Si es un trabajador independiente que trabaja para varias empresas o una empresa que está considerando extender una línea de crédito a sus clientes, necesitará una factura. Crear una factura personalizada en Excel no es difícil. Estará listo para enviar su factura y recibir pagos en poco tiempo.
Utilice una plantilla de factura
Crear una factura simple en Excel es relativamente sencillo. Cree algunas tablas, defina algunas reglas, agregue algo de información y estará listo para comenzar. Alternativamente, hay muchos sitios web que proporcionan plantillas de factura gratis creado por contables reales. Puede usarlos en su lugar, o incluso descargar uno para inspirarse al crear el suyo.
Excel también proporciona su propia biblioteca de plantillas de facturas que puede utilizar. Para acceder a estas plantillas, abra Excel y haga clic en la pestaña «Archivo».
Aquí, seleccione «Nuevo» y escriba «Factura» en la barra de búsqueda.
Presione Enter y aparecerá una colección de plantillas de facturas.
Explore los modelos disponibles para encontrar el que le guste.
Crea una factura simple en Excel desde cero
Para hacer una factura simple en Excel, primero debemos comprender qué información se requiere. Para simplificarlo, crearemos una factura utilizando solo la información necesaria para recibir el pago. Esto es lo que necesitamos:
- Informacion del proveedor
- apellido
- Dirección
- Número de teléfono
- Información del comprador
- Fecha de pago
- Número de factura
- Descripción del artículo (servicio o producto vendido)
- Precio del artículo (de un producto o servicio individual)
- Importe total adeudado
- Medios de pago
Empecemos.
Primero, abra una hoja de Excel en blanco. Lo primero que vamos a hacer es deshacernos de las líneas de cuadrícula, dándonos una hoja de Excel limpia para trabajar. Para hacer esto, vaya a la pestaña «Ver» y desmarque «Cuadrículas» en la sección «Mostrar».
Ahora cambiemos el tamaño de algunas columnas y filas. Esto nos dará más espacio para información más extensa, como descripciones de artículos. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic y arrastre.
De forma predeterminada, las filas se establecen en una altura de 20 píxeles y las columnas en un ancho de 64 píxeles. Así es como le recomendamos que configure sus filas y columnas para una configuración optimizada.
Líneas:
Columnas:
- Columna A: 385 píxeles
- Columna B: 175 píxeles
- Columna C: 125 píxeles
La línea 1 tendrá su nombre y la palabra «Factura». Queremos que esta información sea inmediatamente visible para el destinatario, por lo que le damos un poco de espacio adicional para aumentar el tamaño de fuente de esta información para asegurarnos de que capte la atención del destinatario.
La columna A contiene la mayor parte de la información importante (y potencialmente extensa) sobre la factura. Esto incluye información sobre el comprador y el vendedor, la descripción del artículo y el método de pago. La columna B contiene las fechas específicas de los elementos enumerados, por lo que no requiere tanto espacio. Finalmente, la Columna C incluirá el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo listado y el monto total adeudado. Esta información también es corta, por lo que no requiere mucho espacio.
Continúe y ajuste sus filas y celdas a las especificaciones sugeridas, ¡y comencemos ingresando nuestra información!
En la columna A, fila 1, siga adelante e ingrese su nombre. Hágalo con un tamaño de fuente más grande (alrededor de 18 puntos) y en negrita para resaltarlo.
En la columna B, fila 1, escriba «Factura» para indicar inmediatamente qué documento es. Recomendamos una fuente de 28 puntos utilizando todas las mayúsculas. No dudes en darle un color más claro si quieres.
En la columna A, líneas 4, 5 y 6, ingresaremos nuestra dirección y número de teléfono.
En la Columna B, líneas 4 y 5, ingrese “FECHA:” y “FACTURA:” con texto en negrita y alinee el texto a la derecha. La columna C, líneas 4 y 5, es donde ingresará la fecha real y el número de factura.
Finalmente, para la última parte de la información básica, ingresaremos el texto “Facturar a:” (en negrita) en la columna A, fila 8. A continuación, en las filas 9, 10 y 11, ingresaremos la información del destinatario.
Ahora necesitamos crear una tabla para enumerar nuestros artículos, ejecutar fechas y cantidades específicas. Así es como lo configuraremos:
Primero, fusionaremos las columnas A y B en la fila 14. Esto servirá como encabezado para nuestros elementos listados (columna A, filas 15-30) y nuestras fechas de ejecución (columna B, filas 15-30). Después de fusionar las columnas A y B en la fila 14, asigne un borde a la celda. Puede hacer esto yendo a la sección «Fuente» de la pestaña «Inicio», seleccionando el icono del borde y eligiendo el tipo de borde que desea. Por ahora, usaremos «Todas las fronteras».
Haga lo mismo con la celda C14. Siéntase libre de sombrear sus células si lo desea. Vamos a hacer un gris claro. Para llenar sus celdas con un color, seleccione las celdas, seleccione la flecha junto al icono «Color de relleno» en la sección «Fuente de la pestaña» Inicio «y seleccione su color en el menú desplegable.
En la primera celda resaltada, escriba «DESCRIPCIÓN» y alinee el texto en el centro. Para C14, escriba «CANTIDAD» con una alineación central. Pon el texto en negrita para ambos. Ahora tendrá el encabezado de su tabla.
Queremos asegurarnos de tener una mesa lo suficientemente grande para enumerar todos nuestros artículos. En este ejemplo, usaremos dieciséis líneas. Da o toma tanto como necesites.
Vaya a la parte inferior de la ubicación de la tabla y dé un borde inferior a las dos primeras celdas de la fila.
Ahora resalte las celdas C15-29 y déles todos los bordes izquierdo y derecho.
Ahora seleccione la celda C30 y asígnele los bordes izquierdo, derecho e inferior. Finalmente, agregaremos una sección de «Suma total» en nuestra tabla. Resalte la celda C31 y déle bordes alrededor de toda la celda. También puedes darle un tono de color para que se destaque. Asegúrese de etiquetarlo con «TOTAL» en la celda al lado.
Esto completa el montaje de nuestra mesa. Ahora establezcamos algunas reglas y agreguemos una fórmula para concluir.
Sabemos que nuestras fechas de ejecución estarán en la columna B, líneas 15-30. Continúe y seleccione esas celdas. Una vez que estén todos seleccionados, haga clic en el cuadro «Número de formato» en la sección «Número» de la pestaña «Inicio».
Una vez seleccionado, aparecerá un menú desplegable. Seleccione la opción «Fecha corta». Ahora, si ingresa un número como 12/26 en cualquiera de estas celdas, lo formateará automáticamente a la versión de fecha corta.
Del mismo modo, si resalta las celdas C15-30, donde irá la cantidad de nuestro artículo, y selecciona la opción «Moneda», luego ingrese una cantidad en estas celdas, se reformateará para reflejar esa cantidad.
Para agregar automáticamente todas las cantidades individuales y reflejarlas en la celda «Suma» que creamos, seleccione la celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:
=SUM(C15:C30)
Ahora, si ingresa (o elimina) un número en las celdas de cantidad individual, se reflejará automáticamente en la celda de suma.
Esto hará que las cosas sean más eficientes para usted a largo plazo.
Luego ingrese el texto “Método de pago:” en A34.
La información que deja a un lado es entre usted y el destinatario. Los métodos de pago más comunes son el efectivo, los cheques y las transferencias bancarias. A veces se le pedirá que acepte un giro postal. Algunas empresas incluso prefieren realizar un depósito directo o utilizar PayPal.
Ahora para el toque final, ¡no olvide agradecer a su cliente!
¡Comienza a enviar tu factura y cobrar tu nómina!