Es bastante común compartir su calendario en Outlook y, en muchas empresas, todos los calendarios de Outlook se pueden ver en todo el escritorio de forma predeterminada. Pero puede darle a alguien un nivel mucho más alto de visibilidad y control al delegar su cuenta para que pueda crear y responder reuniones y correos electrónicos por usted. Vamos a ver cómo funciona.
Para delegar su buzón a alguien, haga clic en Archivo> Configuración de la cuenta, luego haga clic en el comando «Delegar acceso».
Esto abre la ventana Delegados, que estará vacía la primera vez que la abra. Haga clic en el botón «Agregar» para configurar un delegado.
Esto abre la Lista global de direcciones (la lista de todos en su empresa), para que pueda elegir un delegado. (No puede delegar su cuenta a alguien que no pertenezca a su dominio de correo electrónico, lo que significa que si su dirección de correo electrónico es jane@mycompany.com, solo puede delegar su buzón de correo a alguien cuya dirección de correo electrónico termine en «@ mycompany.com»).
Seleccione la persona a la que está delegando, luego haga clic en «Aceptar» para abrir los permisos de delegado.
Los permisos predeterminados otorgan al delegado derechos de edición sobre su calendario y lista de tareas, pero no les permiten acceder a su bandeja de entrada, contactos o notas. Sin embargo, puede cambiar el permiso predeterminado para cualquiera de estas categorías. Las opciones son:
- Nada: El delegado no tiene acceso.
- Crítico: El delegado puede leer los elementos, pero no modificarlos.
- Autor: El delegado puede leer y crear elementos, y editar y eliminar elementos que crea (como solicitudes de reunión o tareas).
- Editor: El delegado puede hacer cualquier cosa que pueda hacer un autor y también puede editar y eliminar elementos que haya creado.
Si solo desea que su delegado administre su calendario (y las tareas, que se pueden asignar a otras personas), los permisos predeterminados funcionarán bien. La opción «El delegado recibe copias de los mensajes relacionados con la reunión que me han enviado» está habilitada, por lo que el delegado no necesita acceder a su bandeja de entrada. Las solicitudes de reunión y las respuestas se les envían automáticamente cuando esta opción está habilitada.
Su delegado no verá ninguna reunión o cita que haya creado y marcado como privada; solo verán que hay una cita privada. Si desea que vean (y editen) sus citas privadas, habilite la opción «El delegado puede ver mis elementos privados».
Por último, suele ser buena idea habilitar la opción «Enviar automáticamente un mensaje al delegado resumiendo estos permisos», para que el delegado sepa que tiene permiso para acceder a su buzón.
Haga clic en Aceptar para volver al panel Delegados. Las tres opciones en la parte inferior que estaban en gris antes de agregar un delegado ahora están disponibles.
La opción predeterminada (las solicitudes de reunión se envían a sus delegados y se le envía una copia como referencia) funciona para la mayoría de las personas, pero cambie a una de las otras opciones si lo desea.
Una vez que haga clic en «Aceptar», se agregará su delegado. Ahora pueden agregar su buzón de correo a su perfil de Outlook y acceder a todo lo que les dio acceso.