Windows, configurar Outlook en una computadora nueva o compartir sus reglas con otras personas.
Cómo exportar sus reglas de Outlook
Para comenzar, asegúrese de que la pestaña «Inicio» esté activa. En la sección «Mover», haga clic en «Reglas» y seleccione «Administrar reglas y alertas» en el menú desplegable.
NOTA: También puede acceder a Reglas y alertas haciendo clic en la pestaña «Archivo» y luego en el botón «Administrar reglas y alertas» en la pantalla «Información de la cuenta».
Aparece el cuadro de diálogo «Reglas y alertas». En la pestaña «Reglas de correo», haga clic en «Opciones» en la barra de herramientas sobre la lista de reglas que ha creado.
NOTA: Se guardarán todas las reglas enumeradas aquí, no solo las reglas seleccionadas.
En el cuadro de diálogo «Opciones», haga clic en «Exportar reglas».
Aparece el cuadro de diálogo «Guardar reglas exportadas como». Navegue a la carpeta donde desea guardar su archivo de respaldo de reglas. Ingrese un nombre para su archivo de respaldo en el cuadro de edición «Nombre de archivo». El tipo «Reglas del asistente de reglas (* .rwz)» se selecciona de forma predeterminada en la lista desplegable «Guardar como tipo» y la extensión .rwz se agrega automáticamente al archivo. Si comparte sus reglas con otras personas que usan la misma versión de Outlook que usted, haga clic en «Guardar». Si comparte su archivo de reglas con alguien que usa una versión anterior de Outlook, deberá seleccionar un tipo diferente de archivo de reglas antes de guardar el archivo, como se muestra a continuación.
Además del formato de archivo de reglas para la versión actual de Outlook, la lista desplegable «Guardar como tipo» proporciona tres formatos adicionales para el archivo de reglas, para las personas que todavía usan Outlook 2002, 2000 o 98. Seleccione uno de estas opciones según sus necesidades, luego haga clic en «Aceptar» para guardar el archivo de reglas.
NOTA: Si comparte sus reglas con varias personas que usan diferentes versiones antiguas de Outlook, seleccione la versión más antigua, ya que los archivos de reglas antiguas aún se pueden abrir en versiones más nuevas de Outlook.
Una vez que haya exportado su archivo de reglas, haga clic en «Aceptar» en los cuadros de diálogo «Opciones» y «Reglas y alertas» para volver a la pantalla principal de mensajería (oa la pantalla «Información en el correo». Cuenta «, según dónde empezado).
Ahora puede guardar el archivo .rwz resultante en cualquier unidad externa o de red o compartirlo con otros.
Cómo importar sus reglas de Outlook
Ahora, suponga que ha configurado su nueva computadora, instalado Office, importado el archivo de datos de Outlook del que hizo una copia de seguridad (las reglas no se guardan en los archivos de datos de Outlook) desde su computadora anterior y está listo para revisar sus correos electrónicos. Importemos las reglas que ha creado y guardado, para que Outlook pueda tomar medidas automáticamente en los correos electrónicos a medida que llegan. Abra el cuadro de diálogo «Reglas y alertas» de una de las dos formas descritas anteriormente. Tenga en cuenta que la lista de reglas está vacía. Para solucionar este problema e importar sus reglas, haga clic en «Opciones».
En el cuadro de diálogo «Opciones», haga clic en «Importar reglas».
Aparece el cuadro de diálogo «Importar reglas desde». Navegue a la carpeta donde guardó el archivo de respaldo de la regla, seleccione el archivo .rwz y haga clic en «Abrir».
Notará que la lista de reglas en el cuadro de diálogo «Reglas y alertas», detrás del cuadro de diálogo «Opciones» aún abierto, se llena con sus reglas personalizadas. Haga clic en «Aceptar» en el cuadro de diálogo «Opciones» para cerrarlo y volver al cuadro de diálogo «Reglas y alertas».
Si revisó los correos electrónicos antes de importar sus reglas, puede ejecutar sus reglas ahora en el correo electrónico que ya recibió. Para hacer esto, haga clic en «Ejecutar reglas ahora» en la barra de herramientas sobre la lista de reglas en el cuadro de diálogo «Reglas y alertas».
En el cuadro de diálogo «Ejecutar reglas ahora», seleccione las reglas que desee ejecutar y haga clic en «Ejecutar ahora». Una vez que se hayan ejecutado las reglas, haga clic en «Cerrar», luego haga clic en «Aceptar» en el cuadro de diálogo «Reglas y alertas» para cerrarlo. Ahora sus reglas se ejecutarán automáticamente, verificando los correos electrónicos que recibe y tomando las acciones que especifique, todo detrás de escena.
NOTA: Es posible que algunas reglas no funcionen en otras computadoras si hay carpetas, personas, etc. Las reglas específicas se utilizan en las reglas creadas en la computadora original, pero no están disponibles en otras computadoras.