Si va a salir de la ciudad, es posible que desee poner una nota en su correo electrónico para que la gente sepa que no estará disponible o para ponerse en contacto con otra persona mientras está fuera.
La mayoría de los servicios de correo electrónico brindan una forma de responder automáticamente a los mensajes entrantes cuando no está disponible para revisar sus correos electrónicos. A continuación, le mostramos cómo configurar una respuesta automática para los servicios de correo electrónico más populares.
Cuando se trata de configurar un contestador automático de vacaciones, está en uno de los pocos barcos:
- Tiene una cuenta de Gmail, una cuenta de Microsoft (outlook.com, live.com o hotmail.com) o una cuenta de Yahoo que admita contestadores automáticos.
- Está conectado a un servidor Microsoft Exchange y puede utilizar el Asistente para fuera de la oficina.
- Tiene una cuenta de correo electrónico POP3 / IMAP que no admite contestadores automáticos, tal vez de su ISP u otro servicio.
Le mostraremos cómo configurar una respuesta automática en Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (para cuentas de Microsoft), Outlook.com, Outlook para Windows (para cuentas IMAP y POP3), Exchange e incluso en Apple Mail para Mac ( para cuentas IMAP y POP3).
Configurar una respuesta automática en Gmail
Para aquellos de ustedes que tienen una dirección de Gmail, o incluso tienen una pequeña empresa que usa Google Apps, configurar un contestador automático en Gmail es sencillo. Simplemente inicie sesión en su cuenta de Gmail, haga clic en el menú Configuración en la esquina superior derecha de su pantalla y seleccione Configuración. Cuando se abra la página Configuración en una nueva pestaña, desplácese hacia abajo hasta que vea una sección llamada Contestador automático de vacaciones. Las opciones son muy intuitivas. Simplemente active la respuesta automática, seleccione el primer día y el último día (si corresponde) e ingrese un asunto y un mensaje. Si no desea que la respuesta de vacaciones se envíe a cualquier persona que le envíe un correo electrónico, seleccione la casilla «Enviar respuesta solo a las personas de mis contactos» para permitir que se envíe solo la respuesta de vacaciones a las personas de su lista de contactos de Google.
Configurar una respuesta automática de Yahoo
Para configurar una respuesta de fuera de la oficina en Yahoo Mail, abra un navegador e inicie sesión en su cuenta de Yahoo Mail. A continuación, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana del navegador y haga clic en «Configuración» en la lista desplegable. En el cuadro de diálogo Configuración, haga clic en «Respuesta de vacaciones» de la lista de opciones a la izquierda y marque la casilla «Habilitar respuesta automática durante estas fechas (inclusive)». Elija las fechas Desde y Hasta e ingrese la respuesta automática que desea enviar. Si desea que se envíe una respuesta diferente a uno o más dominios específicos, seleccione la casilla de verificación «Respuestas diferentes a correos electrónicos de un dominio específico», ingrese los dominios y luego ingrese el mensaje para enviar a los correos electrónicos de esos dominios.
Yahoo también le permite tener diferentes respuestas de correo electrónico según los destinatarios. Simplemente marque la casilla junto a «Responder a correos electrónicos de un dominio específico diferente» y agregue los dominios de correo electrónico a los que desea una respuesta diferente.
Haga clic en «Guardar» en la parte inferior del cuadro de diálogo Configuración cuando haya terminado. Su respuesta de vacaciones se enviará automáticamente en las fechas especificadas.
Configuración de respuestas automáticas en Windows 10 Mail para cuentas de correo electrónico de Microsoft
Windows 10 Mail solo le permite configurar respuestas de vacaciones para cuentas de correo electrónico de Microsoft, incluidas las cuentas de Outlook.com, live, com, hotmail.com y Office 365. Para configurar la respuesta de vacaciones en Windows 10 Mail, abra la aplicación y haga clic en icono de engranaje en la esquina inferior izquierda de la ventana. A continuación, haga clic en «Respuestas automáticas» en el panel de Configuración que se desliza hacia la derecha y seleccione la cuenta para la que desea enviar respuestas automáticas de la lista desplegable «Seleccionar una cuenta». Haz clic en el botón deslizante «Enviar respuestas automáticas» para que se vuelva gris oscuro y aparezca. Ingrese el mensaje que desea enviar como respuesta automática en el cuadro debajo del botón del cursor. Si desea que la respuesta se envíe solo a las personas de su lista de contactos, marque la casilla «Enviar respuestas solo a mis contactos». Puede configurar respuestas automáticas para todas las cuentas admitidas en Mail, pero debe hacerlo por separado para cada una.
Configurar una respuesta automática en Outlook.com
Para configurar una respuesta automática en Outlook.com, vaya a https://www.outlook.com en su navegador preferido e inicie sesión en la cuenta de correo electrónico de Microsoft desde la que desea enviar una respuesta automática. A continuación, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la página de Outlook.com y seleccione «Respuestas automáticas» en la lista desplegable. Haga clic en «Enviar respuestas automáticas» en el panel que se desliza hacia abajo en el lado derecho de la ventana. Configure la hora de inicio y la hora de finalización e ingrese el mensaje que desea enviar automáticamente. Seleccione las otras opciones que desee, por ejemplo, si desea que las respuestas automáticas se envíen solo a las personas de su lista de contactos oa todas las personas que le envían correos electrónicos.
Cuando haya terminado de configurar su respuesta automática, haga clic en «Aceptar» en la parte superior del panel. Su mensaje personalizado ahora se enviará automáticamente durante el período que establezca en respuesta a los correos electrónicos recibidos que cumplan con los requisitos que estableció.
NOTA: solo puede usar Outlook.com con cuentas de correo electrónico de Microsoft: live.com, outlook.com, hotmail.com y msn.com.
Configuración de una respuesta de vacaciones de Microsoft Exchange Server en Outlook
Si está conectado a un servidor de Microsoft Exchange (generalmente en el trabajo), podrá aprovechar el Asistente para fuera de la oficina, que es lo mismo que un contestador automático de vacaciones. Para configurar esto, haga clic en la pestaña «Archivo» para acceder a la vista detrás de escena, luego haga clic en el botón «Respuestas automáticas».
A partir de ahí, configurar un contestador automático de vacaciones es bastante fácil. Simplemente haga clic en la opción «Enviar respuestas automáticas» y marque la casilla «Enviar solo durante este período» si desea limitar las respuestas automáticas a un período específico. Seleccione las fechas y horas «Hora de inicio» y «Hora de finalización». Luego, puede ingresar un mensaje para enviar «Dentro de mi organización» o «Fuera de mi organización» o ambos.
Configurar una respuesta automática para cuentas IMAP o POP3 en Outlook para Windows
Si no está conectado a un servidor Exchange en su lugar de trabajo, pero puede estar usando Outlook en casa, puede configurar una respuesta automática directamente a través de Outlook. Sin embargo, esto solo funciona si su PC permanece operativa mientras está fuera, por lo que es mejor verificar y ver si su cuenta de correo electrónico admite servicios de respuesta de vacaciones en su servicio de correo web. De lo contrario, Outlook lo hará en un apuro.
Para configurar una respuesta automática en Outlook para Windows, primero debe configurar una plantilla de correo electrónico con el mensaje que desea enviar. Para crear una plantilla de correo electrónico, básicamente crea un nuevo mensaje de correo electrónico, ingresa el mensaje que desea guardar (sin Para, Cc, Cco o Asunto) y luego guarda el mensaje como una plantilla de Outlook. Una vez que haya creado su plantilla de correo electrónico, cree una regla que envíe automáticamente esta plantilla de correo electrónico a los correos electrónicos recibidos dentro de un rango de fechas específico.
Ahora, cuando alguien le envíe un correo electrónico, la plantilla que seleccionó se le enviará automáticamente durante el período que especificó.
Configurar una respuesta de fuera de la oficina en Apple Mail para Mac (IMAP o POP3)
Apple Mail no tiene una función incorporada para respuestas fuera de la oficina, pero puede configurar una o más reglas para enviar automáticamente respuestas personalizadas a los correos electrónicos entrantes para cualquier cuenta IMAP o POP3 que haya agregado a la aplicación de correo electrónico. . Para configurar una respuesta de fuera de la oficina para una cuenta de correo electrónico en Apple Mail, configure una regla en la pantalla Reglas del cuadro de diálogo Preferencias (vaya a Correo> Preferencias, luego haga clic en el botón «Reglas»), luego haga clic en » Botón «Reglas» especificando las condiciones que deben cumplirse (la cuenta a la que desea enviar respuestas automáticas) y la acción a realizar (responder al mensaje con un texto de mensaje específico). También puede agregar otras condiciones, como verificar si el remitente está en sus contactos o no o verificar que el campo Para tiene una dirección de correo electrónico específica.
La regla de respuesta de ausencia que cree se puede activar o desactivar en la pantalla Reglas marcando o desmarcando la casilla junto a la regla. Debido a que no puede establecer un rango de fechas para una regla, debe activar la regla manualmente cuando desee que se ejecute y luego desactivarla cuando ya no desee que se ejecute. Por lo tanto, asegúrese de desmarcar la casilla de reglas en el cuadro de diálogo Preferencias cuando regrese de sus vacaciones o viaje de negocios.
Mientras la regla esté activa, cualquier correo electrónico recibido que cumpla con las condiciones seleccionadas será respondido con el mensaje personalizado que configuró. Cada remitente recibirá la respuesta automática cada vez que le envíe un correo electrónico.
NOTA: debe dejar Apple Mail abierto en su Mac para que se ejecute la regla. Si cierra Apple Mail, no se enviarán respuestas automáticas, pero se enviarán una vez que vuelva a abrir Apple Mail y reciba correos electrónicos en su bandeja de entrada para la cuenta seleccionada en la regla. Sería mejor configurar un contestador automático de vacaciones en la configuración de correo web de su servicio de correo electrónico, si está disponible, para que no tenga que dejar la computadora encendida.
