Una excelente manera de preservar documentos escritos confidenciales como W9, contratos y testamentos en vida es almacenarlos digitalmente. Esta guía le muestra cómo escanear un documento en Windows 10 sin instalar herramientas de terceros.
Por lo general, puede escanear un documento con el software proporcionado por los fabricantes. Las impresoras y escáneres generalmente vienen con un disco óptico que contiene los controladores y herramientas necesarios. Los fabricantes también hacen que sus controladores y herramientas estén disponibles en línea si su PC no incluye una unidad óptica.
Por ejemplo, esta guía utiliza la impresora multifunción Epson Expression Premium XP-7100 como ejemplo. Además de los controladores, el paquete de software instala ocho herramientas independientes para imprimir etiquetas de CD, escanear, actualizar software y más.
Debido a que los fabricantes no proporcionan paquetes de software idénticos para todas las impresoras y escáneres, esta guía utiliza dos herramientas «nativas» de Windows en su lugar: Microsoft Scan y Windows Fax and Scan.
Por supuesto, siempre utilice el software de su fabricante de forma predeterminada para una experiencia personalizada basada en su escáner específico. Si no desea que se instalen herramientas de terceros en su PC, las dos soluciones de Microsoft deberían funcionar.
¿Su escáner es compatible con Windows 10?
Antes de continuar, debemos hacer algunas observaciones. Primero, el fabricante de su escáner puede proporcionar controladores para Windows 10, pero es posible que el dispositivo en sí no sea compatible específicamente con la plataforma.
Por ejemplo, probamos las siguientes herramientas con la impresora multifunción Canon PIXMA MG3520 con un escáner integrado. Los controladores «recomendados» se remontan a julio de 2015, aunque Canon lanzó una secuela más reciente seis meses después. Todavía es un software de tres años.
Dicho esto, la parte del escáner de esta impresora todo en uno no se mostraría en las herramientas nativas de Windows, pero funcionó bien, usando una conexión inalámbrica, de hecho, a través del software Canon.
Si tiene problemas similares, es posible que tenga una impresora o un escáner más antiguo que no sea totalmente compatible con Windows 10. La máquina también puede requerir una conexión USB directa si se utiliza aparte de las herramientas de terceros del fabricante. Para las impresoras todo en uno, es posible que deba cambiar su configuración de red para que su PC con Windows 10 reconozca el componente del escáner además de toda la impresora.
Análisis de Microsoft
Esta herramienta es una actualización visual de la antigua herramienta de escaneo y fax de Microsoft. Proporciona la mayor parte de la misma funcionalidad, dependiendo de su impresora, pero elimina los componentes de fax y correo electrónico.
Dirígete al Lista de aplicaciones de escaneo de Windows en Microsoft Store (gratis) y haga clic en el botón azul «Obtener». Una vez que esté instalado en su PC, haga clic en el botón «Iniciar» en la notificación emergente en Windows 10.
También puede acceder a la nueva aplicación, simplemente etiquetada como «Escanear», desde el menú Inicio.
Con la aplicación abierta, su escáner debería aparecer en la lista de la izquierda. Como se mencionó anteriormente, esta guía utiliza la impresora multifunción Epson Expression Premium XP-7100 como ejemplo. También verá una opción para «Guardar como tipo» con un enlace «Mostrar más». Haga clic en este enlace para acceder al menú completo de la aplicación Escanear.
Para empezar, puede ver una categoría «Fuente». Dado que nuestra impresora de muestra tiene un escáner de superficie plana y un alimentador automático de documentos, ambas opciones están disponibles para escanear un documento. En este caso, la configuración predeterminada se establece en «Configurado automáticamente».
Esta configuración «Configurada automáticamente» limita lo que puede hacer, bloqueando las opciones «Guardar como tipo» y «Guardar archivo en». Si selecciona la opción «Platen» como fuente, o si esta es la única fuente disponible, verá aparecer dos opciones adicionales en la lista: «Modo de color» y «Resolución (DPI)».
Con el «Modo de color» puede escanear documentos en color, escala de grises o blanco y negro. Durante este tiempo, la configuración de «Resolución (DPI)» le permite cambiar de 100 a 300 DPI.
Si selecciona “Alimentador” como fuente de escaneo, se muestran dos opciones adicionales. Como se muestra a continuación, puede elegir el tamaño del papel (A4, Legal o Carta) y habilitar / deshabilitar la opción para escanear ambas caras de su documento.
Con las tres fuentes, la configuración «Tipo de archivo» ofrece cuatro opciones: JPEG, PNG, TIFF y Mapa de bits. Proporcionamos un artículo separado que explica los beneficios de cada formato. En resumen, sin embargo, los formatos JPEG y TIFF generalmente brindan resultados de alta calidad, aunque los archivos TIFF también admiten fondos transparentes. Los archivos PNG son ideales para la publicación en línea y los archivos BMP son imágenes sin procesar y sin comprimir.
Finalmente, verá la opción «Guardar archivo en». Está configurado en «Escaneos» de forma predeterminada y coloca los documentos escaneados en una carpeta «Escaneos» ubicada en la carpeta «Imágenes». El camino correcto es:
C:UsersyouraccountPicturesScans
Haga clic en el enlace «Escaneos» y aparecerá el Explorador de archivos. Aquí puede crear una nueva carpeta o seleccionar una ubicación actual y hacer clic en el botón «Seleccionar carpeta».
Cuando esté listo para escanear, inserte el documento en el alimentador o levante la cubierta del escáner. Para esto último, coloque el documento boca abajo sobre el cristal y cierre la tapa.
Con la opción «Bandeja» establecida como fuente, puede hacer clic en «Vista previa» para probar el escaneo y hacer ajustes si es necesario antes de finalizar con el botón «Escanear». Si está utilizando la fuente «Alimentador», la opción «Vista previa» no aparece.
Fax y escaneo de Windows
Este programa apareció por primera vez en Windows Vista. A diferencia de la nueva aplicación de escaneo de Microsoft, esta versión proporciona configuraciones adicionales, como una herramienta incorporada para enviar su escaneo por correo electrónico, para que no busque el archivo a través de la aplicación de correo, el navegador o el cliente de correo electrónico.
Puede encontrar el programa de fax y escaneo ubicado en la carpeta «Accesorios de Windows» en el menú Inicio.
Una vez que esté abierto, haga clic en la opción «Nuevo escaneo» en la barra de herramientas.
En la ventana emergente «Nuevo escaneo», asegúrese de que el programa esté configurado en su escáner predeterminado. De lo contrario, haga clic en el botón «Editar».
A continuación, seleccione un perfil de escaneo: «Foto», «Documentos» o «Última configuración utilizada». Opcionalmente, haga clic en la selección «Agregar perfil» de la lista para crear un perfil personalizado que se utilizará repetidamente.
Seleccione la fuente de su escáner. Esta opción puede simplemente leer «Bandeja». Si tiene una impresora multifunción que incluye un alimentador, es posible que vea dos opciones adicionales: «Alimentador (escanear una cara)» y «Alimentador (escanear ambas caras)».
Si su impresora o escáner admite un alimentador y selecciona esta opción, verá una configuración para el tamaño de papel de destino. Haga clic en la configuración y aparecerá una larga lista de tamaños.
Luego, seleccione su formato de color (Color, Escala de grises o Blanco y negro) seguido del tipo de archivo (BMP, JPG, PNG o TIF) y la resolución.
Para la resolución, la configuración predeterminada es 300, pero puede aumentar o disminuir manualmente la cantidad de puntos que la impresora acumula en cada centímetro. Como regla general, cuanto mayor sea el número, mejor será la resolución. Sin embargo, si está escaneando un documento de mala calidad, aumentar la resolución no ayudará.
Finalmente, ajuste el brillo y el contraste en consecuencia.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Vista previa» para ver los resultados. Si el escaneo previo es perfecto, haga clic en el botón «Escanear». Si no es así, ajuste su configuración y haga clic en el botón «Vista previa» nuevamente para otra prueba. Haga clic en el botón «Escáner» cuando esté satisfecho con la configuración.
