En su vida profesional, el correo electrónico es probablemente uno de los medios de comunicación más importantes. Lo haces a diario y si eres como yo, te ahogas en ello.
Por supuesto, puede dedicar una o dos horas al día específicamente a administrar su correo electrónico. Pero si dedicas 10 minutos o más a cada respuesta, el correo electrónico pronto se hará cargo de todo el día, y desactivar las notificaciones de Gmail no te salvará.
Por eso es fundamental aprender a redactar correos electrónicos profesionales que reciban respuestas Y que no tarden más de unos minutos en escribir. Afortunadamente, hoy en día no es necesario ser un gran escritor o un gurú de la productividad para lograr esto. Se trata de encontrar la estrategia adecuada y un conjunto de herramientas que la respalden.
Configurar plantillas de correo electrónico (respuestas estandarizadas)
Crear plantillas de correo electrónico es un gran ahorro de tiempo para aquellos que a menudo reciben las mismas preguntas o comentarios por correo electrónico. Tómese un día para configurar respuestas estandarizadas y no tendrá que escribir las mismas respuestas diez veces al día. Tanto Gmail como Outlook tienen esta función, que le ayudará a ahorrar tiempo y automatizar su correo electrónico de forma gratuita.
A continuación, le mostramos cómo configurar plantillas de correo electrónico profesionales en Gmail con solo unos pocos clics:
- Después de iniciar sesión en su cuenta, haga clic en el icono de engranaje y seleccione configuraciones.
- Luego ve a Avanzado y haga clic en Permitir al lado de la Plantillas opción. Desplácese hasta el final de la página para guardar los cambios.
- Ahora puede comenzar a trabajar en sus propias plantillas de correo electrónico. Escriba el texto que desea guardar en un nuevo correo electrónico. Luego haga clic en tres puntos verticales en la parte inferior derecha y elija Plantillas para guardar su borrador como plantilla.
Puede crear plantillas para respuestas que contengan párrafos largos, así como respuestas rápidas de 2-3 oraciones. Se sorprenderá de cuánto tiempo le ahorrará esto en el futuro.
Si su problema no es usar las plantillas de correo electrónico, sino crearlas, pruebe los correos electrónicos en red. Es una herramienta basada en la web con docenas de plantillas de correo electrónico que pueden ayudarlo a hacer crecer su red profesional.
Creado por Resume Worded, Networking Emails es un excelente recurso para optimizar su comunicación. Algunos ejemplos de los modelos que ofrecen incluyen presentaciones frías / calientes, seguimiento con un no encuestado e incluso escribir notas de agradecimiento.
Cada plantilla también incluye consejos y sugerencias útiles que pueden mejorar aún más su comunicación con el destinatario.
Puede utilizar el botón de búsqueda o navegar por la lista para encontrar el correo electrónico correcto. Luego, todo lo que tiene que hacer es copiarlo y pegarlo en su cuadro de mensaje y cambiar algunos detalles.
Si eres de los que escribe más de 10 correos electrónicos al día, es fundamental que algunos de ellos sean breves y sencillos. Entonces, si a menudo se encuentra con correos electrónicos demasiado largos, es posible que desee considerar el uso de una herramienta de contador de palabras para detenerse. Una extensión Chrome Word Counter Plus puede hacer el trabajo por usted.
Resalte el texto de su correo electrónico y obtenga la cantidad de palabras y caracteres que utilizó con un solo clic. Luego, puede continuar escribiendo su correo electrónico o terminarlo antes de que se convierta en uno de dos partes.
Puede encontrar muchas herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejor y así reducir el tiempo que pasa revisando y reescribiendo sus correos electrónicos. DraftMap es uno de ellos. Piensa en Grammarly o Hemingway, además de que también comprueba si hay repeticiones innecesarias de palabras y te ayuda a ceñirte a un estilo de escritura.
Esta extensión de Chrome le brinda sugerencias en tiempo real sobre su escritura a mano que están codificadas por colores. Esto te ayudará a evitar el uso de voz pasiva, errores tipográficos, clichés, así como consejos sobre la legibilidad de tus correos electrónicos. Todas las sugerencias se basan en las pautas de redacción de Ernest Hemingway. DraftMap es particularmente conveniente porque todos los procesos se llevan a cabo directamente en el cuadro de redacción de su correo electrónico.
No se preocupe si todavía tiene algunas palabras resaltadas después de terminar de editar su correo electrónico. El destinatario no verá los colores, las sugerencias solo son visibles para usted.
Your Email Could Be Better es una herramienta en línea diseñada para reducir el tiempo que dedica a administrar el correo electrónico al educar a todos sobre las mejores prácticas de correo electrónico.
Al redactar un correo electrónico comercial, hay algunas reglas que debe seguir. Por ejemplo, asegúrese de que su mensaje tenga un asunto claro o de omitir archivos adjuntos innecesarios. Se sorprenderá de la frecuencia con la que las personas rompen estas reglas, lo que obliga a ambas partes a dedicar más tiempo y esfuerzo.
Su correo electrónico podría contener mejor una lista de 10 fallas comunes. Cada punto va acompañado de una explicación y ejemplos de cómo mejorar su mensajería. Esto puede ser útil en caso de que desee informar a sus compañeros de trabajo sobre estas reglas pero no esté seguro de cómo hacerlo. Puede usar sus propias palabras o enviarles un enlace a Su correo electrónico podría ser mejor para ilustrar su punto.
Todos queremos que nuestro correo electrónico esté completamente automatizado y no requiera atención. Si bien no es exactamente posible hoy, todo ayuda. Ya sea que esté reduciendo la longitud de sus correos electrónicos o cronometrando el tiempo mientras escribe, una vez que haya establecido ciertas reglas, notará sus primeras mejoras.
Si simplemente no puede dejar de escribir correos electrónicos largos, tal vez sea el momento de dejar los correos electrónicos por completo. En su lugar, intente utilizar su Administrador de relaciones con el cliente (CRM) o Slack para intercambiar mensajes con sus colegas. Al menos, le ayudará a dedicar menos tiempo a los correos electrónicos.