Cómo enviar y recibir faxes en línea sin una máquina de fax o línea telefónica

Cómo enviar y recibir faxes en línea sin una máquina de fax o línea telefónica

Es posible que algunas empresas y agencias gubernamentales de lento crecimiento no acepten documentos por correo electrónico, lo que requiere que los envíe por fax. Si debe enviar un fax, puede hacerlo de forma gratuita desde su computadora.

Ya hemos cubierto las formas de firmar documentos electrónicamente sin imprimirlos o escanearlos. Con este proceso, puede firmar digitalmente un documento y enviarlo por fax a una empresa, todo en su computadora y sin necesidad de imprimirlo.

Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan inconvenientes)

No es tan fácil como debería ser. Las máquinas de fax están todas conectadas a líneas telefónicas antiguas y regulares. Cuando utiliza una máquina de fax estándar, esa máquina de fax realiza una llamada telefónica al número que especifique. La máquina de fax del número de destino responde y el documento se transmite por llamada telefónica.

Este proceso se inventó antes de Internet y parece ridículamente arcaico en este momento. Para enviar un fax, una persona puede mecanografiar un documento, imprimirlo y escanearlo en la máquina de fax que lo envía a través de la línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y transformarlo de nuevo en un archivo digital. El círculo se ha completado: el documento se envió de una computadora a otra con mucho trabajo adicional y pérdida de calidad de imagen.

Idealmente, podría enviar un documento por correo electrónico o mediante un método en línea más seguro. Muchas empresas ven el envío de faxes como un método seguro de transmisión de documentos, pero en realidad no lo es: si alguien fisgoneara en la línea telefónica, podría interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax.

No hay forma de conectarse a una máquina de fax directamente a través de Internet, ya que la máquina de fax solo está conectada a líneas telefónicas. Para hacer un fax en línea, necesitaremos algún tipo de puerta de enlace que acepte documentos a través de Internet y transmita el documento a una máquina de fax. Aquí es donde entran en juego los siguientes servicios. Entrégueles un documento y ellos harán el aburrido trabajo de marcar la máquina de fax y enviar su documento por la línea telefónica.

Solo puede enviar un fax con su computadora, pero …

Por supuesto, puede ignorar los servicios a continuación. Microsoft Windows incluso contiene una aplicación de fax y escaneo que le permite enviar faxes. El problema es que necesitaría que su computadora esté conectada a la línea telefónica; sí, eso significa que necesitaría un módem de fax de acceso telefónico. También necesitaría una conexión de teléfono fijo y tendría que decirle a la gente que no llame cuando envíe faxes, al igual que en los días del acceso telefónico a Internet. Por supuesto, si enviaba muchos faxes, podría pagar por una línea telefónica de fax dedicada; incluso podría ser necesario si recibió muchos faxes.

Obviamente, esto no es lo ideal. Por supuesto, si necesita enviar muchos faxes, compre un fax o módem y conéctelo a su teléfono fijo. Pero probablemente no necesite enviar y recibir faxes con tanta frecuencia; es de esperar que solo tenga que enviar faxes ocasionales cada vez que encuentre una organización estancada en el pasado.

Escanee el documento o use un archivo digital existente

El proceso básico es sencillo. Primero, deberá escanear el documento que desea enviar por fax, como si fuera a enviar ese documento por correo electrónico. Si no tiene un escáner por ahí, puede intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, felicitaciones, no tiene que escanear nada.

Con el documento ahora en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el aburrido trabajo de fax por usted.

Envíe faxes en línea, gratis

Hay tantos servicios de fax en línea que es difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero que debe considerar es qué tipo de usuario es, con qué frecuencia enviará faxes y qué funciones necesita.

Usuario avanzado: RingCentral Fax

Si va a enviar faxes confidenciales todo el tiempo, o si trabaja para una empresa y está tratando de elegir un servicio, RingCentral Fax, que pertenece en parte a Cisco y AT&T, es probablemente la mejor opción para sus necesidades, especialmente porque tienen muchas funciones de seguridad y admiten varios usuarios con líneas de fax independientes.

Tiene todas las funciones que pueda imaginar, incluidas las integraciones con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e incluso puede obtener un número gratuito. También tiene muchas características de seguridad que serían útiles para empresas o personas que transmiten información segura.

Por supuesto, si solo desea enviar algunos faxes, puede inscribirse en uno de sus planes económicos … luego cancelar después de uno o dos meses.

Usuario ocasional

Si necesita enviar un fax de vez en cuando, le recomendamos que se registre para una prueba gratuita de MyFax, que le permitirá enviar hasta 100 páginas, más páginas por mes que la mayoría de las personas por fax al año. Si necesita enviar faxes con frecuencia, puede cambiar a un plan regular.

Recibir faxes

Si necesita recibir faxes, deberá suscribirse a un servicio pago. El servicio deberá establecer un número de teléfono exclusivo para su línea de fax, que cuesta dinero. RingCentral, MyFax, y muchos otros servicios lo harán si paga.

Afortunadamente, al menos debería poder obtener una prueba gratuita: RingCentral ofrecemos, por ejemplo, 30 días de recepción de fax gratuita.

Hay muchos servicios de fax para usar, y si solo necesita enviar un fax ocasionalmente, puede hacerlo de forma gratuita, pero si desea recibir un fax, deberá registrarse para obtener una cuenta de prueba. . Siempre puedes cancelar si lo deseas.

Credito de imagen: Matt Jiggins en Flickr, David Voegtle en Flickr

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