Cómo eliminar la información personal oculta que Microsoft Office agrega a sus documentos

Microsoft Office guarda metadatos ocultos en sus documentos de Office, incluido el tiempo que ha trabajado en ellos, los nombres de todas las personas que trabajaron en el documento, la fecha en que se creó el documento e incluso versiones anteriores del documento.

Antes de publicar documentos de Office públicamente o enviárselos a alguien, probablemente querrá comprobar qué información oculta contiene el documento y eliminar los datos confidenciales. Estos metadatos pueden invadir su privacidad o ser potencialmente embarazosos.

Mostrar y eliminar datos ocultos

En Office 2013 u Office 2010, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Información y la herramienta Inspeccionar documento estará en primer plano, alertándole sobre información potencialmente confidencial en el documento. Esta información es más obvia que en las versiones anteriores de Office, pero es fácil pasarla por alto si no sabe que Office está agregando estos datos confidenciales a sus documentos.

En Office 2007, haga clic en el botón orbe de Office en la cinta, seleccione Preparar y luego haga clic en Inspeccionar documento.

Para mostrar los metadatos ocultos en el documento, haga clic en el botón Buscar problemas, haga clic en Inspeccionar documento y elija los tipos de metadatos para los que desea examinar el documento. Simplemente puede dejar todas las opciones seleccionadas para examinar el documento en busca de todos los tipos de metadatos.

Haga clic en Inspeccionar y Office examinará el documento en busca de metadatos. Haga clic en el botón Eliminar todo junto a un tipo de metadatos para eliminarlo.

Tenga en cuenta que no podrá recuperar la mayoría de estos metadatos después de eliminarlos. Por esta razón, Microsoft recomienda que cree una nueva copia del documento (use la función Guardar como) antes de eliminar los metadatos y publicar el documento. A continuación, tendrá una copia del documento con los metadatos. Por supuesto, si no desea esos metadatos en absoluto, puede eliminarlos sin preocuparse por mantener una copia.

¿Qué tipo de metadatos registra Office?

Office guarda las propiedades del documento, incluidos detalles como el autor, el tema, el título, la fecha en que creó un documento, la última vez que lo editó y cuánto tiempo pasó para trabajar en el documento. Estas propiedades también contendrán el nombre de cualquier plantilla que utilizó al crear el documento, encabezados de correo electrónico y otra información relacionada. Esto puede ser potencialmente embarazoso; por ejemplo, puede enviar un informe de TPS a su jefe y decirle que pasó todo el día trabajando solo. Pero los metadatos pueden revelar que solo trabajó durante unos minutos en el informe TPS, colaboró ​​con otras personas y utilizó una plantilla llamada «Plantilla de informe TPS innecesaria» al crearlo. Peor aún, hay otras implicaciones de privacidad aquí: es posible que desee publicar un documento en la web sin su nombre asociado, pero su nombre aparecerá en las propiedades del documento de forma predeterminada.

También se pueden incluir encabezados, pies de página, marcas de agua y texto formateado como texto oculto, pero no aparecerán si se desplaza rápidamente sobre el documento. La herramienta le dice si su documento contiene esta información.

Si colaboró ​​con otras personas mientras redactaba el documento, contendrá aún más datos. Los metadatos mostrarán los nombres de todas las personas que trabajaron en el documento, así como los comentarios, las marcas de revisión, las anotaciones escritas a mano y las versiones anteriores del documento. Si está publicando un documento en el que ha trabajado, probablemente desee eliminar todos esos datos en lugar de compartirlos.

Cómo evitar que Office guarde metadatos

Desafortunadamente, tendrá que usar la herramienta Inspector de documentos para eliminar datos confidenciales de cada documento individual antes de publicarlo o compartirlo con alguien. No existe una forma integrada de eliminar esta información de varios documentos a la vez, y no existe una configuración de Office para evitar que Office aplique estos datos a los documentos.

Sin embargo, puede decirle a Office que elimine automáticamente los metadatos cada vez que guarde un archivo. Debe aplicar esta configuración a todos los documentos que utilice. Esta es una configuración específica del documento, no una configuración de todo el sistema.

Para evitar que Office guarde metadatos con sus documentos, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Opciones y seleccione la categoría Centro de confianza. Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y seleccione Opciones de privacidad. Active la opción «Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar». Si aparece atenuado, haga clic en el botón Inspector de documentos a continuación, ejecute el Inspector de documentos y elimine toda la información personal del documento. A continuación, debería poder hacer clic en la casilla de verificación.

Recuerde que deberá cambiar esta opción para cada documento por separado.

Esta información puede ser útil, y parte de ella incluso es crucial para la colaboración o para que las empresas realicen un seguimiento de quién ha trabajado en un documento. Pero cuando llegue el momento de publicar el documento, probablemente desee eliminar estos metadatos.

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